Электронный офис строительной организации

Автоматизация документооборота

Актуальность внедрения полного электронного документооборота на больших предприятиях видна из следующего примера, связанного с военной техникой. Полная документация на бомбардировщик ТУ-95 объемом несколько миллионов страниц весит больше, чем сам

бомбардировщик. То же самое можно сказать и о документации на другие новейшие самолеты.

Система управления проектированием может рассматриваться с различных позиций. Теория управления выделяет, в частности, информационно-коммуникационную модель организации проектного производства, основанную па понятиях деловые процессы и документационное обеспечение управления.

Груд любого работника (управленца, проектировщика) в строительной организации связан с работой с документами. Системы электронного документооборота позволяют не только упростить эту работу, но и создать режим коллективного (одновременного использования) документов.

Для начала кратко остановимся на понятиях и терминах делопроизводства в обеспечении управления строительными организациями и предприятиями.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) проектированием охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управления, проектирования и систематизацию их архивного хранения.

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели к рамках деятельности предприятия или организации.

Деловой процесс • это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и

реализующих его политику, направленную на достижение поставленной цели.

Отличие делопроизводства от деловых процессов и процедур показано на рис. 8.3.

Ог.тнчис лелопроизводстпл от деловых процессов

Рис. 8.3. Ог.тнчис лелопроизводстпл от деловых процессов

Основные решения для делопроизводства н деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):

  • 1. Системы управления документами - в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов.
  • 2. Системы автоматизации деловых процедур.
  • 3. Системы коллективной работы (Group Ware) - в основном предназначены для координации работ коллектива (рабочей группы), например, для планирования рабочих совещаний.
  • 4. Системы электронной почты - служат для обмена документами.

Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino.

Примеры систем: Lotus Notes и Lotus Domino (Lotus Development Corp.), DOCS Open (PC DOCS). SoltSolulion - часть Group Wise XTD

(Novell Inc.), Staffware (Staffware Corp.), Action Workflow System (Action Technologies Inc.). Symantec FormFlow (Symantec Corp.). Form- Flow (JetForm).

В качестве технической базы для реализации системы электронного документооборота может использоваться локальная вычислительная сеть организации, а также средства объединения территориально удаленных сотрудников, подразделений, предприятий, например, системы intranel/Extranel.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >