Системы управления документами (СУД)

Основные возможности систем управления документами (английский термин electronically document manager system • EDMS) заключаются в следующем:

  • 1. СУД обеспечивают присоединение к любому документу, созданному в рамках системы, специальной карточки (профиля документа). В профиль заносится следующая информация: имя автора документа, тин документа, комментарии, поля, определяемые пользователем. Кроме того, профили накапливают разнообразную статистическую информацию, например, время последней корректировки файла (документа) и имя пользователя, вносившего изменения, данные о фактах просмотра документа и его печати и др.
  • 2. СУД обеспечивают расширенные возможности поиска информации, содержащейся в документах системы, в том числе:
    • - возможности полной индексации слов, содержащихся в документах, дополнительно к индексации информации из профилей (карточек) - для построения системы быстрою поиска на основе этих индексов:
    • - полнотекстовый поиск (full-text system) - поиск по фразам и смысловой близости, поиск синонимов и т.п.:
    • ? поиск документов, находящихся на разных узлах сети и на различных сетях. осущесгвляе1ся “прозрачно” для пользователя (пользователя не интересует где физически находятся конкретные документы).
  • 3. Синхронизация используемой информации, которая заключается в том. что в тот момент, когда пользователь выбирает какой-либо документ для корректировки, в базу данных СУД заносится соответ

сгвующая информация: кто редактирует данный документ (вплоть до сетевого адреса пользователя) и когда документ будет возвращен в систему. Во время такого сеанса редактирования (“захвата" документа) другие пользователи не могут вносить изменения в документ. Это позволяет хранить многие версии документов и поддерживать так называемых ''.иобмтьныл- клиентов" • сотрудников, работающих иа портативных ??мобильных'' компьютерах дома или в командировках и время от времени подсоединяющихся к общей сети организации. Такое соединение может производиться или средствами ‘?удаленного доступа” (например, при выходе в Internet через модем по коммутируемым телефонным линиям), или при непосредственном подсоединении портативною компьютера к локальной сети во время работы в офисе.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >