ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Оформление служебных документов
Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016
- 7.0.97-2016{{ГОСТ Р
- 3.1.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов.
Основные отличия ГОСТ Р 7.0.97-2016 от ГОСТ Р 6.30-2003
Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.
Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1 июля 2018 г. нового государственного стандарта — ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:
- а) иных государственных стандартов;
- б) отраслевых стандартов РФ;
- в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.
Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов в свете требований ГОСТ Р 7.0.97-2016. Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Этот стандарт устанавливает требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов. За последние 15 лет практика документирования ушла далеко вперед: Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов. Правила применения стандарта установлены в ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации”, который говорит о добровольности применения документов по стандартизации. При этом для госор-ганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям. ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения систем электронного документооборота (СЭД). Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в СЭД. Документы на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований: Соотношение реквизитов ГОСТов № ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 7.0.97-2016 01 Государственный герб Российской Федерации Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) 02 Герб субъекта Российской Федерации Эмблема 03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Товарный знак (знак обслуживания) 04 Код организации Код формы документа № ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 7.0.97-2016 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Наименование организации — автора документа 06 Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Наименование структурного подразделения — автора документа 07 Код формы документа Наименование должности лица — автора документа 08 Наименование организации Справочные данные об организации 09 Справочные данные об организации Наименование вида документа 10 Наименование вида документа Дата документа 11 Дата документа Регистрационный номер документа 12 Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место составления (издания) документа 14 Место составления или издания документа Гриф ограничения доступа к документу 15 Адресат Адресат 16 Гриф утверждения документа Гриф утверждения документа 17 Резолюция Заголовок к тексту 18 Заголовок к тексту Текст документа 19 Отметка о контроле Отметка о приложении 20 Текст документа Гриф согласования документа 21 Отметка о наличии приложения Виза 22 Подпись Подпись 23 Гриф согласования документа Отметка об электронной подписи 24 Визы согласования документа Печать 25 Оттиск печати Отметка об исполнителе 26 Отметка о заверении копии Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе Отметка о поступлении документа 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Резолюция 29 Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о контроле ЗО Идентификатор электронной копии документа Отметка о направлении документа в дело Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано: Продолжая оформлять документы в соответствии с ГОСТР 6.30-2003, можно нарушить требования ГОСТР 7.0.97-2016. Необходимо обратить внимание на изменение реквизитов: Появились новые реквизиты: Исключен реквизит “Идентификатор электронной копии документа”. Как было отмечено, ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению. 3.1.2. Требования к реквизитам документов При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в разделе 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов: Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля). Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП). Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018', словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г. 11 — Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. 14 — Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись (“Для служебного пользования”, “Конфиденциально”, “Коммерческая тайна” или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Пример: Коммерческая тайна. Экз. № 2. 15 — Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. Реквизит “Адресат” проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита “Адресат” выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Пример: Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Примеры: При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите “Адресат” указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения. Пример: Федеральное архивное агентство Отдел государственной службы, кадров и наград При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Пример: АО “Профиль” Руководителю договорноправового отдела Фамилия И.О. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение “г-ну” (господину), если адресат мужчина, или “г-же” (госпоже), если адресат женщина. Примеры: При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно: Росархива При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом “Адресат” в скобках указывается: “(по списку)”. Руководителям дочерних обществ АО “Профиль” (по списку) В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. В состав реквизита “Адресат” может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234. Пример: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами). При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Фамилия И.О. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264 При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script
16 — Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения: УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального архивного агентства Подпись И.О. Фамилия Дата При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Примеры: УТВЕРЖДЕН приказом АО “Профиль” от 5 апреля 2018 г. № 82 УТВЕРЖДЕНЫ приказом АО “Профиль” от 6 апреля 2018 г. № 83 При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например: (Положение) УТВЕРЖДЕНО Советом директоров АО “Профиль” (протокол от 12.12.2018 № 12) Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк. 18 — Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа (“приказываю”). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (“коллегия... постановляет”, “собрание... решило”). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (“слушали”, “выступили”, “постановили”, “решили”). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (“отдел осуществляет функции...”, “в состав управления входят...”, “комиссия провела проверку...”). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (“приказываем”, “решили”). В деловых (служебных) письмах используются формы изложения: В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. В деловых (служебных) письмах могут использоваться: — Вступительное обращение: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Губернатор! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа! В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. — Заключительная этикетная фраза: С уважением,... 19 — Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и другим документам). В сопроводительных письмах и других информационносправочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: — если приложение названо в тексте: Приложение: на 2 л. в 1 экз. — если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения: Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз. Приложение: отчет о НИР в 2 экз. — если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2018 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. — если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.): Приложение: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение № 2 к приказу АО “Профиль” от 15.08.2018 № 112. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Пример: Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО приказом АО “Профиль” от 18.05.2018 №67 Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. СОГЛАСОВАНО Директор ВНИИДАД (подпись) И.О. Фамилия Дата Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма. Примеры: Советом директоров АО “Профиль” Руководитель юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. 22 — Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки: Генеральный директор АО “Профиль” Подпись И.О. Фамилия При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается: Подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Директор института Главный бухгалтер Подпись Подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне: Заместитель директора по финансовым вопросам Подпись И.О. Фамилия Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.О. Фамилия В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Председатель комиссии Члены комиссии Подпись Подпись Подпись Подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). И.о. генерального директора Подпись гели: Исполняющий обязанности генерального директора Подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись “за” перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу “Документ подписан электронной подписью”, номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством. Пример: Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Наименование должности органа власти Н.Н. Николаев Сертификат lalllaaaOOOOOOOOOOll владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2022 24 — Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном “МП” (“Место печати”). 25 — Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67,
Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. 26 — Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом “Подпись” и включает: слово “Верно”; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Верно Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия Дата Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (“ Под линник документа находится в ... (наименование организации) в деле № ... за ... год”) и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. 27 — Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа. Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа. 28 — Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Фамилия И.О. Прошу подготовить предложения к 10.11.2018. Подпись Дата В дело № 01-18 за 2018 г. Зав. отделом корпоративных проектов Подпись Дата Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа. 3.1.4. Требования к бланкам служебных документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148). Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности: Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм) ИСО — А ряд ИСО — В ряд ИСО (длинные форматы) Обозначение Формат Обозначение Формат Обозначение Формат АО 841 х Ц89 ВО 1/3 А4 99 х 210 А1 594 х 841 В1 707 х ЮОО 1/4 А4 74 х 210 А2 420 х 594 В2 500 х 707 1/8 А4 13 х 74 АЗ 297 х420 ВЗ 353 х 500 — — ИСО — А ряд ИСО — В ряд ИСО (длинные форматы) Обозначение Формат Обозначение Формат Обозначение Формат А4 210 х 297 В4 250 x 353 — — А5 148 х 210 В5 176 x 250 — — А6 105 х148 В6 125 х176 — — А7 74 х 105 В7 88 х 125 — — А8 52 х 74 В8 62 х 88 — — А9 37 х 52 В9 44 х 62 — — А10 26 х 37 В10 31 х 44 — — Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, ма-лодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и (или) электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. С одной стороны, использование бланков упрощает подготовку документов. С другой стороны, дает единство оформления документов, отражает имидж государства в лице ведомства и корпоративную культуру. Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте они поставлены на один уровень с бумажными: Бланки документов оформляются в соответствии с приложением 2. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный, представленные в приложении 3. Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05. Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09,13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: Устанавливаются следующие виды бланков документов организации: Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.). Образцы бланков документов приведены в приложении 4. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07,13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица — реквизит 07. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные от метки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица — реквизит 07. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках — русском и английском или ином иностранном языке. Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее — бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельнограверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке. Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют по рядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационноучетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов: Хранение бланков организации следует производить в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничтожение бланков организации следует осуществлять по акту с отметкой в учетнорегистрационной форме. Приказом руководителя организации назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков организации, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков организации следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи). В случае обнаружения нарушений установленного в организации порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя организации для принятия решения.