Текущее хранение документов. Списание и уничтожение документов

Списание и уничтожение документов

2.4.1. Организация текущего хранения

Документы организации по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному, временному) хранению.

В зависимости от объемов переписки документы или их определенная часть могут храниться непосредственно в офисе руководителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).

Перевод документов на режим хранения означает, что, с одной стороны, работа с ними проведена в полном соответствии с резолюциями руководителя и требованиями руководящих документов. А с другой, что потребность организации в этих документах временно сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут быть вновь представлены для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.

Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий.

Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.).

Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).

В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала. Доступ к местам хранения документов не должен быть загроможден мебелью, оборудованием и т. п.

Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.

Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под подпись.

Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.

Правила оформления документов при помещении на текущее хранение:

  • 1. В дело подшиваются только полностью исполненные (отработанные) документы. Запрещается подшивать в дела несколько экземпляров одного документа, а также его черновые варианты.
  • 2. В дело подшиваются только подлинники документов (для исходящих документов — их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного лица). Не подшиваются в дела документы, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело помещается только заверенная копия документа).
  • 3. Помещение документов в дела производится в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия. Приложения к документам помещаются в дела вместе с самими документами.
  • 4. Документы, помещаемые в дела, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи.
  • 5. В один и тот же том дела подшиваются, как правило, документы, исполненные в течение одного и того же года (за исключением переходящих дел, например, личных дел сотрудников организации). Документы с различными сроками хранения целесообразно подшивать в разные дела (в разные тома одного дела).
  • 6. Расположение документов в деле осуществляется в прямом хронологическом порядке, а имеющих строгую порядковую нумерацию (например, приказов) — в возрастающем нумерационном.

Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).

Размеры одной стороны обложки должны на 0,3~0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.

Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.

Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.

Как правило, документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.

По документам, для которых указанный срок истек, специально уполномоченной экспертной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет или направления (в случае, если надобность в текущем хранении их отпала) в учреждение Росархива или на уничтожение (в соответствии с требованиями руководящих документов на этот счет).

Предельный срок хранения документов — 75 лет.

2.4.2. Порядок уничтожения и списания документов, снятых с текущего хранения

В большинстве случаев документы организации, состоящие на хранении, подвергают проверке один раз в год — как правило, в период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа документов (что несложно установить при ознакомлении с учетными данными документов).

С этой целью формируется комиссия в составе председателя и 2-4 членов. По результатам работы комиссии составля ется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для уничтожения документы.

В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание.

На основании письменного распоряжения руководителя организации комиссия:

  • — осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;
  • — вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для приложений к нему, гриф документа);
  • — сосредоточивает отобранные для уничтожения документы в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или отдельной его секции);
  • — по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и после доклада руководителю кадровой службы передает документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки).

Члены комиссии присутствуют при уничтожении документов (лично уничтожают их) и фиксируют уничтожение каждого из них.

Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении.

По окончании процедуры уничтожения акт подписывается всеми членами комиссии, после чего председатель комиссии представляет акт на утверждение руководителю предприятия.

Перечисленные в акте сведения о документах (материалах), а также отметка об их уничтожении заверяются подписями всех членов комиссии.

После утверждения акта об уничтожении производится полномерное списание уничтоженных документов с журналов учета с указанием номера и даты утверждения акта.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >