Дипломатический этикет. Дипломатический протокол

Дипломатический этикет — это проявление хороших манер в отношениях между должностными лицами, политическими и общественными деятелями, представляющими свое государство.

Некоторые области этикета, в основном служебного характера, принято именовать протоколом. Особо выделяется дипломатический протокол, или протокол проведения международных совещаний и конференций, облегчающий международное общение.

Дипломатический протокол — совокупность общепринятых в международной практике правил этикета, почтительности и уважения, соблюдаемых в международных отношениях. Нарушение международной вежливости, особенно преднамеренное, рассматривается как нанесение ущерба престижу и авторитету государства.

Дипломатический протокол и этикет стали синонимом строгого соблюдения всех норм и правил, не только межгосударственного, но и повседневного общения.

Неукоснительное соблюдение норм этикета подчеркивает уважение к другой стране. За многие годы в дипломатической практике сложился своего рода “язык” дипломатического этикета со своими терминами и понятиями. Недопустимо игнорировать эти правила. “Пропущенные” жесты вежливости или комплименты равнозначны умышленному проявлению неуважения.

Многие из норм и правил дипломатических протоколов постепенно перешли в практику делового этикета. В основе норм дипломатического этикета и протокола лежит принцип, по которому за каждым дипломатом стоит представляемое им государство. Все государства суверенны и пользуются в практике международного общения равными правами и привилегиями.

Большое значение в дипломатической практике имеет принцип взаимности. Строгие нормы дипломатического этикета предписывают соблюдение правил обязательности ответа (на письмо, ноту, присланную визитную карточку, на визит вежливости или поздравление), необходимость присутствия в официальной переписке (ноты, письма) вступительного (в начале письма или ноты) и заключительного (в конце комплимента).

В дипломатической практике имеет большое значение соблюдение принципа старшинства, который зависит не от значимости представляемой страны, а от ранга представителя и даты его аккредитации. В основе дипломатического этикета лежит строгое соблюдение обычаев и правил страны пребывания, ее законодательства и установленных порядков. Таким образом, дипломатический этикет лишь дополняет правила общегражданского этикета, которые в полной мере распространяются на всех дипломатов.

Организационная поддержка. Четкие и грамотные решения по организации деталей позволяют ответственным событиям проходить на высоком уровне. Предоставленный транспорт, помещения, гостиницы, оформление, техническое обеспечение и другие составляющие должны быть продуманы и точно организованы.

Перечень организационных решений для эффективного исполнения мероприятий:

  • — подбор места для проведения мероприятия;
  • — гостиничное бронирование;
  • — транспортное обслуживание (автомобили представительского, бизнес— и эконом-класса, микроавтобусы, автобусы);
  • — организация встреч (проводов) на вокзале и в аэропорту;
  • — работа с ресторанами или кейтеринговыми компаниями (кейтеринг — выездное банкетное обслуживание);
  • — определение меню с учетом предпочтений гостей;
  • — оформление помещений для проведения мероприятий;
  • — оформление приглашений;
  • — рассылка приглашений и обработка ответов для списка гостей;
  • — составление схемы рассадки в соответствии с протокольным старшинством;
  • — консультации по оформлению кувертных карточек (карточка с именем и фамилией лица, приглашенного на официальный прием, банкет, устанавливается рядом со столовым прибором приглашенного);
  • — протокольная поддержка руководителей;
  • — предоставление координаторов и модераторов;
  • —- техническое обеспечение;
  • — обеспечение музыкального сопровождения;
  • — организация экскурсионной программы;
  • — организация концертной программы;
  • — организация проведения видео— и фотосъемки мероприятий;
  • — PR-сопровождение (работа со СМИ);
  • —- изготовление фирменной продукции;
  • — подбор или изготовление памятных подарков, сувениров.

Встреча и прием гостей включают:

  • — составление и согласование плана и райдера пребывания гостей (райдер — бытовые условия пребывания делегации: уровень гостиницы, предпочтения в питании, класс автомобиля, организация свободного времени и др.);
  • —- составление общей схемы приема;
  • — встречу/проводы на вокзалах и в аэропортах;
  • — размещение в гостинице, апартаментах,
  • — организацию деловой части программы (переговоры, семинары, конференции);
  • —- протокольное сопровождение;
  • —- устный перевод, включая синхронный;
  • — организацию питания;
  • — культурную программу.

Организационно-техническая работа по приему иностранных граждан и иностранных делегаций начинается с того, что составляется программа пребывания. Согласовываются место, время приема иностранной делегации и список участников переговоров с руководством Администрации области. Назначается ответственное лицо для встречи, сопровождения, проводов иностранной делегации или официальных лиц. Составляется и утверждается смета расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и официальных лиц в соответствии с нормами, установленными Министерством финансов РФ. Реализуются мероприятия, связанные с предотвращением утечки информации с используемых в подразделении средств электронно-вычислительной техники в период приема иностранных делегаций. Все технические средства, на которых обрабатываются закрытые сведения, прекращают свою работу на период пребывания в здании Администрации области иностранных гостей.

Структурные подразделения, по линии которых прибыли иностранные делегации и официальные лица, совместно с УВД контролируют соблюдение ими режима проживания и передвижения в пределах области в соответствии с утвержденной программой пребывания, а также принимают меры обеспечения безопасности делегации. Объем и характер информации, предназначенной для использования при приеме иностранной делегации, определяются соответствующим должностным лицом в строгом соответствии с целями приема и действующим российским законодательством. Ознакомление иностранцев со сведениями, составляющими государственную тайну, и документами, предназначенными для служебного пользования, не допускается.

Вход в здание и выход иностранцев из здания Администрации области осуществляются с сопровождающим лицом из числа сотрудников. Запрещается оставлять иностранцев одних в кабинетах, коридорах, холлах без сопровождающего лица. Ответственность за нарушение этой нормы возлагается на начальника подразделения, принимающего иностранцев.

Начальники отделов, управлений комитетов администрации области о каждой деловой встрече с иностранцами независимо от места проведения встречи составляют отчет в форме протокола переговоров, копии которого в пятидневный срок передают в международный отдел.

В протоколе переговоров отражается следующий перечень сведений: где, когда, с кем проводилась встреча, цель проведения, какую фирму или организацию представляли иностранцы, кто присутствовал с российской стороны, кто — с приглашенной стороны, основное содержание беседы, затронутые ключевые вопросы, достигнутые соглашения, решения и т. д., какая информация, документация получена от иностранцев и передана им.

Старшинство в дипломатическом корпусе. В дипломатической и консульской практике старшинство определяется классом дипломатических и консульских представителей и датой их вступления в должность (например, для послов — датой вручения верительных грамот), а также занимаемой должностью — в соответствии с общепринятыми дипломатическими нормами. Личные дипломатические или служебные ранги и звания при этом не учитываются. Правило старшинства соблюдается при рассаживании членов дипломатического и консульского корпуса, при их участии в иных официальных мероприятиях. При этом исключается какая-либо субъективность и тем самым возможность нанесения вольно или невольно обиды официальному представителю государства.

Протокольная практика различных стран несколько отличается, поэтому в спорных случаях следует обратиться за разъяснениями в Протокольный отдел ведомства иностранных дел.

Представление полномочий. Это особенно важно на любых переговорах, если ваши партнеры еще не знакомы с вами. Такая процедура не только укрепляет доверие к словам собеседника, но и дает возможность четче обозначить предмет предстоящей дискуссии.

В простом случае это может быть письмо-доверенность руководителя, заверяющего, что вам поручено провести переговоры на определенную тему. В таком документе следует упомянуть, что вам доверено подписать (или только согласовать) совместно составленный документ.

Особую роль играет оформление полномочий при межгосударственных отношениях. Так, при выезде на международную конференцию для главы и членов делегации полномочия оформляются на специальном бланке и сдаются перед началом этого форума в комитет по проверке полномочий, учреждаемый на конференции, саммите.

Гостеприимство по отношению к иностранцам. Иностранные гости чувствительны к тому, как их принимают. Они тонко ценят, насколько хозяева, принимающие их у себя, учитывают их вкусы, обычаи, застольные традиции. В то же время иностранцы любят, когда их знакомят с кухней принимающей страны, угощают национальными блюдами. Гости могут остаться голодными, если навязывать несвойственные для их вкусов блюда и приправы.

Вместе с тем многие национальные особенности в наше время сгладились, среди европейцев и североамериканцев распространяется вкус к естественной, особенно полезной пище. Жители разных стран охотно используют классические блюда европейской кухни.

Рассаживание в автомобилях иностранных делегаций. В международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения автомобиля. Машина подается таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место.

Если условия не позволяют подать машину правой дверцей к тротуару, то пассажир, занимающий наиболее почетное место, садится так же, как и все остальные, через левую дверцу. В том случае, если в качестве транспорта используется такси, нарушением этикета считается предложение гостю сесть на переднее место рядом с водителем. В случае с личным автомобилем, когда встречающий, член делегации, сам за рулем, это вполне допустимо. Обязанность открывания дверей перед гостями лежит на мужчине: водителе, переводчике, охраннике и т. д.

Рекомендательное письмо. Если вы даете рекомендации тому, кого знаете лично, то письмо следует напечатать и адресовать конкретному лицу. В рекомендательном письме должны со держаться скрытое одобрение рекомендуемого и подразумеваться просьба обратить внимание на этого человека. Рекомендательное письмо состоит из четырех разделов:

  • — вводного, в котором вы представляетесь адресату и в сжатой форме описываете обстоятельства знакомства с рекомендуемым вами лицом;
  • —- характеристики, в которой приводятся сведения об образовании, уровне подготовки и опыте рекомендуемого, его черты характера и способности;
  • — просьбы ознакомиться с прилагаемым послужным списком (резюме) и краткими анкетными данными, а также назначить рекомендуемому лицу встречу для собеседования;
  • — заключительного раздела, где вы выражаете свою признательность.

Иногда вместо рекомендательного письма используют визитную карточку с пометкой: “Рекомендую вам Сидорова Сергея Александровича”.

Место проведения переговоров. Проводя переговоры на “своей территории”, вы имеете следующие преимущества:

  • — вы можете контролировать ситуацию и оказывать на нее воздействие путем выбора места проведения переговоров: какая будет комната, как ее оформить и т. п. Сфера влияния на представителей противоположной стороны нередко может быть расширена и за счет выбора для них гостиницы (далеко ли она от места проведения переговоров, как участники добираются туда), составления культурной программы;
  • — дома люди чувствуют себя более уверенно, комфортно — помогает обстановка в целом;
  • — по данным исследований, хозяева имеют тенденцию высказываться на переговорах чаще и в итоге добиваются лучших для себя результатов;
  • — при проведении встречи ее участники следуют тем правилам протокола и вежливости, которые приняты в стране ее проведения. Это облегчает процесс общения принимающей стороне. Причем чем больше культурные различия, тем этот фактор является более значимым.

Однако существует ряд факторов, которые осложняют процесс переговоров для принимающей стороны:

  • —- дома вы не можете отложить решение, сославшись на отсутствие информации под рукой;
  • — если гость приехал издалека, у вас может возникнуть ощущение некоего обязательства перед ним.

Кроме “своей территории” или “территории другой стороны” может быть выбрана нейтральная территория встречи. В дипломатической и политической практике она нередко выбирается, когда участники находятся в конфликтных отношениях.

Время проведения переговоров. При определении сроков следует прежде всего исходить из деловой ситуации:

  • — когда вам необходимо данное соглашение;
  • —- когда вы будете готовы к переговорам.

Значимыми могут оказаться и другие параметры. Начинать переговоры лучше с утра. Кроме того, начало встречи в первой половине дня дает вам возможность вместе пообедать и в неформальной обстановке обсудить итоги переговоров или преодолеть сложности, если они возникли.

Если переговоры проходят в течение двух или более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на вечер можно запланировать ужин с гостями, который поможет закрепить достигнутые соглашения.

Если ваши гости приезжают в конце недели, например в пятницу, вы должны организовать культурную программу на выходные дни. Вам будет легче найти общий язык после совместной поездки за город или посещения театра.

В свою очередь и вы, как правило, можете рассчитывать на ответные знаки внимания в ходе дальнейших контактов с этими партнерами.

Подготовка к переговорам. Условно процесс подготовки к переговорам подразделяется на два этапа: организационная подготовка и содержательная подготовка. В зависимости от содержания переговоров определяется необходимость привлечения экспертов. Плохо подготовленные переговоры ведут к осложнениям в их ходе и даже к срыву.

Организационная подготовка предполагает:

  • — определение места и времени встречи;
  • — формирование делегации и назначение ее главы.

Содержательная подготовка включает:

  • — проведение анализа проблемы и диагностики ситуации;
  • — ведение “внутренних переговоров”;
  • — определение переговорной позиции и возможных вариантов решения проблемы;
  • — формулирование предложений и их аргументация;
  • — подготовку инструкций участникам переговоров, а также документов и материалов.

Правила поведения на переговорах. Приходить на переговоры следует в точно назначенное время. Другая сторона может отказаться от проведения переговоров, если вы опоздали. В любом случае это негативно может сказаться на вашем имидже, а также самом ходе переговоров.

Если переговоры проходят на вашей территории, то сотрудник (референт или помощник) встречает гостей у входа.

При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо представиться. Первым представляется глава принимающей делегации, затем — глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников. Здесь также первой должна быть представлена принимающая делегация.

Порядок представлений делегаций — “по убывающей”, т. е. сначала представляют тех, кто занимает более высокое положение. Участники могут обменяться визитными карточками. При большом составе делегаций такой обмен затруднен, поэтому необязателен. В этом случае до начала переговоров каждому участнику вручается список делегаций с указанием полных имен и должностей.

Делегации рассаживаются так, чтобы участники переговоров, занимающие примерно равное положение, были напротив друг друга. Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны. В ходе переговоров ему принадлежит инициатива. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к их окончанию.

На переговорах не принято перебивать выступление партнеров. После выступления можно задать уточняющие вопросы. Если появилась необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, нужно извиниться, а свое высказывание сделать максимально кратким и конкретным.

В ходе переговоров практикуется передача главой делегации слова для выступления другим членам своей делегации, экспертам и советникам.

Во время переговоров могут быть поданы чай или кофе. Другой вариант — объявить перерыв для кофе. Он обычно используется и при достаточно длительных переговорах, а также если нужно обменяться “неофициальными” мнениями, “разрядить атмосферу”, немного отдохнуть.

Делегации могут образовывать экспертные рабочие группы для переработки отдельных проблем. Эти группы из состава входящих в делегации специалистов, как правило, удаляются в отдельную комнату, согласовывают возможное решение или пункт в итоговом документе и доводят результаты работы до сведения глав делегаций.

Принимающая сторона, как правило, следит за тем, чтобы на столе переговоров были ручки или карандаши, блокноты или чистая бумага. Если делегации большие по составу и помещение велико, то необходимо позаботиться о звукоусилении.

Как правило, с иностранцами заранее согласовывается вопрос о рабочем языке переговоров. Если предусматривается синхронный перевод, то следует подумать о рабочем месте для переводчика — специальной кабине. При последовательном переводе переводчик каждой стороны сидит слева от главы всей делегации или сразу за ним и чуть левее.

Технология ведения переговоров. Когда стороны сядут за стол переговоров, начинается переговорный процесс, структурными элементами которого являются:

  • — этапы подачи позиции;
  • — тактические приемы.

Из этих компонентов строится технология ведения переговоров. Не— владение переговорной технологией — неумение правильно выбрать стратегию и тактику, несоблюдение последовательности прохождения переговорных этапов — ведет к ошибкам и даже срыву переговоров. В работе с зарубежными партнерами следует также учитывать национальный стиль ведения переговоров, какие тактические меры для них наиболее характерны.

Типичные ошибки при ведении переговоров. При подготовке и ведении переговоров наблюдаются следующие ошибки:

  • — не уделяется должного внимания подготовке к процессу переговоров. Участники полагают, что на самих переговорах легче будет решить все вопросы. На самом деле, по данным ряда исследований, подготовка к переговорам должна занимать до 80% и даже больше от общего времени, отведенного на переговоры;
  • — за столом переговоров возникают споры внутри делегации, что недопустимо. Если какие-то вопросы остались несогласованными внутри делегации или возникли новые проблемы, следует предложить партнеру сделать перерыв;
  • —- в ходе переговоров участники недостаточно внимания уделяют тому, как конкретно могут быть реализованы их предложения. Обязательно следует решить вопросы возможной реализации этих предложений;
  • — избегайте включать в делегацию тех, кто не обладает достаточным уровнем профессионализма. Это может отрицательно повлиять на ваш имидж;
  • —- нередко завышается количественный состав делегации, что ведет к снижению эффективности работы на переговорах. Старайтесь обойтись “меньшими силами”, но они должны быть высококвалифицированными;
  • — не учитываются особенности делового общения и этикета партнера из другой страны, что ведет к взаимонепониманию на переговорах.

Подготовка конференций. Конференции стали одной из распространенных форм обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями двух или более стран. Конференции проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. На практике выработались правила созыва, подготовки и проведения конференций.

Прежде всего, создается подготовительный (организационный) комитет. Подготовку конференции необходимо начать не позднее чем за полгода до времени ее созыва, вовлекая как можно больше активистов.

При оргкомитете создается рабочая группа, которая ведет все текущие дела, переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются два главным вопроса — кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать.

На общественную конференцию приглашения обычно посылаются за два-три месяца до открытия. Отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет. Мотивы отказа должны указываться в ответе. Ваша неоперативность может быть воспринята как преднамеренное нанесение обиды.

Если в конференции участвуют делегации иностранных государств, то необходимо подготовить программу пребывания. При этом учитываются интересы людей, связанных с профилем их работы, целями поездки и т. д. Программа предварительно согласовывается с гостями. Всякое отступление от программы воспринимается как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства.

Составляя программу, необходимо спланировать ее таким образом, чтобы она носила общепознавательный характер и в то же время позволяла удовлетворить профессиональные интересы ее членов.

Программы международных конференций, как правило, предусматривают осмотр достопримечательностей, посещение промышленных предприятий или научных учреждений, учебных заведений, а также посещение музеев и театров. Во время этих мероприятий делегацию гостей должны сопровождать руководители или представители соответствующих учреждений. Важно, чтобы с первых минут своего пребывания гости почувствовали внимательное, заботливое отношение к себе.

Телеконференции, дискуссионные группы. В них участвует иногда большое количество людей, объединенных какой-либо общей идеей. От этого количества и от пропускной способности телекоммуникационных сетей зависит ваше решение и вид подписки на телеконференцию.

За время существования в интернете телеконференций выработались определенные правила:

  • — администратор конференции устанавливает тему и принципы этой конференции. Если вас что-то из этого не устраивает, обратитесь к администратору и в случае отрицательного решения проблемы отмените подписку и не загружайте телеконференцию гневными письмами — всегда можно найти или организовать другую группу;
  • — прежде чем включиться в активную деятельность в телеконференции, в течение нескольких дней изучите темы, вопросы;
  • — будьте в курсе обсуждаемых вопросов, в своих посланиях не отклоняйтесь от основных обсуждаемых тем;
  • — если вы получаете ответ на ваше письмо, адресованный вам лично, отвечайте так же лично адресату, а не через конференцию;
  • — если ваше письмо, посылаемое в телеконференцию, достаточно велико, предупредите об этом остальных, разместив в поле содержания {Subject} следующую строку: “Внимание! Большое сообщение!”;
  • — при переписке в международных телеконференциях следует учитывать особенности традиций, обычаев и привычек разных стран. Например, дата 09.08.09 в одной стране может быть прочитана как “9 августа 2009 года”, а в другой — как “8 сентября 2009 года”;
  • — не ссылайтесь в своих сообщениях на передачи радио и телевидения, на кино или другие виды массовой культуры. Ваша ссылка может показаться непонятной “собеседникам”. В случае включения такой ссылки сопроводите ее доступным и понятным объяснением;
  • — сохраняйте письмо от администратора телеконференции (группы) с подтверждением подписки, так как в нем обычно указывается, кроме подтверждения подписки, порядок отмены подписки;
  • — многие почтовые программы позволяют отвечать с цитированием автора автоматически. В своем ответе сведите цитирование к минимуму. Ответ не должен содержать полное цитирование письма с вашим кратким замечанием: “Я согласен!”;
  • — в случае вашего отъезда или при предполагаемом отсутствии более семи суток отмените подписку, так как вы не сможете контролировать объем присылаемой вам информации, что вызовет трудности у других пользователей сети;
  • — общайтесь с другими участниками телеконференций в таком же стиле, какой был бы приятен для вас при обращении к вам. 260

Вопросы для самопроверки

  • 1. Объясните, что означает понятие “этикет”.
  • 2. Назовите принципы обучения этикету.
  • 3. Какова специфика этикета государственного и муниципального служащего?
  • 4. Перечислите основные положения дресс-кода.
  • 5. Дайте определение понятиям “дипломатический этикет” и “дипломатический протокол”.
  • 6. Каким образом осуществляется организационная поддержка приема иностранных делегаций?
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >