Проведение экспертизы ценности документов
Первым этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования архива организации документами, является проведение экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Целью экспертизы ценности документов в организации является:
- • отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- • выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.
До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
- • в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив;
- • в архиве организации — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.
В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия. В организациях, имеющих сложную структуру и (или) подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии.
Основной задачей экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) является организация и проведение экспертизы ценности документов. К основным функциям относятся:
- • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- • рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
- • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- • методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Задачи и функции экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) закрепляются в положении о комиссии, которое разрабатывается на основе соответствующих примерных положений, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства[1]. В состав экспертной
комиссии (центральной экспертной комиссии) в обязательном порядке включается руководитель архива (лицо, ответственное за архив), специалисты кадровой и финансовой служб, а также наиболее квалифицированные специалисты, знающие специфику деятельности организации, в количестве не менее трех человек. Состав экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) и положения о комиссиях утверждаются приказом руководителя организации. Положения, регламентирующие порядок проведения экспертизы ценности документов в организации, должны быть включены в инструкцию по делопроизводству организации. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Дела с отметкой «ЭПК»[2] подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается. Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) организации одновременно. По итогам рассмотрения согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов. Согласованные экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации описи дел документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах компетенции: Экспертно-проверочная комиссия утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.
Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение экспертнопроверочной комиссии в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. После утверждения и согласования экспертно-проверочной комиссией описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность. Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию). Экспертиза ценности электронных документов проводится в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе. При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитывается: Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.
