ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии со ст. 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государство выступает гарантом прав, предусмотренных указанным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики.
Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Государственное управление архивным делом в субъектах Российской Федерации осуществляют органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.
Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
Государственное управление архивным делом в Российской Федерации
В соответствии с ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Согласно Указу Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере является Федеральное архивное агентство (Росархив)[1]. Руководство деятельностью Росархива осуществляет Президент Российской Федерации.
Основными задачами Росархива являются:
- • оказание государственных услуг в сфере архивного дела;
- 81
- • государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
- • обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Росархив осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами государственной власти, иными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями и общественными объединениями.
В систему Росархива (с непосредственным подчинением)[2] входят Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
, основными задачами которого являются разработка теоретических и методических проблем архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления, 15 (пятнадцать) федеральных государственных архивов и одна обслуживающая организация.
Росархив организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.
Росархив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирующим отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства, иными федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, в том числе Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293, которым утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве, актами Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации.
Регламент Федерального архивного агентства утв. приказом Росархива от 15 декабря 2016 г. № 146. Данный Регламент устанавливает общие правила внутренней организации Росархива как федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию
в сфере архивного дела и делопроизводства, а также контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в установленной сфере деятельности.
Полномочия Росархива. В целях реализации основных задач своей деятельности Росархив:
- 1) вносит Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации проекты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, других документов по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности;
- 2) на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации разрабатывает и утверждает:
- а) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях;
- б) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
- в) правила делопроизводства в государственных органах;
- г) типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов;
- д) примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях;
- е) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения;
- ж) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этого перечня — совместно с Центральным банком Российской Федерации;
- 3) примерное положение о центральном архиве государственного органа, примерное положение об архиве организации;
- и) типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа, примерное положение об экспертной комиссии организации;
- к) примерное положение об экспертно-проверочных комиссиях федеральных государственных архивов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченных в сфере архивного дела, а также научных организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации;
- л) порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
- м) положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
- н) порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;
- о) типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.
- 3) издает нормативные правовые акты, определяющие порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, а также иные нормативные правовые акты по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности, за исключением нормативных правовых актов по вопросам, правовое регулирование которых осуществляется исключительно федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
- 4) осуществляет в порядке и пределах, определенных федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, функции и полномочия учредителя организаций, подведомственных Росархиву, а также функции и полномочия собственника федерального имущества, закрепленного за этими организациями.
На основании и в порядке, которые установлены федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Росархив осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:
- 1) организует:
- • хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе мониторинг состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
- • информационное обеспечение деятельности Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, государственных органов и органов местного самоуправления на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- • обеспечение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации доступа граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, находящимся на хранении в подведомственных организациях, в том числе с использованием информационных поисковых систем;
- • исполнение запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- • исполнение запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;
- • подготовку подведомственными организациями документальных публикаций, историко-документальных выставок, научно-справочных изданий на основе документов Архивного фонда Российской Федерации;
- • работу подведомственных организаций по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;
- • выдачу в установленном порядке заключений о возможности временного вывоза за пределы Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации;
- • централизованное хранение страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации;
- • координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов;
- • работу подведомственных организаций по оказанию платных услуг физическим и юридическим лицам;
- • научно-исследовательскую и методическую работу подведомственных организаций в сфере архивного дела и делопроизводства;
- • повышение квалификации работников подведомственных организаций, а также работников архивов и подразделений делопроизводства государственных органов;
- • разработку, внедрение и сопровождение отраслевых и межотраслевых информационных систем, баз и банков данных, архивных справочников по фондам и документам Архивного фонда Российской Федерации;
- • мониторинг процесса документообразования и объемов документооборота в государственных органах в целях совершенствования системы управления документами;
- 2) ведет, в том числе с использованием информационных систем:
- • централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации;
- • Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
- 3) утверждает:
- • форму паспорта государственного архива;
- • форму заключения о возможности временного вывоза за пределы Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации и порядок выдачи такого заключения;
- • перечень платных услуг, оказываемых подведомственными организациями;
- 4) осуществляет:
- • функции главного распорядителя и получателя бюджетных ассигнований, предусматриваемых в федеральном бюджете Росархиву;
- • бюджетные полномочия главного администратора доходов федерального бюджета;
- • закупки товаров, работ, услуг в установленной сфере деятельности в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
- • оказание методической помощи по вопросам архивного дела и делопроизводства государственным органам, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченным в сфере архивного дела, государственным и муниципальным архивам, музеям и библиотекам, а также научным организациям, включенным в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации;
- • согласование списков источников комплектования федеральных государственных архивов;
- • согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, подведомственных им организаций и кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел государственных органов и инструкций по делопроизводству в них;
- • согласование положений о центральных экспертных комиссиях и центральных архивах, а также иных нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства в государственных органах и подведомственных им организациях;
- • согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности;
- • меры по обеспечению преимущественного права Российской Федерации на покупку архивных документов, находящихся в частной собственности, в случае их аукционной или комиссионной продажи;
- • контроль за соблюдением сроков возврата архивных документов, временно вывезенных за пределы Российской Федерации;
- • взаимодействие с государственными органами иностранных государств и международными организациями в установленной сфере деятельности;
- • меры по внедрению результатов научно-исследовательской и научно-методической работы в практику архивного дела и делопроизводства;
- • ведомственное статистическое наблюдение в установленной сфере деятельности;
- 5) представляет Президенту Российской Федерации предложения по передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации или муниципальных образований;
- 6) заключает договоры с государственными органами и организациями, включенными в утверждаемый Правительством Российской Федерации перечень, о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и об использовании указанных документов;
- 7) осуществляет руководство деятельностью подведомственных организаций, а также контроль их деятельности, включая проверки финансово-хозяйственной деятельности и использования имущественного комплекса.
Росархив осуществляет прием граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, обеспечивает своевременное рассмотрение их устных и письменных обращений, принятие решений по таким обращениям и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.
Росархив осуществляет иные полномочия в установленной сфере деятельности, если это предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
Росархив имеет право:
- 1) запрашивать и получать в установленном порядке сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, относящимся к компетенции Росархива;
- 2) согласовывать отраслевые стандарты, инструкции и образовательные программы в сфере архивного дела и делопроизводства, разрабатываемые государственными органами;
- 3) направлять в установленном порядке работников Росархива в рамках выполнения ими своих должностных обязанностей в архивы и подразделения делопроизводства государственных органов и организаций независимо от их организационно-правовой формы;
- 4) привлекать в установленном порядке к решению вопросов, относящихся к компетенции Росархива, научные и иные организации, ученых и специалистов;
- 5) давать физическим и юридическим лицам разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции Росархива;
- 6) создавать совещательные и экспертные органы (советы, комиссии, группы, коллегии) в установленной сфере деятельности;
- 7) разрабатывать, создавать и эксплуатировать информационные системы в установленной сфере деятельности;
- 8) проводить конкурсы работ в области архивоведения, документоведения и археографии, а также конкурсы профессионального мастерства среди работников организаций, осуществляющих деятельность в сфере архивного дела и делопроизводства.
Росархив возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Российской Федерации. Руководитель Росархива несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Росархив полномочий. Руководитель Росархива имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Президентом Российской Федерации по представлению Председателя Правительства Российской Федерации. Количество заместителей руководителя Росархива устанавливается Президентом Российской Федерации.
Структурными подразделениями Росархива являются управления по основным направлениям деятельности, в состав которых входят отделы. В структуру Росархива могут входить отделы, не включенные в состав управлений и подчиняющиеся непосредственно руководителю Росархива.
Финансовое обеспечение расходных обязательств, связанных с осуществлением возложенных на Росархив полномочий, осуществляется за счет бюджетных ассигнований, предусматриваемых в федеральном бюджете Росархиву.
Росархив является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации. Росархив имеет геральдический знак — эмблему, флаг и вымпел, учреждаемые Президентом Российской Федерации.
