Составление и оформление документов по личному составу

Составление и оформление заявлений

Заявление — документ, содержащий просьбу о чем-либо.

В организациях могут составляться заявления по самым разным вопросам: о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении с работы, о предоставлении отпуска, замене неиспользованной части трудового отпуска денежной компенсацией, об оказании материальной помощи и др.

Необходимо отличать заявления, создаваемые по вопросам оформления и закрепления трудовых отношений работниками организаций, от заявлений — обращений граждан и юридических лиц. Согласно Закону Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. «Об обращениях граждан и юридических лиц» «заявление — ходатайство о содействии в реализации прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, не связанное с их нарушением, а также сообщение о нарушении актов законодательства, недостатках в работе государственных органов, иных организаций (должностных лиц)» [38]. Организация работы с заявлениями, относящимися к категории обращений граждан и юридических лиц, регулируется специальными актами законодательства.

Наиболее распространенными заявлениями, составляемыми в организациях, являются заявления о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении с работы, о предоставлении отпуска (прил. 4.1, 4.2, 4.3, 4.4). Указанные документы относятся к системе организационно-распорядительной документации и оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004.

Заявления о приеме на работу, переводе, увольнении составляются на стандартном листе бумаги формата А4 или тра фаретном бланке. При подготовке заявления оформляются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, в котором составляется документ (автор заявления), название вида документа, адресат, дата, индекс, текст, подпись, визы, резолюция.

Заявление может быть написано от руки либо создано с помощью технических средств, однако независимо от способа документирования требования к оформлению реквизитов и их расположению на документе остаются неизменными.

Наименование структурного подразделения в заявлении оформляется в левом верхнем углу. Ниже указываются название вида документа прописными буквами («ЗАЯВЛЕНИЕ»), дата (проставляется работником собственноручно при подписании заявления) и регистрационный индекс.

Особенностью данного вида документа является отсутствие в нем заголовка, отражающего краткое содержание документа. Это обусловлено положениями СТБ 6.38-2004 и Инструкцией по делопроизводству, которые допускают не указывать заголовок на документах, объем текста которых не превышает 5—7 строк. Не указывается в заявлении также место составления документа — реквизита, обязательного во всех остальных организационно-распорядительных документах.

Заявление адресуется на имя руководителя организации. В адресате указываются должность руководителя, включая наименование организации, его фамилия и инициалы в дательном падеже.

Тексты заявлений о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении с работы, предоставлении отпуска унифицированы, а сами формы этих документов включены в УСОРД, который является методическим документом, поэтому содержание текста в указанных формах заявлений может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области. Например, в вузах может использоваться трафаретная форма заявления о приеме на работу, в которой будут отражены условия приема (штатное совместительство, почасовая оплата и др.), объем учебной нагрузки и др.; при заключении срочного трудового договора или контракта в заявлении может быть указан соответствующий срок и т. д. Неизменными во всех случаях останутся состав реквизитов, правила их оформления и месторасположение на документе, что определено требованиями Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004.

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи.

Формуляр заявления о приеме на работу несколько отличается от формуляров заявлений о переводе, увольнении, предоставлении отпуска. Так как заявление о приеме на работу составляется лицом, не являющимся работником организации, сведения об авторе в нем помещаются ниже реквизита «Адресат», а в подписи наименование должности не указывается.

Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами. После этого заявление подается на рассмотрение руководителю организации либо уполномоченному им должностному лицу.

Руководитель принимает решение по вопросу, содержащемуся в заявлении. Принятое решение отражается в резолюции. С резолюцией руководителя заявление направляется исполнителю для исполнения.

Составление и оформление автобиографии

Автобиография — документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности автора в хронологическом порядке (прил. 4.5).

Автобиография составляется в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В ней отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках.

Автобиография может быть написана от руки либо напечатана с помощью технических средств (пишущей машинки, компьютера). Исключение составляют автобиографии, составляемые при оформлении граждан на допуск к государственным секретам Республики Беларусь. Согласно Положению о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2004 г. № 400, при оформлении на допуск автобиография в Обязательном ПОРЯДКА оформляется автором от руки, состав сведений, отражаемых в этом документе, отличается от указанного выше. Эти особенности определяются спецификой работ в области защиты государственных секретов.

Автобиография должна быть подписана работником и датирована. Дата проставляется при подписании.

Автобиография, как правило, включается в состав личного дела, которое ведется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Составление и оформление представления

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, переводе или поощрении личного состава (прил. 4.6, 4.7).

Представление готовится, как правило, руководителем структурного подразделения (начальником отдела, управления, цеха и т. п.) и подается на имя руководителя организации. Оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Форма представления о поощрении установлена УСОРД и имеет следующую структуру: фамилия, имя, отчество работника (указываются в именительном падеже); наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория); наименование структурного подразделения; стаж работы в организации; оценка производственной деятельности; мотив поощрения; основание для поощрения; вид поощрения.

Отдельная форма УСОРД установлена для представления о переводе (перемещении) на другую работу: фамилия, имя, отчество работника (указываются в именительном падеже); наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория); наименование структурного подразделения; стаж работы в организации; оценка производственной деятельности; повышение профессионального уровня; основание для перевода; наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), на которую предлагается перевести (переместить) работника; название структурного подразделения, в которое он переводится (перемещается); вид перевода.

Составление и оформление докладной записки

Докладная записка — это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки по личному составу могут иметь самое различное функциональное назначение. Наиболее распространенными разновидностями являются документы о поощрении и нарушении трудовой дисциплины. К подготовке и оформлению докладных записок по личному составу предъявляются те же требования, что и к докладным запискам по основной деятельности.

Структура текста докладной записки о поощрении унифицирована и включена в УСОРД. Ее текст состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса и обосновывается целесообразность поощрения работника (мотив поощрения), во второй — излагаются предложения о форме и условиях поощрения: вид поощрения; фамилия, имя, отчество работника; наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория); наименование структурного подразделения (прил. 4.8).

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, допустивший дисциплинарный проступок (прил. 4.9). Согласно УСОРД она имеет следующую структуру текста: фамилия, имя, отчество нарушителя; наи менование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория) нарушителя; наименование структурного подразделения, в котором работает нарушитель; дата нарушения; вид нарушения; наличие письменного объяснения причин нарушения; мнение о дисциплинарном взыскании.

Составление и оформление объяснительной записки

Объяснительная записка — справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки составляются как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу.

Наиболее распространенной разновидностью является объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (прил. 4.10). Она оформляется в одном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4. Формуляр объяснительной записки аналогичен формуляру докладной записки. Текст излагается от первого лица. УСОРД установлена следующая структура текста объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины: дата нарушения; вид нарушения; изложение обстоятельств и причин нарушения.

Объяснительная записка подписывается составившим ее работником с проставлением даты, регистрируется службой ДОУ в журнале регистрации внутренних документов (если такой журнал отсутствует — в журнале регистрации исходящих документов) и передается руководителю структурного подразделения, в котором работает автор записки.

С учетом изложенных обстоятельств руководителем структурного подразделения составляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины и с приложением объяснительной записки представляется руководителю организации для принятия решения.

Составление и оформление характеристики

Характеристика — официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника.

Характеристика оформляется в произвольной форме на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке. В ней отражаются следующие сведения: название вида документа («ХАРАКТЕРИСТИКА»); имя, отчество, фамилия характеризуемого; текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Характеристики делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя характеристика представляется руководителю организации, в которой трудится работник, либо ее коллегиальному органу (аттестационной комиссии, комиссии по присвоению классов, конкурсной комиссии и т. п.). Она подписывается непосредственным руководителем характеризуемого работника - руководителем структурного подразделения. В свою очередь, характеристика на руководителя структурного подразделения подписывается руководителем организации либо его заместителем, курирующим соответствующее направление деятельности (структурное подразделение). При подписании характеристики проставляется дата.

Наиболее распространенная разновидность внутренних характеристик — аттестационная характеристика. Оформление аттестационной характеристики имеет свои особенности. Особенностью аттестационной характеристики является то, что законодательство предусматривает выражение согласия или несогласия работника, на которого она составлена, с ее содержанием.

Внешняя характеристика представляется в вышестоящий орган либо иную стороннюю организацию (прил. 4.11). Внешними являются также характеристики, поступившие в организацию извне, то есть от сторонних организаций. Внешние характеристики могут составляться, например, при представлении работника к назначению на вышестоящую должность, поступлении работника на обучение в аспирантуру, рассмотрении дела в суде и др. Внешняя характеристика во всех случаях подписывается руководителем организации с указанием даты и дополнительно заверяется печатью организации (при наличии — гербовой печатью).

Составление и оформление приказов по личному составу

Приказы по личному составу издаются в целях регулирования трудовых отношений между нанимателем и работником в соответствии с законодательством о труде. К ним относятся приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, об увольнении, о продлении и перезаключении контрактов, поощрении, премировании, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания, присвоении разряда, квалификационной категории, класса, об изменении фамилии и др.

Все записи в приказах по личному составу должны формулироваться в строгом соответствии с нормами Трудового кодекса Республики Беларусь. Кроме Трудового кодекса необходимо учитывать требования других нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения. Так, при приеме на работу государственных служащих согласно Закону Республики Беларусь от 14 июня 2003 г. «О государственной службе в Республике Беларусь» должен издаваться приказ не о приеме на работу, а о назначении на должность. Текст приказа также имеет свои особенности (в качестве распорядительного слова пишется не «ПРИНЯТЬ», а «НАЗНАЧИТЬ»).

Приказы по личному составу готовятся на общем бланке формата А4 или специальном бланке для приказа. Состав реквизитов, применяемых при оформлении приказов по личному составу, идентичен составу реквизитов приказа по основной деятельности.

Заголовок приказа выражается с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже, например: О приеме на работу; О переводе на другую работу; О премировании; О командировании; О предоставлении отпуска; Об объявлении замечания.

Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы, например: О приеме на работу Линника П.П. Если приказ касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не указываются.

Текст приказа по личному составу, как и приказа по основной деятельности, состоит из двух композиционных частей: констатирующей и распорядительной. Специфика приказов по личному составу: указанные композиционные части располагаются в обратном порядке, то есть вначале идет распорядительная часть, а затем, в конце текста, — основание для издания приказа. Вместе с тем в некоторых сложных приказах (то есть состоящих из нескольких пунктов) факты, послужившие основанием для издания приказа, могут указываться в начале текста приказа.

Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗАКЛЮЧИТЬ», «ПРОДЛИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т. п. После распорядительного слова с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами (кроме заглавных) — имя, отчество и остальной текст приказа.

Согласно УСОРД текст приказа о приеме на работу имеет следующую структуру (прил. 4.12):

  • - фамилия, имя, отчество принимаемого на работу (в родительном падеже);
  • - наименование должности (профессии), на которую принимается работник, квалификационный разряд (класс, категория). Например: на должность младшего научного сотрудника; токарем 5-го разряда;
  • - наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник;
  • - дата приема (без предлога «с», например: 01.08.2013);
  • - вид приема (указываются особенности приема на работу, получившие отражение в трудовом договоре (контракте), например: с предварительным испытанием; по контракту и др.);
  • - тарифная ставка или оклад (указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа (например, сокладом 1 495 000 рублей в месяц), или делается отсылка к штатному расписанию (согласно штатному расписанию); последняя формулировка предпочтительна, так как избавляет от необходимости издавать отдельные приказы в случае изменения тарифной ставки или оклада.

Текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу (прил. 4.13) имеет следующую структуру:

  • - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже);
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в которое переводится (перемещается) работник;
  • - дата перевода (перемещения) (без предлога «с»);
  • - вид перевода (оформляется так же, как в приказах о приеме на работу);
  • - тарифная ставка (оклад) (оформляется так же, как в приказах о приеме на работу);
  • - причина перевода (перемещения) (указывается при необходимости с использованием слов «в связи»).

Текст приказа о заключении нового трудового договора (контракта) (прил. 4.14) имеет следующую структуру:

  • - фамилия, имя, отчество работника, с которым заключается новый трудовой договор (контракт) (в творительном падеже);
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения;
  • - срок, на который заключается новый трудовой договор или контракт, например: на два года; на неопределенный срок;
  • - даты начала и окончания действия трудового договора или контракта (с предлогами «с» и «по»).

Текст приказа о переводе работника на контрактную форму найма (прил. 4.15) имеет следующую структуру:

- причина перевода (указывается с использованием слов «в связи»);

  • - фамилия, имя, отчество работника, который переводится на контрактную форму найма (в родительном падеже);
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения;
  • - срок, на который заключается контракт, например: на один год, на пять лет;
  • - даты начала и окончания действия контракта (с предлогами «с» и «по»).

Текст приказа о продлении трудового договора (контракта) (прил. 4.16) имеет следующую структуру:

  • - фамилия, имя, отчество работника, с которым продлевается трудовой договор или контракт (в творительном падеже с предлогом «с»);
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения;
  • - срок, на который продлевается трудовой договор или контракт, например: на неопределенный срок; на четыре года;
  • - даты начала и окончания действия продлеваемого трудового договора или контракта (с предлогами «с» и «по»).

Текст приказа об увольнении (прил. 4.17) имеет следующую структуру:

  • - фамилия, имя, отчество работника (в винительном падеже);
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения;
  • - дата увольнения (без предлога «с»);
  • - основание увольнения (по соглашению сторон; в связи с истечением срока трудового договора; по собственному желанию и др.);
  • - ссылка на пункт и статью Трудового кодекса, содержащие основание увольнения работника;
  • - причина увольнения (указывается с использованием слов «в связи»);
  • - период, за который использован трудовой отпуск.

Текст приказа о предоставлении отпуска (прил. 4.18) согласно УСОРД имеет следующую структуру:

  • - фамилия, имя, отчество работника (в дательном падеже);
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения;
  • - вид отпуска (трудовой, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет и др.);
  • - количество календарных дней отпуска (с предлогом «на»);
  • - дата начала и окончания отпуска (с предлогами «с» и «по»);
  • - период, за который предоставляется отпуск.

Одним приказом допускается оформлять одного, двух и более работников. Такой приказ называется сложным. Текст сложного приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Фамилии работников, на которых распространяется действие приказа, в заголовке не указываются. Аналогичным образом оформляются сложные приказы о переводе на другую работу, увольнении, предоставлении отпуска и др. (прил. 4.19).

Допускается издавать сложные приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам. Одним приказом может быть оформлен прием, перевод и увольнение нескольких работников. Такой приказ называется сводным (прил. 4.20). В сводном приказе указывается не конкретный, а общий заголовок: «по личному составу».

После каждого пункта приказа по личному составу указывается основание. Например, при приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу, трудовой договор (контракт), направление на работу (для отдельных категорий работников, молодых специалистов). При оформлении других приказов по личному составу основанием могут являться также соответствующие заявления, докладные записки, представления, документы аттестационной комиссии и др. Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа оформляется по одному основанию, то его можно указывать в конце текста.

Слово «Основание» печатается от границы левого поля и остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

Проекты приказов по личному составу подлежат визированию, подписанию и регистрации на тех же основаниях, что и приказы по основной деятельности.

С приказами по личному составу после подписания и регистрации необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются. Отметка об ознакомлении состоит из слов «С приказом ознакомлен(-а, -ы)» (если с приказом знакомятся два и более работника, то после этих слов ставится двоеточие), собственноручной подписи работника (в одну строку) и ниже — даты ознакомления. При подготовке приказов рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой визы в проект документа, а работник после ознакомления с документом лишь расписывается в приказе и проставляет дату.

Особенностью оформления отметки об ознакомлении с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности работника, так как оно указывается в тексте приказа. Отметка об ознакомлении в приказе помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.

Приказы о поощрении и командировании имеют свою специфику. Проекты таких приказов проходят все необходимые стадии подготовки и внутреннего согласования (визирования) и в этом плане не отличаются от других приказов по личному составу. Вместе с тем структура их текстов может варьироваться в зависимости от мотива поощрения или цели командировки, а также количества работников, поощряемых или командируемых. Указание на мотив поощрения или цель командировки является одной из особенностей текстов этих видов приказов.

Согласно ст. 196 Трудового кодекса Республики Беларусь к работникам могут применяться виды поощрений, предусмотренные коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. Традиционными видами поощрений являются: объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, занесение в книгу почета или на доску почета. В качестве поощрения может применяться и повышение работника в должности.

Формулировки мотивов поощрения, применяемые в приказах, могут быть самыми разнообразными в зависимости от конкретной ситуации, например: за перевыполнение плановых заданий; длительную и добросовестную работу; успешную подготовку и проведение мероприятий и т. п.

Если работники поощряются по одному мотиву, его формулировка выносится в констатирующую часть. Аналогичным образом оформляется приказ о поощрении одного работника.

Распорядительным словом в приказе выступает вид поощрения («ПРЕМИРОВАТЬ», «НАГРАДИТЬ» и др.).

Текст распорядительной части приказа для одного мотива поощрения (прил. 4.21) согласно УСОРД имеет следующую структуру:

  • - мотив поощрения;
  • - фамилия, имя, отчество — указываются в винительном падеже при премировании и награждении, в дательном — при объявлении благодарности;
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения.

Как правило, завершает текст распорядительной части приказа содержание поощрения, например:

ПРЕМИРОВАТЬ - в размере должностного оклада; в размере 500 000 рублей; в размере 50 % должностного оклада и т. п.;

НАГРАДИТЬ - ценным подарком, Почетной грамотой Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и т. п.

Если работники поощряются по разным мотивам, то констатирующая часть (мотив поощрения) включается в состав распорядительной и указывается в конце каждого пункта приказа (прил. 4.22).

Текст распорядительной части приказа для разных мотивов поощрения согласно УСОРД имеет следующую структуру:

  • - фамилия, имя, отчество — указываются в винительном падеже;
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения;
  • - мотив поощрения.

Приказ о поощрении может предусматривать и разные виды поощрения (премирование, награждение, объявление благодарности и др.). В этом случае каждый вид поощрения будет отражен в приказе соответствующим распорядительным словом («ПРЕМИРОВАТЬ», «НАГРАДИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ» и др.), а мотив поощрения включается в распорядительную часть (прил. 4.23).

Указание в приказе мотива поощрения не исключает оформления такого элемента, как «Основание». Основанием для издания приказов о поощрении являются, как правило, докладные записки и представления. Представления о поощрении обычно готовятся в случае награждения работника или повышения его в должности, докладные записки — при объявлении благодарности и премировании.

Требования к составлению и оформлению приказов о командировании во многом сходны с теми, которые предъявляются к приказам о поощрении.

Текст распорядительной части приказа о командировании согласно УСОРД имеет следующую структуру:

  • - фамилия, имя, отчество — указываются в винительном падеже;
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения;
  • - место командировки;
  • - срок командировки (указывается количество календарных дней с предлогом «на»);
  • - даты убытия в командировку и прибытия из командировки (с предлогами «с» и «по»);
  • - цель командировки.

Цель командировки может быть включена в состав распорядительной части приказа либо вынесена в констатирующую часть. Первый вариант оформления приказа (прил. 4.24) наиболее удобен при командировании одного или нескольких работников с разной целью (в разные пункты назначения).

Если работники командируются в один и тот же пункт с одной целью, то цель командировки рекомендуется выносить в констатирующую часть приказа (прил. 4.25).

Основанием для издания приказа о командировании является, как правило, докладная записка на имя руководителя. В ней обосновывается необходимость командировки, ее продолжительность, сроки и др. При направлении работника в зарубежную командировку к докладной записке должны быть приложены задание на командировку, расчет финансовых средств, а также при необходимости — список членов группы, в составе которой должностное лицо направляется.

Приказы о наложении дисциплинарных взысканий. Нарушением трудовой дисциплины (дисциплинарным проступком) является противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником его трудовых обязанностей. За допущенные нарушения трудовой дисциплины работники могут быть привлечены к ответственности, которая заключается в применении к нарушителям дисциплинарных взысканий. В соответствии со ст. 198 Трудового кодекса Республики Беларусь за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение. К отдельным категориям работников (например, государственным служащим) могут применяться и другие меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные соответствующими нормативными актами.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит руководителю организации. При этом должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске. Днем обнаружения проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен по службе, независимо от того, наделено ли оно правом применения дисциплинарных взысканий. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Нельзя, например, за один и тот же проступок объявить работнику выговор и одновременно уволить его с работы.

До применения дисциплинарного взыскания от работника должно быть затребовано письменное объяснение. Оно оформляется в виде объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины, которая адресуется руководителю организации. Отказ работника давать объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник, подвергнутый взысканию, на основании объяснительной записки о нарушении составляет докладную записку о нарушении трудовой дисциплины, подписывает ее и с приложением объяснительной записки представляет руководителю организации. По результатам рассмотрения представленных документов руководитель организации оформляет резолюцию на докладной записке (при ее отсутствии — на объяснительной записке) с указанием исполнителя, характера и срока исполнения. Объяснительная и докладная записки с резолюцией руководителя являются основанием для подготовки приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

Проект приказа готовится на общем бланке, визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения, в ко тором трудится работник, подвергнутый взысканию, заместителем руководителя организации, курирующим работу данного подразделения, юридической службой (юрисконсультом).

После подписания руководителем организации приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов объявляется в пятидневный срок работнику под расписку. Работник, допустивший нарушение дисциплины, ознакомившись с мерой взыскания, ставит подпись на первом экземпляре приказа. Работник, не ознакомленный с приказом, считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Отказ работника от ознакомления с приказом не имеет юридического значения, не влияет на применение объявленного взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

УСОРД установлена следующая структура текста приказа о наложении дисциплинарного взыскания для одного вида нарушения (применяется к одному работнику или работникам, совершившим одинаковое нарушение):

  • - вид нарушения;
  • - дата нарушения;
  • - наименование взыскания;
  • - фамилия, имя, отчество нарушителя — в дательном падеже;
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения, в котором работает нарушитель.

В этом случае вид нарушения и дата нарушения выносятся в констатирующую часть (прил. 4.26).

Одним приказом можно оформить взыскания, налагаемые на двух и более работников, в том числе совершивших разные дисциплинарные проступки (разные виды нарушения). Согласно УСОРД такой приказ имеет следующую структуру:

  • - наименование взыскания;
  • - фамилия, имя, отчество нарушителя;
  • - наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория);
  • - наименование структурного подразделения, в котором работает нарушитель;
  • - вид нарушения;
  • - дата нарушения.

В этом случае вид и дата нарушения включаются в распорядительную часть приказа (прил. 4.27).

Одним приказом можно оформить разные виды налагаемых взысканий на работников. Структура текста такого приказа УСОРД не установлена, поэтому при его подготовке следует руководствоваться общими требованиями, предъявляемыми к оформлению приказов по личному составу (прил. 4.28).

Независимо от применения мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, увольнение) к работникам, совершившим дисциплинарный проступок, могут применяться также дополнительные меры наказания, такие как лишение премии, изменение времени предоставления трудового отпуска и др. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением и другими локальными нормативными правовыми актами. Дополнительные меры к взысканиям также должны быть закреплены в приказе (прил. 4.29).

Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовые книжки работников не записываются, в личные дела не заносятся. Это правило не распространяется на случаи увольнения за нарушение трудовой дисциплины, так как по действующему законодательству причина увольнения, заносимая в трудовую книжку, должна записываться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и ссылкой на статью Трудового кодекса Республики Беларусь.

Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, он считается не подвергавшимся дисциплинарному взысканию. При этом дисциплинарное взыскание погашается автоматически, без издания соответствующего приказа. При наличии новых нарушений действие первоначального взыскания сохраняет свою силу.

Дисциплинарное взыскание может быть снято досрочно до истечения года как по инициативе руководителя организации, применившего взыскание, так и по ходатайству непо средственного руководителя, профсоюза или иного представительного органа (представителя) работников, а также по просьбе работника. Досрочное снятие дисциплинарного взыскания оформляется приказом руководителя организации.

Изготовление копий документов по личному составу

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Количество экземпляров, в которых изготавливаются документы по личному составу, определяется самой организацией исходя из необходимости обеспечения выполнения функций и задач, стоящих перед структурными подразделениями.

Наиболее распространены в организациях копии приказов по личному составу. Как правило, при подготовке приказа создаются умноженные экземпляры. Первый экземпляр приказа, оформленный на бланке, после подписания становится подлинником и помещается в дело согласно номенклатуре дел организации. Другие экземпляры, оформленные на чистых листах бумаги формата А4, после заверения становятся копиями и направляются заинтересованным структурным подразделениям (в отдел кадров, бухгалтерию, отдел труда и заработной платы и др.).

Копии некоторых приказов по личному составу подлежат включению в состав личных дел. Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в состав личных дел включаются копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении с работы, о награждении, об изменении фамилии, о присвоении класса, квалификационной категории, разряда, звания и т. п. В личное дело допускается включать как факсимильные копии указанных документов (ксерокопии), так и выписки из них. Как правило, выписки готовятся из сложных приказов по личному составу, состоящих из большого количества пунктов (прил. 4.30).

Требования к подготовке, оформлению и заверению копий документов по личному составу соответствуют общеустановленным правилам.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >