Специальное программное обеспечение для туристического бизнеса
Приложения управления и учета
Самым популярным и известным приложением управления и учета сегодня является программа 1С и ее варианты.
Линейка программ «1С: Предприятие» — это система прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Эти системы позволяют выбрать типовое решение, соответствующее актуальным потребностям предприятия, и имеют возможность в дальнейшем развиваться по мере его роста или расширения задач автоматизации.
Программа 1С может выполнять функции, которые являются типичными для многих предприятий, поэтому она подходит для решения типовых задач, связанных с методологией учета и управлением предприятием. Применяя данную программу, можно упростить процесс реализации решений, сделав их компактными и эффективно развивающимися.
Сегодня программы серии «1С: Предприятие» успешно применяются во многих странах, что связано в первую очередь с их относительно невысокой ценой. Программы используются в бухгалтерской, торговой и финансовой деятельности средних предприятий различных форм собственности и видов деятельности.
1
Информация с сайта АСУ XXI век // http://www.asuxxivek.ru/lC.html
Еще одним плюсом данных программ является их широкий спектр использования. Так, существуют однопользовательские, сетевые версии и версии, работающие в архитектуре «клиент-сервер».
Причем при необходимости существует возможность перехода от использования программы однопользовательских версий к сетевым.
Каждую программу системы «1С: Предприятие» можно легко адаптировать к различным особенностям учета предприятия, но только в пределах конфигуратора системы. При поставке программы владелец получает также и аппаратный ключ, при помощи которого осуществляется защита программы.
Комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», «Turwin MultiPro» (версия 7.0), «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Турі»: «1С-Рарус: Турагентство»
Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», Turwin MultiPro (версия 7.0), «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур 1», «1 С-Рарус: Турагентство»
Комплексный программный продукт «Мастер-Тур» включает в себя все главные позиции в работе туристского предприятия — это любые расчеты, средства продвижения, различные виды учета и т.д. Комплекс «Мастер-Тур» позволяет сформировать и скомплектовать данные по клиентской базе, контрагентах, поставщиках и расчетах с указанными группами. Кроме того, еще одним важным и конструктивным свойством данного программного комплекса является его многопрофильность: он может быть использован как в деятельности туроператоров, предлагающих клиентам широкий спектр направлений и продуктов, так и для реализации индивидуального подхода. Также «Мастер-Тур» — это любые виды транспорта и любой масштаб отелей.
Главное преимущество программного комплекса (ПК) «Мастер-Тур» в том, что он включает в себя фактически все аспекты функционирования турфирмы. Пользователь может:
- 1) создавать туристический продукт в той или иной комплектации;
- 2) работать со спецпредложениями, горящими турами и системой скидок;
- 3) производить расчет прибыли, размера комиссионных и бонусов для агентств;
- 4) удерживать штрафы и аннулировать заказы;
- 5) вести договорную работу, контролировать сроки заключения и исполнения договоров;
- 6) вести процедуру оформления и получения визы, ее сроки;
- 7) вносить информацию о туристах при использовании сканеров паспортов;
- 8) осуществлять депозитные платежи, а также квотировать те услуги, которые входят в турпакет, что исключает риск перепродаж.
Также «Мастер-Тур» производит калькуляцию стоимости турпродукта в различных валютах, квотирование и отслеживание загрузки любой услуги, составляющей тур (не только авиаперелет или проживание в отеле). Программа имеет довольно простой интерфейс, близкий к интерфейсу стандартных продуктов фирмы Microsoft, а также предоставляет возможность работы в удаленном режиме доступа в реальном масштабе времени (через TCP/IP).
В целом программный комплекс «Мастер-Тур» — это порядка 40 стандартных видов туристических документов (отчетов) (анкеты, листы брони и расселения, турпутевки И Т.Д.).
Программный комплекс «Мастер-Тур» включает несколько функциональных блоков.
1. «Конструктор туров» формирует пакет услуг и программы туров для конкретного сегмента клиентов или для индивидуального заказчика.
- 2. «Реализация турпродукта» производится после формирования тура и ввода паспортных данных клиента, после чего программа автоматически создает все необходимые типы документов (договор, ваучер, анкета в посольство и т.д.). Документы делаются в формате генератора отчетов «Report Sharp-Shooter», который позволяет быстро их редактировать и легко пересылать при необходимости.
- 3. Блок «Работа с партнерами» формирует базу данных по партнерам турфирмы. Здесь каждому партнеру присваиваются определенные характеристики, отлеживается срок действия договора и признаки, назначаются комиссионные и т.д.
- 4. «Финансовое состояние» — этот блок позволяет формировать и распечатывать любые финансовые и бухгалтерские документы (приходно- и расходно-кассовые ордера, счета фактуры, различные финансовые отчетные документы), а также экспортировать данные с помощью ПК «Мастер-центр оплат» в программу 1С. Это позволяет оптимально контролировать расчеты с партнерами, оплату туров клиентами, а также оценить финансовое состояние компании на конкретную дату.
- 5. За четкую организацию работы и безопасность отвечает блок «Администратор». Здесь есть возможность определять полномочия для работы с «Мастер-Туром» по каждому сотруднику и закреплять за ним те или иные режимы, туры, направления и т.д. Здесь же вы имеете возможность настроить шаблоны выходных документов (отчетов).
«Справочный блок» включает в себя перечень стран, городов и отелей, куда легко добавляются новые категории и справочники.
Отметим, что программный комплекс «Мастер-Тур» впервые был внедрен в 1995 г., и сегодня в своей деятельности его применяют сотни туристических компаний нашей страны и ближнего зарубежья.
«САМО-Тур» — это программный продукт для автоматизации работы туристических фирм, совместимый с MS Windows.
1
Мастер-Тур: Описание программы // http://www.megatec.ru/?m=60.
Его функциональные возможности позволяют осуществлять учет и обслуживание клиентов турфирмы. Программный комплекс можно установить как на одном компьютере, так и в локальной компьютерной сети.
«САМО-Тур» для Windows имеет следующие функциональные блоки-подразделы.
- 1) «ведение справочников» позволяет группировать данные по рубрикам — туры, отели, цены, направления, курорты, туристы, валюты и курсы и т.д.;
- 2) «мастера» — специальные программные помощники для поэтапного выполнения действий. Их задача — ведение пользователя шаг за шагом от начала до достижения конечного результата, что позволяет работать в программе даже неквалифицированным пользователям. Мастер также используется при добавлении новой записи, при редактировании или при необходимости подробного просмотра информации. А также позволяют осуществлять формирование, предварительный просмотр и печать выходных документов;
- 3) «почта» — обмен сообщениями между операторами в сети;
- 4) «администрирование» — доступ к программе групп (списков) пользователей.
Работа с программным комплексом «САМО-Тур» для Windows включает несколько процедур.
- 1. Подготовку справочников по различным темам (отели, направления, рейсы, цены и т.д.).
- 2. Формирование турпакетов: описание маршрута тура, указание набора предоставляемых услуг в каждом пункте маршрута, создание заездов.
- 3. Оформление номерных блоков в гостиницах, а также мест на транспорте и мест в туре.
- 4. Оформление заявки клиента:
J выбор стандартного или формирование индивидуального маршрута;
определение даты поездки;
1
http: / /www.turizm.ru/soft/samo_tyr.htm.
J фиксация анкетных данных туристов (ФИО, паспортные данные, дата рождения; ввод дополнительных сведений для формирования анкет в посольство можно провести сразу или отложить);
J партнер — покупатель тура;
J бронирование услуг тура (отели, рейсы, визы, страховки, трансферы, экскурсии и др.) и указание цены каждой услуги;
оформление скидок, комиссий и доплат и формирование суммарной стоимости тура.
- 5. Печать документов, необходимых для организации тура: ваучер, путевка ТУР-1, авиабилеты, страховые полисы, анкеты в посольство, заявка на бронирование; списки туристов, руминг-листы.
- 6. Регистрацию оплаты заявок, печать бухгалтерских документов, формирование книги продаж.
- 7. Ежедневный контроль оплаты туров по каждой заявке, по партнеру и в целом по туру (заезду).
ПК «САМО-Тур» для Windows имеет следующие дополнительные функции:
- 1) изменение статуса заявки: отмена, штрафные санкции, восстановление отмены;
- 2) формирование цены тура и информации об оплате в разных валютах;
- 3) формирование скидок и комиссий (для партнеров, по турам, сезонам и в зависимости от сегмента клиентского рынка);
- 4) оценка эффективности загрузки рейсов и их оптимизация (система анализа с помощью набора критериев, задаваемых пользователем);
- 5) оценка эффективности рекламных кампаний;
- 6) хранение иллюстраций и дополнительных описаний для отелей и туров;
- 7) оценка и контроль оформления заявок (полнота, правильность);
- 8) отбор данных по параметрам, их поиск;
- 9) сохранение индивидуальных профилей пользователей;
- 10) обмен сообщениями между пользователями;
- 11) возможность экспорта или импорта данных в таблицы ПК «САМО-Тур» или другие таблицы (Paradox, DBase, текстовые).
Программный комплекс «САМО-Тур» для Windows рассчитан на большое число пользователей. Каждый пользователь может получить специальные права, позволяющие осуществлять доступ к определенной информации и функциональным режимам. Отдельным пользователям администратор может назначать специальный доступ для отдельных функций.
Программа позволяет контролировать все действия пользователя при помощи системного журнала. В нем отображаются сведения о действиях пользователя (добавление, удаление данных), даты и время работы с программой.
Разработчики программы уделили особое внимание интерфейсу — наличие веселых картинок скрашивает работу, также у пользователей есть возможность настроить русский или английский интерфейс.
«САМО-ТурАгент» — это программный комплекс для автоматизации турфирмы. Начать работу с программой возможно сразу же после инсталляции, не тратя время на заполнение различных классификаторов и справочников. Программа позволяет выполнять учет:
- 1) заказанных туров;
- 2) произведенных оплат;
- 3) постоянных клиентов;
- 4) выданных дисконтных карт;
- 5) пожеланий клиентов.
Программа позволяет оперативно обслуживать клиентов, т.к. все необходимые процедуры выбора тура и оформления документов производятся в его присутствии. Так, менеджер по продажам может быстро оформить и распечатать договор, приходный кассовый ордер, путевку формы ТУР-1, сделать отметку в базе об оплате тура клиентом. Автоматическое сохранение всех новых данных в общей базе позволяет вести учет следующих данных:
- 1) списков туристов;
- 2) статистических отчетов;
3) платежей турагентств за услуги туоператоров, платежей клиентов.
Программный комплекс «САМО-ТурАгент» предоставляет следующие базовые возможности для автоматизации деятельности турагентства:
- 1) создание туров в зависимости от пожеланий клиента: индивидуальных, переездных. Менеджер может создавать заявку, основанную на нескольких предложениях туроператоров, а также заявку, предусматривающую отправление из другого города;
- 2) контроль финансового состояния турагентства посредством учета всех задолженностей по платежам по приходным и расходным заявкам;
- 3) ведение общей базы клиентов, которая позволяет сократить время обслуживания каждого клиента. Хранение данных клиентов повышает эффективность работы менеджеров, а также дает возможности для проведения почтовых рассылок и других рекламных акций;
- 4) автоматическая система отчетов, что повышает качество работы турагентства. Анализируя отчеты о проделанной работе, возможно ответить на ряд вопросов:
J с какими туроператорами было наиболее плодотворное сотрудничество?
возможно ли получить повышенную комиссию от данного туроператора?
какие направления были наиболее популярными среди туристов в определенный период времени?
J каким клиентам возможно предоставить скидки?
J какие гостиницы предпочитают клиенты вашего агентства?
Это лишь небольшой перечень вопросов, на которые вы сможете ответить, проанализировав отчеты о деятельности своей организации;
- 5) анализ работы каждого сотрудника турагентства с целью расчета премиальных за проделанную работу;
- 6) установка различных уровней доступа для разных пользователей системы;
- 7) поиск и бронирование туров в режиме реального времени. Заявка на тур автоматически подтверждается у туроператора. Это принципиально новая функция, выходящая за рамки стандартной автоматизации внутриофисной работы туристического агентства;
- 8) предоставление доступа к дополнительным справочникам;
- 9) проведение анализа эффективности рекламных акций турагентства, а также контроль выдачи дисконтных карт клиентам;
- 10) осуществление переписки между пользователями программного комплекса. Система позволяет устанавливать время отправления сообщения адресату;
- 11) доступ к справочной информации (сведения о погоде в разных городах, соотношении курсов валют и т.д.) посредством информационной панели;
- 12) возможность отправить вопрос в сервис-центр «САМО-Софт» через ICQ или электронную почту.
Существует несколько версий программного комплекса «САМО-ТурАгент», которые отличаются друг от друга по функциональным возможностям. Подробное описание особенностей разных версий программного комплекса можно найти на официальном сайте компании (http://www.samo.ru).
«САМО-ТурАгент» создавался разработчиками как продукт, который использовался бы в работе туристических агентств, имеющих широкую сеть офисов. Версия программного комплекса «САМО-ТурАгент» SQL Net имеет трехуровневую архитектуру «клиент - сервер - база данных». Она позволяет соединить все офисы с центральным при помощи сети Интернет. При установке программного комплекса в удаленных офисах используется только клиентское приложение. В центральном офисе находится сервер, который хранит всю информацию, исходящую из других офисов. Пользователи программного комплекса могут получить доступ к общей базе данных из любого офиса. Анализ отчетов и базы данных программного комплекса позволяет видеть работы каждого сотрудника, оце нивать финансовое состояние агентства, производить кадровые перестановки в зависимости от ситуации.
«САМО-ТурАгент» взаимодействует с «САМО-Тур» по следующим пунктам:
- 1) модуль бронирования в реальном времени позволяет осуществлять обмен данными;
- 2) «САМО-Тур» расчитывает цены туристических пакетов, которые отображаются в электронном каталоге. Данный каталог размещается на web-сайте туроператора. Пользователь «САМО-ТурАгент» может оформить бронь на web-сайте туроператора, а также в «САМО-ТурАгент», после чего отправить заявку туроператору.
Программный комплекс «САМО-ТурАгент» может совместно работать с бухгалтерским комплексом «1С-Рарус: Турагентство» и единой системой поиска и бронирования туров Bronni.ru[1].
«1С-Рарус: Турагентство» — комплекс, предназначенный для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета в турагентствах. Данную программу могут использовать в своей работе менеджеры и бухгалтеры турагентства. «1С-Рарус: Турагентство» позволяет:
- 1) оформлять туристические документы: договоры, заявки, путевки,отчеты;
- 2) проводить полный бухгалтерский налоговый учет и отчетность;
- 3) осуществлять управление предприятием, что удобно для руководителей.
Программа Turwin MultiPro является приложением к системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Этот программный комплекс обладает широчайшими возможностями, которые предоставляются пользователю при работе с данными. При этом разработчикам удалось достичь компромисса между доступностью программы для простого пользователя и максимальным использованием возможностей данного приложения.
Turwin MultiPro является адаптивной программой — она обеспечивает легкое, быстрое и эффективное управление туристической компанией, а также своевременное реагирование на изменение конъюнктуры рынка, спроса и предложения на туристические продукты и услуги. Кроме того, в данном программном комплексе осуществлена интеграция с офисным пакетом программ MS Office, что в несколько раз повышает эффективность использования ПК в локальной сети турфирмы. К основным функциональным характеристикам Turwin MultiPro относятся: S осуществление разнообразных операций для работы с данными; J оптимизация и автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.; J формирование различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или нескольким странам; J определение порядка расчета тура; J оперативное оформление заказов; автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов в формате MS Excel; создание справочников по любому сегменту туристского продукта; контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест; строгий учет движения денежных средств; J печать основных бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, приходных кассовых ордеров, кассовых отчетов и др.[2] С Turwin MultiPro 7.0 можно работать не только отдельным пользователям, но и пользователям в корпоративной локальной сети. Кроме того, данный программный комплекс разработан в двух модификациях — файл-сервер и клиент-сервер. Разница заключается в том, что в первом случае работа с системой
осуществляется в пределах одного офиса, во втором — на базе удаленного доступа к информации. Из дополнительных возможностей Turwin MultiPro 7.0 перечислим: J возможность работы с ним как туроператорам, так и ту-рагентам; J возможность работы не только с отелями, но и с пансионатами и санаториями; J быстрый подбор тура и оперативное оформление заказа; J полный спектр документов по финансовой и туристской отчетности; J отображение отелей на «плане-шахматке» при загрузке; J формирование «черного» и VIP-списка туристов; J контроль взаиморасчетов с постоянными партнерами и клиентами; V факсимильная и e-mail-рассылки благодаря встроенным программам VentaFax и Advanced Mass. Сегодня в Turwin MultiPro 7.0 существует разграничение доступа на четыре группы пользователей: «Администратор», «Бухгалтер», «Менеджер», «Продавец», что позволяет оптимизировать деятельность и дает пользователю возможность сконцентрироваться на профильных для него направлениях работы. «Jack» — это программный комплекс немецкой ИТ-ком-пании Bewotec. Наибольшее число пользователей программы находится в Европе. Программа «Jack» — back-office-программа для турагентства, т.е. программа по обработке заказов. Данная программа имеет главное преимущество — она совместима со всеми главными глобальными компьютерными системами бронирования и резервирования, о которых речь пойдет в главе 3. Это Amadeus, Worldspan, Galileo, Sabre и другие. Резервирование или бронирование, произведенное в одной из указанных глобальных систем, автоматически импортируется в программу «Jack», после чего происходит формирование необходимой документации по туру (авиабилеты, счета и счета-фактуры, отчеты и другие документы). Следовательно, совместимость программного комплекса «Jack» с глобальными компьютерными системами бронирования и резервирования позволяет пользователю беспрепятственно получать доступ к данным о необходимых ему отелях, маршрутах, рейсах и т.д. Программа «Jack» в полной мере является агентской программой и поддерживает все главные функции, характерные для агентских программ, — формирование и ведение справочников, поиск данных по параметрам, подготовка отчетов (всего более 50 различных видов) и т.д. Следует отметить, что в плане статистики и учета программный комплекс «Jack» позволяет вести план счетов, журнал операций, кассовую книгу, выполнять проводки (в том числе и ручные), контролировать задолженность туристского предприятия (дебиторскую и кредиторскую). Программа может корреспондировать с известными европейскими бухгалтерскими программами Abacus, BMD, Taylorix и др. Главное меню программы включает следующие блоки Специфика применения программы «Jack» напрямую связана с использованием (или неиспользованием) агентствами в своей деятельности компьютерных систем бронирования и резервирования. Программный комплекс «Турі» может быть использован для автоматизации деятельности турагентства («Turlagent»), бронирования туров (Turionline и PROFI.TURY.ru), авиабилетов, железнодорожных билетов и отелей. «Турі» поддерживает: телефонию (Turlphone), SMS-cep-вис (Turlsms) и туристическую ICQ (Turlmessenger). Данный продукт ориентирован на повышение скорости обслуживания клиентов при помощи автоматизации деятельности. Так, все заявки формируются в электронном виде, что позволяет при помощи сервиса СМС отправить клиенту уведомление о подготовке его турпакета. Программный комплекс также позволяет осуществлять звонки в разные регионы мира, автоматически 1 Подробнее см.: Морозов М.А., Морозова Н.С. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. вносить информацию в различные документы и базы, распечатывать фирменные бланки и другие документы, а также вести учет платежей по заявкам. Программный комплекс «Турі» включает в себя следующие технологии: Плюсом программного комплекса «Турі» является то, что для пользователей системы Туры.ру регистрация проходит по паролю, присвоенному в этой системе бронирования. В программный комплекс «Турі» входит программа «Тур! Агент» (Turlagent), которая предназначена для автоматизации работы с документами и заявками клиентов. «Турі Агент» позволяет автоматически заполнять и редактировать уже имеющиеся в базе шаблоны документов, имеет широкую справочную базу по странам, курортам и т.д., телефонию и СМС-сервис, доступ к системе Туры.ру и Интернету. Программа также позволяет вести учет произведенных платежей, задолженностей и контролировать состояние заказа. Все функции программы подбираются индивидуально для каждого турагентства в зависимости от его требований. Программа «Сам себе тур» также разработана с целью автоматизации работы турагентства и предоставляет ряд возможностей: 1) все сотрудники туристической компании могут одновременно работать с программой, осуществляя доступ к базе данных по локальной сети; J туристические путевки в соответствии с разными вариантами форм; договора в соответствии с требованиями туристических операторов (TezTour и т.д.); J заявки на обслуживание; Программа «Туроператор» позволяет выполнять различные операции туристической деятельности, такие как: прав доступа: возможно ограничить права доступа в зависимости от полномочий сотрудников организации; правил контроля, составленных для менеджеров по продажам; предпочтений пользователей: возможно изменять интерфейс и т.д.; 14) использование стандартного редактора печатных форм
Все вышеперечисленные программы и системы могут быть успешно использованы для оптимизации работы туристической фирмы. Следует отметить, что каждое туристическое предприятие может самостоятельно выбирать необходимый программный продукт в зависимости от специфики его деятельности.
