Архивы организаций

Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет)[1] сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Архив организации — это самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование

документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

В ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» закреплено, что организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В то же время организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

К частной собственности относятся архивные документы:

  • 1) организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;
  • 2) созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности или муниципальной собственности, образовавшиеся в организациях — источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, хранятся временно, в пределах установленных сроков, в архивном фонде организации. По истечении сроков временного хранения эти документы передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (см. об этом подробнее раздел 5.9 настоящего издания).

Видами архивных фондов организации являются:

  • 1) архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
  • 2) объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
  • 3) архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).

Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации, и соответствующий номер, определенный в установленном порядке[2].

Организация разрабатывает Положение об архиве организации. Положение об архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают Положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями. После согласования Положение об архиве организации утверждается руководителем организации.

Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

Состав документов архива организации. Архив организации хранит:

  • 1) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
  • 2) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (-ов) организаций — предшественников (при их наличии);
  • 3) архивные фонды личного происхождения (при их наличии). Под архивным фондом личного происхождения понимается архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
  • 4) фонд пользования (архива) (при наличии). Под фондом пользования (архива) понимается совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа;
  • 5) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива организации.

Задачи архива организации. К задачам архива организации относятся:

  • 1) организация хранения документов, входящих в состав архивного фонда организации;
  • 2) комплектование архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации;
  • 3) учет документов, находящихся на хранении в архиве организации;
  • 4) использование документов, находящихся на хранении в архиве организации;
  • 5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
  • 6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в архив организации.

Функции архива организации. Архив организации осуществляет следующие функции:

  • 1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком;
  • 2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве организации;
  • 3) представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
  • 4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации;
  • 5) осуществляет подготовку и представляет:
    • а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
  • 6) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела описи дел постоянного хранения;
  • в) на согласование экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
  • г) на согласование экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
  • д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссии или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями;
  • 6) организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
  • 7) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
  • 8) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве организации;
  • 9) организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов архива организации;
  • 10) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;
  • 11) организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование;
  • 12) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;
  • 13) ведет учет использования документов архива организации;
  • 14) создает фонд пользования архива организации и организует его использование;
  • 15) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива организации;
  • 16) участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства;
  • 17) оказывает методическую помощь:
    • а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
    • б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в архив организации.

Права архива организации. Архив организации имеет право:

  • 1) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве организации;
  • 2) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы архива организации;
  • 3) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции архива организации;
  • 4) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в архив организации в соответствии с утвержденным графиком;
  • 5) принимать участие в заседаниях центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.

Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.

В архиве организации должны быть предусмотрены:

  • • архивохранилище;
  • • помещение для приема, временного хранения документов;
  • • помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);
  • • рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.

Архив организации совместно с руководителем организации несет ответственность за:

  • • несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
  • • утрату и несанкционированное уничтожение документов;
  • • необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
  • • нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

  • [1] Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
  • [2] См. об этом п. 3.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >