Современная организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации

Все архивные документы, прошедшие экспертизу ценности, образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения. Документы Архивного фонда Российской Федерации — это архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе и уникальных документов, осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Обязательной экспертизе ценности подлежат все документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценностей документов уничтожение документов запрещается.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем или библиотекой, либо организацией Российской академией наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

В составе Архивного фонда Российской Федерации находятся архивные документы, относящиеся к государственной собственности:

  • 1. К федеральной собственности относятся архивные документы, хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность).
  • 2. Архивные документы, относящиеся к собственности субъекта Российской Федерации, хранятся в государственных архивах субъекта РФ, музеях и библиотеках субъекта РФ (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность). К ним относятся также архивные документы самих органов и организаций субъекта Российской Федерации.

В частности:

• архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

  • • архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной государственной собственности;
  • • архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий, бывших КПСС и ВЛКСМ (согласно Указу Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. «О партийных архивах», в связи с тем, что КПСС и ВЛКСМ были частью государственного аппарата, образовавшиеся в их деятельности документы подлежат государственному хранению, сеть центральных и местных партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов);
  • • архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с Законом Российской Федерации об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России (например, профсоюзы) и др.;
  • • архивные документы бывших неприятельских государств, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством РФ о перемещении культурных ценностей.

К архивным документам, относящимся к муниципальной собственности, принадлежат документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций, хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

Разграничение прав собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

Архивные документы, относящиеся к частной собственности, - это документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными (в том числе и общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединениях после отделения церкви от государства), а также созданные гражданами и законно приобретенные ими.

На современный момент в составе архивного фонда более 500 млн единиц хранения за период с XI в. до наших дней.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. №293 уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела является Федеральное архивное агентство (Росархив). Ему непосредственно подчинены 15 федеральных государственных архивов, составляющих важнейшее звено в системе архивных учреждений России и являющихся научноинформационными и культурно-историческими центрами общенационального и международного значения. Сеть федеральных государственных архивов утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1999 г. По состоянию на 1 января 2010 г. в них сосредоточено свыше 42,5 млн единиц хранения. Указами Президента Российской Федерации шесть федеральных архивов включены в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

№ п/п

Центральные государственные архивы СССР по положению о Государственном архивном фонде СССР от 4 апреля 1980 г.

Федеральные архивы по Постановлению Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» от 15 марта 1999 г.

1

Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР)

Федеральное казенное учреждение «Государственный архив Российской Федерации» (ГАРФ)

2

Центральный государственный архив научно-технической документации СССР (ЦГАНТД СССР)

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив в г. Самаре»**

3

Центральный государственный архив Военно-Морского Флота СССР (ЦГАВМФ СССР)

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив Военно-Морского Флота» (РГАВМФ)

4

Центральный государственный архив древних актов СССР (ЦГАДА)

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив древних актов» (РГАДА)

5

Центральный государственный архив кинофотофонодокументов РСФСР (ЦГАКФФД РСФСР) в г. Красногорске Московской обл.

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив кинофотодокументов» (РГАКФД)

6

Центральный государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР)

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив литературы и искусства» (РГАЛИ)

7

Архивные подразделения отделов ЦК РКП(б)-ВКП(б)-КПСС и КПК при ЦК КПСС*

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив новейшей истории» (РГАНИ)

8

Научно-исследовательский центр технической документации СССР (НИЦТД СССР)*

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив научно-технической документации» (РГАНТД)

п/п

Центральные государственные архивы СССР по положению о Государственном архивном фонде СССР от 4 апреля 1980 г.

Федеральные архивы по Постановлению Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» от 15 марта 1999 г.

9

Центральный партийный архив Института марксизма-ленинизма при ЦК КПСС (ЦПА ИМЛ при ЦК КПСС)*

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив социально-политической истории» (РГАСПИ)

10

Центральный государственный архив звукозаписей СССР (ЦГАЗ СССР)

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив фонодокументов» (РГАФД)

11

Центральный государственный архив народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР)

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив экономики» (РГАЭ)

12

Центральный государственный архив Советской Армии (ЦГАСА)

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный военный архив» (РГВА)

13

Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА СССР)

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный военно-исторический архив» (РГВИА)

14

Центральный государственный архив РСФСР Дальнего Востока (ЦГА РСФСР ДВ)*

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный исторический архив Дальнего Востока» (РГИА ДВ)

15

Центральный государственный исторический архив СССР (ЦГИА СССР)

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный исторический архив» (РГИА)

* Архив в Положении о ГАФ не указан. ** С октября 2016 г.

В соответствии с законодательством Российской Федерации 19 федеральным органам исполнительной власти и организациям (в том числе академиям наук Российской Федерации, имеющим государственный статус) предоставлено право депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности. Сохранение, пополнение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации обеспечивают также (по состоянию на 1 января 2008 г.) 199 государственных архивов и центров хранения документации, 34 государственных архива документов по личному составу субъектов Российской Федерации и 2357 муниципальных архивов, а также примерно 126 тыс. архивов государственных и негосударственных организаций.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочение документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов и дел Архивного фонда РФ.

Организация документов и дел Архивного фонда в современном понимании представляет единство двух процессов - классификации и систематизации документов.

Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация - физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

  • • в пределах АФ РФ в целом;
  • • в пределах архива;
  • • в пределах архивного фонда.

Классификация архивных документов Архивного фонда Российской Федерации

Первый уровень организации документов и дел АФ РФ сложился еще в конце 50-х гг. XX в., однако претерпел некоторые изменения, вызванные возникновением на постсоветском пространстве новых общественно-политических и социально-экономических систем. Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в настоящее время по следующим признакам:

  • 1) По формам собственности:
    • - архивные фонды и архивные документы, относящиеся к

государственной собственности;

- архивные фонды и архивные документы, относящиеся к

муниципальной собственности;

  • - архивные фонды и архивные документы, относящиеся к частной собственности.
  • 2) По историческим эпохам:
    • - архивные фонды и архивные документы дореволюционного периода;
    • - архивные фонды и архивные документы советского периода;
    • - архивные фонды и архивные документы современного периода.

Этот признак является наследием советского этапа в развитии архивоведения и обусловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается на составе архивных фондов.

На практике эта классификация осуществлялась следующим образом:

  • 1. Создавались архивы (центральные), хранящие документы феодализма, капитализма и социализма отдельно. Например, документы эпохи феодализма (условно с IX в. по 1801г.) хранились в Центральном государственном архиве древних актов СССР (теперь Российский государственный архив древних актов). Документы эпохи капитализма (условно с 1801г. по 1917 г.) хранились в Центральном государственном историческом архиве СССР (теперь Российский государственный исторический архив). Документы эпохи социализма - в Центральном государственном архиве Октябрьской революции СССР (теперь Государственный архив Российской Федерации).
  • 2. Документы разных эпох хранились и в рамках одного архива, но в разных отделах: дореволюционных и советских фондов (как правило, это было характерно для областных, краевых, городских архивов).

При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально. Если бы все учреждения Российской империи, предприятия, банки, тресты прекратили свое существование 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы или национализированы в течение нескольких лет. К тому же в целом ряде регионов Советская власть установлена намного позже октября 1917 г.

Еще сложнее отнести к той или иной эпохе фонды личного происхождения, например А.А. Ахматовой, А.А. Блока и др., чья жизнь и творчество связаны с обеими эпохами. Поэтому в отношении каждого отдельного фонда вопрос решался индивидуально.

Через 75 лет после установления Советской власти перед архивистами вновь стала проблема разграничительной даты в связи с распадом Советского Союза. И при создании новых архивохранилищ этот принцип деления перестал учитываться.

  • 3) По видам носителей, способам и технике закрепления информации:
    • - архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
    • - кинофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.
  • 4) По принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности.

Этот признак лежит в основе организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов, - Российский государственный военно-исторический архив, Российский государственный архив военно-морского флота, Российский государственный архив экономики, Российский государственный архив литературы и искусства и др. Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.

  • 5) По срокам хранения:
    • - архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном (вечном) хранении в государственных и муниципальных архивах;
    • - архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах с последующей их передачей на постоянное хранение. Временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения.

В Федеральном законе РФ названы предельные сроки временного хранения документов в ведомственных архивах:

  • • документы учреждений федерального уровня - 15 лет;
  • • документы учреждений регионального уровня - 10 лет;
  • • документы учреждения муниципального уровня - 5 лет;
  • • записи актов гражданского состояния - 100 лет;
  • • документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, документы, касающиеся приватизации жилого фонда, - 75 лет;
  • • документация научно-техническая, патентная, конструкторская, проектная по капстроительству - 15-20 лет;
  • • кино-, фото-, видео- и фонодокументы - 3-5 лет;
  • - архивные фонды и архивные документы, находящиеся на депозитарном хранении.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между пользователем либо собственником архивных документов и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела с сохранением за собственником права распоряжаться документами. Например, договор может предусматривать ограничение срока хранения документов, после чего собственник отнюдь не обязан в дальнейшем передавать документы на постоянное хранение и вернуть их себе или передать другому лицу. Возможно и ограничение доступа к документам в связи с требованием соблюдения коммерческой тайны, тайны личной жизни, авторских прав и т. п.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками и владельцами также самостоятельно.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению фондов. В отношении архивов и архивных фондов давно утвердился принцип недробимости. Например, условно разделительной датой между документами Российского государственного архива древних актов (РГАДА)и Российским государственным историческим архивом (РГИА) значился 1801 г. Здесь действовал принцип разделения материалов по историческим эпохам, принятый в советское время. Границей эпох феодализма и капитализма условно считался именно этот год, капитализма и социализма условно 1917 г. Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период середины XVIII до начала XX в. С другой стороны, в РГИА хранится фонд Святейшего Синода (1721-1918). Если следовать буквально принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны были быть разделены пополам, но, поскольку они представляют собой исторически сложившиеся комплексы, они остались неприкосновенными.

  • 6) По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на:
    • - ценные - эти все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными;
    • - особо ценные - имеющие непреходящую культурно-историческую или научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования;
    • - уникальные - не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые по утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.
  • 7) По категориям доступа архивные документы делятся на:
    • - открытые - все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности;
    • - ограниченного доступа - архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные, охраняемые законом Российской Федерации тайны; сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности; архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования. Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также использование осуществляется в установленном порядке;
    • - хранящиеся на особых условиях доступа. Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Организация документов и дел в пределах архива и архивного фонда

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям. Практическая организация документов в пределах архивного фонда или коллекции называется фондированием (определением, уточнением фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов).

Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации) или отдельного лица, составляет его документальный фонд.

Учреждение или лицо, образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Документальный фонд никогда не существует как единое целое и никогда не сохраняется полностью. Только часть составляющих его материалов откладывается в архивах, где они сохраняются в составе архивного фонда.

Архивным фондом учреждения (организации) называют архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе его деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Виды архивных фондов:

  • - архивный фонд учреждения (организации);
  • - объединенный архивный фонд;
  • - архивный фонд личного происхождения.

Для каждого фонда, с учетом его специфики, разрабатывается своя схема систематизации единиц хранения (дел) в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) по одному или нескольким следующим признакам:

  • • структурному (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
  • • хронологическому (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
  • • функциональному, отраслевому, тематическому, предметновопросному (с учетом функций организации, тем или вопросов, которые касаются единиц хранения);
  • • номинальному (по делопроизводственной форме- видам и разновидностям документов);
  • • корреспондентскому (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
  • • географическому (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
  • • авторскому (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности двух или более организаций (учреждений, предприятий, отдельных лиц), имеющих между собой исторические и (или) логически обусловленные связи:

  • • однородность целевого назначения, например «Нотариальные конторы Аткарского, Камышинского и Царицынского уездов (1816— 1910 гт.)» (ГАВО. Ф. 188, 492 ед. хр.);
  • • подчиненность, например «Волгоградский городской Совет народных депутатов и его исполнительный комитет (горисполком) (1917— 1993 гг.)» (ГАВО. Ф.Р-71, 5 оп., 5321 ед. хр.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

Архивным фондом личного происхождения (семьи, рода) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода, и состоит из архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации. Например:

Фонд лица:

Александр III. 1854-1894 (ГАРФ. Ф. 677, 2 оп., 1333 ед. хр., 1845-1896).

Фонд семьи:

Ивашевы (ГАРФ. Ф. 1714, 1 оп., 75 ед.хр., 1827-1892):

Ивашев В.П., декабрист, член «Южного общества» (1797-1840);

Ивашева К.П. (урожденная Ле-Дантю), жена В.П. Ивашева (1808— 1839).

Фонд рода:

Бакунины (ГАРФ. Ф. 825, 1 оп., 1530 ед. хр., 1728-1987):

Бакунин М.В., вице-президент Камер-коллегии (1730-1803);

Бакунин Н.Н., Санкт-Петербурга гражданский губернатор, сенатор (1764-1837);

Бакунин А.М., предводитель дворянства Новоторжского уезда Тверской губернии (1768-1854);

Бакунин М.А., идеолог анархизма, участник революционного движения в России (1814-1876) и др.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина- по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы), помещаются вначале.

К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности различных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому или др.). Например: Коллекция архивных документов деятелей культуры и искусства Саратовского Поволжья (1910-1971 гг.), хранящаяся в Государственном архиве Саратовской области, коллекции документальных материалов местных органов контрреволюционных правительств или воспоминаний участников Великой Отечественной войны, хранящиеся в Государственном архиве Волгоградской области, и т. п.

Существует еще и нефондовая организация документов - это организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам-фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности.

Фотодокументы систематизируются по видам - негативам различной цветности и размера; слайдам (депозитивам) различной цветности; позитивам, фотоотпечаткам; фотоальбомам; диафильмам.

Фонодокументы систематизируются по видам записей звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная и т. п.

Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты; внутри видов - по форматам закрепления информации и далее - по характеру зафиксированной информации).

За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).

Единица хранения (дело) - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, имеющих самостоятельный архивный номер и заголовок, излагающий в сжатой форме суть его содержания.

Информационными характеристиками дела, выносимыми на его обложку, являются следующие:

  • • название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
  • • наименование структурной части (отдела), где дело было сформировано;
  • • заголовок дела (раскрывает состав и содержание его документов);
  • • аннотация (составляемая к наиболее ценным документам, содержание и особенности которых не охватываются заголовком дела);
  • • крайние даты документов дела (даты заведения и окончания дела в делопроизводстве);
  • • количество листов в деле;
  • • сроки хранения дела;
  • • архивный шифр - условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

В процессе описания документов личного происхождения фиксируются следующие информационные характеристики:

  • • фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;
  • • заголовок дела;
  • • крайние даты документов дела;
  • • количество листов;
  • • сроки хранения;
  • • архивный шифр.

Государственный архив Волгоградской области Ф. № 6056 Оп. № 5

Ед. хр. № 3574

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное общеобразовательное учреждение высшего профессионального образования

«Волгоградский государственный педагогический университет»

Деканат исторического факультета

Арх. № 3574

Протоколы № 1-15 заседания Совета исторического факультета за 2006-2007 учебный год.

  • 12 сентября 2006
  • 30 мая 2007

На 25 листах Хр. постоянно

Обычно дело открывается начальным, «инициативным» документом и заканчивается документом, завершающим делопроизводство по данному вопросу. Документы в деле располагаются в хронологической последовательности. Начальная и конечные даты дела называются его крайними датами. Дела нумеруются полистно в верхнем правом углу. При этом номер на оборотной стороне листа, как правило, не ставится, а подразумевается как, например, лист 1 оборот. На особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле.

Источники

  • 1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ Р-51141-98). М, 1998.
  • 2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.
  • 3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. №125 -ФЗ// Собрание законодательства Российской Федерации. № 43. Официальное издание. № 4169.
  • 4. Указ Президента Российской Федерации от 04.04.2016 № 151 «О Федеральном архивном агентстве». URL: http://archives.ru/documents/ decree.shtml.

Научная литература к теме 1.2

  • 1. Артизов А.Н. Передача государственных полномочий в сфере архивного дела // Отечественные архивы. 2008. № 6. С. 23-29.
  • 2. Гусакова З.Е., Майорова А.С. Целостность архивных фондов должна быть гарантирована // Отечественные архивы. 2006. № 2. С. 32-39.
  • 3. Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2004. № 1. С. 25-30.
  • 4. Иноземцева З.П. Сохраним ли историю современных общественных движений // Отечественные архивы. 1997. № 3. С. 44-48.
  • 5. Козлов В.П. Вопросы деятельности архивных учреждений в условиях экономического кризиса// Отечественные архивы. 2009. № 4. С. 3-10.
  • 6. Мясников В.С. Современные проблемы архивного дела в российской Федерации и задачи Российского общества историков-архивистов // Вестник архивиста. 2007. № 4 (100). С. 14-29.
  • 7. Тюнеев В.А. Архивный фонд России: реальность и абстракция// Вестник архивиста. 2001. № 4-5 (64-65). С. 303-306.
  • 8. Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, использование // Отечественные архивы. 1998. № 5. С. 3-10.
  • 9. Шабанова Т. Е. История и практика формирования документов Архивного фонда РФ // Отечественные архивы. 2005. № 2. С. 28-35.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >