Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526
I. Общие положения
- 1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
- 1.5. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.
II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
- 2.2. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
- 2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6-4.13 настоящих Правил.
- 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
- • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
- • оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
- • соблюдение противопожарного режима;
- • соблюдение охранного режима;
- • создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
- 2.49. В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.
С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.
III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы поличному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов.
IV. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
- 4.3. Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности.
- 4.4. Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) в пределах компетенции.
- 4.5. Целью экспертизы ценности документов в организации является:
- • отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- • выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.
До проведения экспертизы ценности в соответствии с пунктами 4.6-4.13 настоящих Правил уничтожение документов запрещается.
- 4.6. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
- • действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
- • типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия.
4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации
- 5.1. Архив организации должен предоставлять пользователю документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним.
- 5.8. Архив организации должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов.
VI. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив
6.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в организациях - источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
