ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Общие требования к составлению и оформлению документов. Используемые размеры бумаг и их форматы. Размеры полей документов

РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ ДОКУМЕНТОВ

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации управленческих действий на бумаге или других носителях по установленным правилам.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование), утверждение.

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, в положениях о структурных подразделениях организаций, должностных инструкциях и иных правовых актах.

При подготовке и оформлении документа необходимо соблюдать правила, обеспечивающие его юридическую силу, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документа с помощью средств вычислительной техники.

Согласно Инструкции по делопроизводству [20] документы должны оформляться на бланках и иметь комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный СТБ 6.38-2004. Лишь отдельные документы (например, внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. Без бланка оформляются также совместные документы, создаваемые от имени двух и более организаций.

Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению, включая состав и расположение реквизитов, нумерацию страниц и др.

Для создания управленческих документов используются листы бумаги, размеры которых устанавливает ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» [9]. Этот стандарт соответствует международному стандарту ИСО 216:1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В».

Система форматов бумаги построена таким образом, что каждый последующий формат получается делением предыдущего на две равные части (параллельно меньшей стороне листа).

Буквы А и В указывают ряд форматов, а цифра — число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату АО, деленному на четыре части. Основным является ряд форматов А, вспомогательным (промежуточным) - ряд В.

Таблица 1

Потребительские форматы

Ряд А

Ряд В

Обозначение

Размер листа, мм

Обозначение

Размер листа, мм

АО

841 х 1189

ВО

1000 х 1414

А1

594 х 841

В1

707 х ЮОО

А2

420 х 594

В2

500 707

АЗ

297 х 420

вз

353 х 500

А4

210 х 297

В4

250 х 353

А5

148 х 210

В5

176 х 250

А6

105 х 148

В6

125 х 250

А7

74 х 105

В7

88 х125

А8

52 х 74

В8

62 х 88

А9

37 х 52

В9

44 х 62

А10

26 х 37

В10

31 х 44

При создании управленческой документации используется бумага форматов АЗ, А4, А5 и А6. Основным форматом офи циальных документов является А4. Для небольших по объему документов используется формат А5, для больших таблиц, карт или диаграмм - АЗ, для почтовых открыток и почтовых карточек — А6.

При оформлении документов должны соблюдаться установленные размеры полей. Согласно Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 в организационно-распорядительной документации левое поле — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. При подготовке таблиц с использованием технических средств допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается).

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >