Основные виды документов, используемых в деятельности органов внутренних дел

1. Общие правила оформления документов.

Состав реквизитов. Требования к оформлению реквизитов

Общие правила оформления документов. Состав реквизитов. Требования к оформлению реквизитов в системе документационного обеспечения управления МВД России

Общие требования к подготовке и оформлению документов в системе МВД России регламентированы Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

• 1) их юридическую силу;
• 2) их оперативное и качественное исполнение, а также поиск;
• 3) возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники;
• 4) качество (как сохранность исторических источников информации).

Текст документа должен отражать его основное смысловое содержание — управленческое действие, решение.

При составлении документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

• 1) составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера;
• 2) документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России;
• 3) документ должен быть написан служебно-деловым стилем;
• 4) изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;

• 5) применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, нормативных правовых актах МВД России;
• 6) документ должен основываться на фактах, содержать конкретные и реальные предложения или указания;
• 7) документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах;
• 8) документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями Инструкции по ДОУ, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов (с соблюдением порядка их расположения);
• 9) в документе не должно быть помарок и исправлений.

Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 13-15 через 1-1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру (за исключением особенностей, предусмотренных п. 28 указанной Инструкции).

Для выделения части текста документа или его наименования могут использоваться:

• — полужирное начертание;
• — курсив;
• — подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов, должны иметь установленный состав реквизитов с их определенным расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги формата АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него (за исключением нормативных правовых актов), должен иметь поля:

1) 30 мм — левое;

• 2) 10 мм — правое;
• 3) 20 мм — верхнее;
• 4) 20 мм — нижнее.

Документы изготавливаются на белой бумаге, в исключительных случаях — на бумаге светлых тонов.

Информационная составляющая любого управленческого документа представляет совокупность отдельных логически законченных элементов, которые принято называть реквизитами документа.

Реквизиты организационно-распорядительного документа подразделяются на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты присутствуют в документах одного вида в неизменном значении, они заранее помещаются в бланк документа (например, изображение Государственного герба РФ, эмблема и наименование организации и др.).

Переменные реквизиты изменяются от документа к документу в силу определенных обстоятельств (например, текст, адресат, дата, подпись и др.).

Реквизиты подразделяются также на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты придают юридическую силу документу, они всегда присутствуют в любом организационно-распорядительном документе. Таковыми могут быть наименование организации, дата, регистрационный номер, подпись, текст и др.

Дополнительные реквизиты используются не во всех документах (эмблема, отметка о контроле).

Совокупность реквизитов для конкретного документа с их определенным расположением составляет его формуляр.

Для органа внутренних дел, его структурного подразделения устанавливаются следующие виды бланков документов:

• — общий бланк;
• — бланк письма;
• — бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет исключительное право подписи.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.

На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты:

• 1) наименование вида документа;
• 2) дата документа;
• 3) подпись документа;
• 4) регистрационный номер документа;
• 5) авторство документа (указывается в бланке).

В процессе подготовки и при оформлении документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами (в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России), если того требует назначение документа.

На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных, в том числе правоохранительных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на государственном языке Российской Федерации — русском. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках (в виде файлов с использованием машинных носителей информации).

Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).

Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а также непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае исполнителем документа (в зависимости от характера и назначения документа).

Требования к оформлению реквизитов в системе документационного обеспечения управления МВД России

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» помещается в одноцветном варианте на бланках документов только Министерства внутренних дел Российской Федерации, подписываемых министром или его заместителями. Размер изображения герба составляет 17 х 17 мм.

Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещается на бланках документов в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

На одном бланке не могут одновременно присутствовать реквизиты 01 и 02.

Реквизит 03 «Геральдический знак — эмблема органов внутренних дел» Российской Федерации помещается на угловых штампах или бланках с угловыми штампами органов внутренних дел. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются министром внутренних дел Российской Федерации. Размер изображения эмблемы — 35 х 17 мм. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Реквизит 04 «Код организации» проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее — ОКПО).

Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (далее — ОГРН)» юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (далее — ИНН/КПП)» указывается в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 «Код формы документа» проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее — ОКУД).

Реквизит 08 «Наименование органа внутренних дел», т. е. автора документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах (устав, учредительный договор).

Над наименованием подразделения центрального аппарата Министерства, подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, указывается полное наименование — «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках — (МВД России).

Над наименованием других органов внутренних дел указывается сокращенное наименование — «МВД России», а затем сокращенное (или при его отсутствии полное) наименование вышестоящего органа внутренних дел.

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в статусных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного или после него.

Наименование филиала (территориального отделения, представительства) указывается в том случае, если филиал (территориальное отделение, представительство) является автором документа и располагается ниже наименования органа внутренних дел.

Реквизит 09 «Справочные данные об органе внутренних дел» — сведения, необходимые при информационных контактах. Могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов; счета в банке; ОГРН; ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения (по усмотрению органа внутренних дел).

Реквизит 10 «Наименование вида документа», составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется его положением (уставом), должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. Реквизит употребляется только на бланках конкретных видов документов (приказ, акт и т. д.), проставляется после наименования органа внутренних дел (автора документа).

В письме наименование вида документа не указывается.

Реквизит 11 «Дата документа» — дата его подписания или утверждения (приказ, распоряжение, справка и др.), для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений органа внутренних дел, то единой датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Дата акта (протокола) печатается на документе при его подготовке и устанавливает срок изготовления проекта протокола (акта) для подписания.

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. д.

Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» обязателен и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и др.). Сведения в данный реквизит переносят с поступившего документа и соответствуют номеру и дате поступившего документа.

Реквизит 14 «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование органа внутренних дел» и «Справочные данные об органе внутренних дел». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает только общепринятые сокращения.

Реквизит употребляется только в общем бланке или бланке конкретного вида документа, указывается под датой и регистрационным номером документа.

Реквизит 15 «Адресат». В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган внутренних дел указывают сокращенное наименование органа внутренних дел и через два межстрочных интервала пишут наименование подразделения в именительном падеже.

При адресовании документа конкретному должностному лицу в дательном падеже указывается наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через два межстрочных интервала специальное звание, через один — инициалы и фамилия. Допускается центровать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (либо на специальном бланке) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа». Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, специального звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки.

Реквизит 17 «Резолюция», как правило, пишется на свободном от текста месте документа соответствующим должностным лицом, включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (либо на специальном бланке) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Реквизит 19 «Отметка о контроле» за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.

Данную отметку проставляют работники делопроизводственной службы на первом листе документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль» в правом верхнем углу на месте размещения реквизита 19.

Реквизит 20 «Текст документа» располагается ниже заголовка к тексту и составляется, как правило, на русском языке. Допускается составление текста документа на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской

Федерации, на предприятия, в организации и учреждения, не находящиеся в ведении субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке составляются на русском языке.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст обычно состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов внутренних дел (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа внутренних дел (организации) — автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений или выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

а) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

• б) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• в) от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «УВД считает возможным»).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают на нескольких страницах, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения», названного в тексте, оформляется с начала строки через одинарный межстрочный интервал (пустая строка) от основного текста.

Реквизит 22 «Подпись». В состав этого реквизита в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатается с пробелом на уровне последней строки реквизита. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное звание лица, подписавшего документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности.

Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимильная подпись руководителя органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись соответствующего руководителя органа внутренних дел.

Порядок использования факсимильной подписи устанавливается отдельной инструкцией, разрабатываемой органом внутренних дел, в которой устанавливается: чья факсимильная подпись в органе внутренних дел может использоваться как аналог собственной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись, кто проставляет факсимильную подпись.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа» пишется с левой стороны (от границы поля) вверху или внизу документа, состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.

Реквизит 24 «Виза согласования документа» (или виза — внутреннее согласование документа) включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Замечания излагаются на отдельном листе, который подписывается и прилагается к документу.

Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Реквизит 25 «Оттиск печати». Оттиском печати (гербовой) заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии». При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Реквизит оформляют от границы левого поля.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению руководителя органа внутренних дел.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» (составителе документа) включает количество экземпляров, адресование экземпляров, ини циалы и фамилию исполнителя, номер его телефона и дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» содержит следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, — начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел» проставляется канцелярией или секретариатом в виде штампа, как правило, на лицевой стороне (первого листа документа) с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа проставлять от руки.

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа». Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Реквизит 31 «Гриф ограничения доступа к документу» — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (Особой важности, Совершенно секретно, Секретно, Для служебного пользования) проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например, «Лично», «Литер ,,М“» и др.).