Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых документов до передачи в кассу организации.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчстно-платежных) ведомостях на оплату труда и выплату других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

При оформлении журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов следует обратить внимание на то. чтобы были корректно заполнены все реквизиты формы, в том числе наименование организации и структурного подразделения, их коды по ОКПО.

В трафу "Примечание" обычно переносится информация о содержании хозяйственной операции, указываемая по строке "Основание" приходных и расходных кассовых ордеров.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Журнал ведут в течение года, а затем передают в архив, где он хранится 5 лет.

Образец журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов приведен в Приложении .VJ 8.

Кассовая книга (форма N КО-4)

В кассовой книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Как правило, книгу заводят на один календарный год.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Примечание: При опечатывании книги мастичной печатью используются кчей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский". "Конторский". "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

На последней странице делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано___листов", которая заверяется подписями руководите

ля и главного бухгалтера организации, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.

На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей. Между ними находится линия отреза.

Первый (вкладной) лист (с горизонтальной линовкой) кассир заполняет чернилами или шариковой ручкой. Этот лист остается подшитым в кассовой книге.

Второй (отрывной) лист (без горизонтальной линовки) сгибают по линии отреза и заполняют с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Этот лист служит отчетом кассира за день.

Вкладной и отрывной лист нумерую одинаковыми номерами. Нумерация листов кассовой книги подлежит строгому контролю: путаница, пропуски или сдвоенная нумерация не допускаются.

В графе 1 "Номер документа" указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.

В !рафе "Номер корреспондирующего счета, субсчета" указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег в корреспонденции со счетом 50 "Касса". Например, если в кассу поступила оплата от покупателя (заказчика), здесь записывают "62", если деньги в качестве возврата краткосрочного займа - "66" и т.д.

В графе "Приход, руб. коп." отражают сумму денег, полученную в кассу по одному приходному кассовому ордеру.

В графе "Расход, руб. коп." отражают сумму денег, выданную из кассы по одному расходному кассовому ордеру.

По строке "Итого за день" указывают общую сумму денег, поступившую в кассу за день (столбец 4) и выданную из кассы (столбец 5).

Графу "Остаток на конец дня" заполняют так:

Сумма по строке «Остаток на начало дня»

Итоговая сумма по графе «Приход»

Итоговая сумма по графе «Расход»

Кассир записывает в кассовую книгу все операции но приему и выдаче денежных средств сразу же после их совершения на основании прихо д-пыхи расходных кассовых ордеров.

Записи начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня". Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге.

Для ведения записей после строки "Перенос" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам ее оборотной стороны.

В конце рабочего дня кассир определяет итоги всех операций, выполненных за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист, заполненный под копирку, под расписку во вкладном листе кассовой книги. Документы, по которым получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.д.). подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

В бухгалтерии отрывной лист вместе с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами подшивают в отдельную папку.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Исправления в кассовой книге, в принципе, допускаются, но они должны быть оформлены строго в установленном порядке. Это значит, что требуются подписи кассира и главного бухгалтера (или лица, его заменяющего). Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещены (л.23 Порядка ведения кассовых операций).

Типичной ошибкой при оформлении кассовой книги является то. что некоторые бухгалтеры-кассиры отражают операции с денежной наличностью в кассовой книге не каждый день, а один раз в несколько дней. При этом дата в кассовой книге указывается, например, следующим образом: "Касса за 8-15 июля 2006 г.". Такое отражение кассовых операций недопустимо, поскольку это вызывает сомнения по поводу соответствия остатков установленному 35

банком лимиту. Так. многие бухгалтеры полагают, что если остаток на 15 июля не превышает установленного лимита, то нарушения пег. Однако при проверке может быть выявлено нарушение лимита в какой-либо из дней с 8 по 15 июля.

?*»

В случае ведения кассовой книги с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в дву х экземплярах.

Нумерация листов кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хроноло! it ческой последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательноетм, брошюруются по мере необходимости. но нс реже одного раза в календарный год.

Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Отрывные листы и кассовую книг)' хранят в архиве организации в течение 5 лет.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер. а при его отсутствии - руководитель.

Образец кассовой книги приведен в Приложении М 9.