Основные аспекты хранения и учета документов в архиве организации

Хранение документов — деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов.

Процесс хранения документов включает:

  • 1) организацию хранения документов;
  • 2) обеспечение сохранности документов.

Организация хранения документов — совокупность действий, обеспечивающих условия для хранения и поиска документов в архиве, включает:

  • • систематизацию документов в архиве;
  • • предоставление помещения для архива;
  • • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
  • • обеспечение нормативных условий хранения документов.

Обеспечение сохранности документов — система мероприятий, обеспечивающих сохранность документов, контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, во время их хранения в архиве и при передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, а также поддержание и восстановление физического состояния документов.

Процесс обеспечения сохранности документов осуществляется работниками архива и включает:

  • • рациональное размещение документов в архивохранилище;
  • • телеграфирование;
  • • контроль за движением документов и их состоянием.

Учет архивных документов — это определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Единицами учета архивных документов являются:

  • • архивный фонд;
  • • единица хранения — дело, в том числе, электронное дело.

Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы.

Учет документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации является обязательным, его порядок должен соответствовать требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела.

На основе учетных документов архив организации — источника комплектования государственного (муниципального) архива предоставляет в государственный (муниципальный) архив сведения об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Учет документов основывается на принципах:

  • • централизации (учет и сохранность учетных документов осуществляется специально выделенным сотрудником (сотрудниками — при наличии нескольких хранилищ);
  • • унификации (применение единых единиц учета);
  • • преемственности (применение единых форм учета на всех стадиях работы, начиная со стадии делопроизводства);
  • • динамичности (своевременное внесение данных в учетные документы);
  • • системности (обеспечивается взаимосвязью и взаимодополняемостью учетных данных различных учетных документов);
  • • полноты и достоверности (обеспечивается взаимопроверкой внесения одинаковых учетных данных в различные учетные документы).

Учет как вид деятельности представляет собой ведение учетных документов в соответствии с установленными требованиями.

Архивом организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы, представляющие собой комплекс взаимосвязанных документов, содержащих сведения о количестве и составе архивных документов организации, а также об их изменении.

Состав и формы основных учетных документов определены п. 3.6 Правил. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно, это могут быть карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др., в том числе самостоятельно разработанные учетные документы. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном носителе и/или в электронной форме.

Выделяется несколько процессов, при выполнении которых ведутся соответствующие учетные формы: учет поступления дел — книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда;

  • • учет количества и состава дел — описи (годовые разделы описей) дел, документов;
  • • учет количества и состава описей дел — реестр описей;
  • • учет количества и состава фондов — список фондов;
  • • учет изменений в количестве и составе документов фонда — лист фонда;
  • • учет выбытия дел — книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда;
  • • ведение дела фонда;
  • • учет использования документов.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

В архивах организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном (муниципальном) архиве, и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов.

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел, документов фонда. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

В описи дел, документов (годовом разделе описи дел, документов) единицы хранения учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.

Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения. Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается, или переплетается. Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

При наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов ведется реестр описей. Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, составляется паспорт архива организации.

Архив организации может вести также учет в автоматизированном режиме — в виде учетных баз данных.

Учетные базы данных применяются во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве организации, и должны быть совместимы с соответствующими учетными базами данных государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

Учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.

Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации осуществляется на основании:

  • • описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;
  • • номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел, документов организации;
  • • акта о технических ошибках в учетных документах;
  • • акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных);
  • • акта об утрате документов;
  • • акта приема-передачи архивных документов на хранение;
  • • акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
  • • акта о неисправимых повреждениях архивных документов;

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива:

  • • в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда — при каждом изменении в составе и объеме документов архива организации;
  • • в список фондов — при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов, находившегося на хранении архивного фонда;
  • • в реестр описей — при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным;

• в описи дел, документов — при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные учетные документы.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.

Дело фонда, наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >