БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность кардинального изменения подхода к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПЭВМ, повышением их технических характеристик, снижением цен на них.

При создании БУИС на небольших предприятиях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленского учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини- бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком - бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.

Ведение же учета по отдельным участкам, например, таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и др., осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков). С использованием принципа конструирования создается единый программный комплекс, который ориентирован на пользователя - бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ превращается в главный инструмент его деятельности.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, охватывающий финансовый и управленческий учет, состоит из двух модулей (рис. 2.3).

Модуль управленческого учета позволяет вести учет в стоимостном и количественном выражении для участков учета основных средств и нематериальных активов, учета товарноматериальных ценностей (ТМЦ) и МБП, учета готовой продукции (товаров - для торговых предприятий), расчетов по оплате труда. Набор этих участков можно менять исходя из потребностей пользователей.

Основными учетными регистрами данного модуля являются аналитические регистры по участкам учета - журнал учета первичных документов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяйственных операций.

Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости).

Связь между модулями осуществляется через журнал хозяйственных операций.

Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях

Рис. 2.3 - Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях

Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета. Для составления индивидуального проекта не у всякого малого предприятия хватит средств, поэтому важное значение здесь имеет правильный выбор типового проекта и адаптация его к конкретным условиям своего предприятия. Как правило, следует выбирать фирму, обеспечивающую конкретную помощь во внедрении типового проекта и издающую хорошую документацию по его освоению. При выборе типового проекта малому предприятию необходимо ориентироваться на хорошо зарекомендовавшие себя фирмы, ознакомиться с результатами конкурсов программ автоматизации бухгалтерского учета, которые регулярно публикуются в журнале «Бухгалтерский учет», «Финансовой газете».

Компьютеризация бухгалтерского учета на малых предприятиях ведется на основе большого количества программных средств, относящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».

Пакеты мини-бухгалтерии предназначены для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета. Программы, ориентированные на малый бизнес, под общим названием «Проводка - Главная книга - Баланс», выполняют в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета. Наиболее известные пакеты этого класса: «1С:Бухгалтерия», «Турбо- Бухгалтер», «Фолио» и др.

Пакеты мини-бухгалтерии просты в освоении и работе, рассчитаны на пользователя-непрофессионала. Несмотря на их большое разнообразие, они имеют, как правило, общие характеристики. Например, автоматическое ведение журнала хозяйственных операций, наличие плана счетов и типовых проводок, возможность формирования ряда первичных бухгалтерских документов, автоматическое составление сводной бухгалтерской отчетности.

Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» рассчитаны на ведение малого и среднего бизнеса. Главной особенностью пакетов является их модульное построение. Основой пакета, как и для малых предприятий, является модуль «Проводка Главная книга - Баланс», в который встроены модули по некоторым участкам учета, где ведется развернутый аналитический учет. Например, по таким участкам учета, как учет заработной платы, материалов, основных средств; касса, банк, договора, поставщики и другим, ведение аналитического учета осуществляется в независимом режиме, но впоследствии происходит их интеграция в модуле «Проводка - Главная книга - Баланс», где обеспечивается составление сводной бухгалтерской отчетности. Эти пакеты выросли из «мини-бухгалтерии» и являются наиболее распространенными. Лучшими пакетами этого класса признаны «Парус», «Комтех+», «Бемби+», «Бухкомплекс», «Супер- менеджер».

Пакеты мини-бухгалтерии имеют много общего и действуют по идентичной схеме обработки информации. Рассмотрим принцип работы этих пакетов на примере «1C: Бухгалтерия» (версия 6.0).

Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Меню программы составлено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получения итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеется возможность формирования и печати всех необходимых первичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов. Программа обеспечивает ведение учета в валюте, хранит курсы валют и позволяет автоматически выполнять переоценку валют.

Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного составления документов и отчетов произвольной формы.

В исходном состоянии программа меню содержит следующие блоки: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Но при работе в большинстве режимов программы в меню появляется еще одна группа функций - «Действия», которая перечисляет действия, доступные в текущем режиме работы. Ниже строки меню располагается линейка пиктограмм. С ее помощью можно быстро вставить наиболее часто встречающиеся действия, например печать, поиск строки, вставка, копирование, удаление и т.д. Каждому блоку меню соответствует группа подчиненных ему функций (рис. 2.4).

Главное меню программы «1C

Рис. 2.4 - Главное меню программы «1C: Бухгалтерия» - версия 6.0

В нижней части окна располагается информационная строка - в ней выводятся сообщения о выполняемых программой действиях, подсказки и т.д. Остальная часть окна «1C: Бухгалтерии» является рабочим пространством - в нем выводятся списки, бланки запросов, редактируемые документы и т.д.

Рассмотрим схему технологии обработки бухгалтерской информации при помощи пакета «1C:Бухгалтерия».

Технологический процесс включает подготовительный, начальный и основной этапы.

Подготовительный этап выполняется при внедрении проекта. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (осуществляется режимом «константы»).

Выполняется корректировка и заполнение базы данных. Ведется просмотр плана счетов (режим «счета»), добавление счетов, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета. Просматриваются типовые проводки (режим «типовые проводки») и самостоятельно формируются дополнительные проводки. «Типовые проводки» предназначены для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе типовой проводки создается одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет вестись аналитический учет, например «материалы», «основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции (табл. 2.1):

Таблица 2.1 - Список субконто «Основные средства»

Код

Субконто

Цена

1

Здание

25 000 000

2

Станок

500 000

3

Компьютер

25 000

Далее осуществляем ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты.

Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом, если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите «00» и наоборот. Проверка правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операций».

Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода, и заключается во вводе в машину переменных данных с различных бухгалтерских первичных документов; реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций».

В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе введенной в список субконто «Цены».

Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап завершается режимом «Отчетность», который реализует следующие функции:

  • - «Расчет итогов» - выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций. Расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц.
  • - «Сводные проводки» - ведет переброску сводных сумм с дебета одного счета в кредит другого.
  • - «Шахматка» - табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам.
  • - «Оборотно-сальдовая ведомость» - формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты (Дт и Кт) и остаток на конец периода. Остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода. В нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам.
  • - «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» - создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету.
  • - «Обороты счета» (Главная книга) - формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал.
  • - «Журнал-ордер и ведомость по счету» - выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам.
  • - «Карточка счета» - содержит все проводки с указаниями конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.
  • - «Анализ счета по субконто» - для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности.
  • - «Анализ счета по датам» - по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов.
  • - «Анализ субконто» - предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто.
  • - «Карточка субконто» - содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции. Данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении. Документ получается из списка субконто.
  • - «Обороты между субконто» - формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида.
  • - «Отчеты по Журналу операций» - производится выборка проводок из Журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам.
  • - «Произвольные отчеты» - программа предоставляет широкие возможности создания отчетов произвольной формы. При необходимости бухгалтер может сам изменить форму любого отчета или формулы расчета его показателей. Кроме того, бухгалтер может создать и новый отчет в соответствии со своими потребностями. В комплект поставки входит также набор отчетов для налоговой инспекции - баланс и приложения к нему, расчеты налогов и т.д.

После составления отчетов и закрытия отчетного периода выполняется функция «Закрытого периода», которая обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду. Во избежание потери информации в машине в случае возникновения внештатных ситуаций рекомендуется ежедневно перезаписывать информацию на дискету. Функция «Сохранение данных» позволяет сохранить введенную информацию на дискетах, а также использовать ее для передачи на другие компьютеры.

Контрольные вопросы

  • 1. Какое место в системе управления предприятием занимает БУИС?
  • 2. Кто и для каких целей использует бухгалтерскую информацию?
  • 3. Какие характеристики используют для оценки бухгалтерской информации?
  • 4. Каким требованиям должна отвечать бухгалтерская информация и почему?
  • 5. Назовите общие и специфические принципы построения и функционирования БУИС.
  • 6. Охарактеризуйте основные классификационные признаки документов бухгалтерского учета.
  • 7. Дайте характеристику комплексам бухгалтерских задач и их информационным взаимосвязям в связи с организацией вычислительных сетей.
  • 8. Назовите этапы технологического процесса обработки бухгалтерских учетных задач и раскройте их содержание.
  • 9. В чем состоят характерные черты компьютерной информационной технологии обработки бухгалтерских задач.
  • 10. Какие существуют подходы к автоматизации бухгалтерского учета при проектировании БУИС на малых и средних предприятиях?
  • 11. В чем принципиальное отличие БУИС на крупных предприятиях и на предприятиях малого и среднего бизнеса?
  • 12. Какова структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях?
  • 13. Расскажите о технологии обработки учетной информации в БУИС на небольшом предприятии.
  • 14. Каково информационное обеспечение программного комплекса для автоматизированного ведения бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях?
  • 15. Опишите дерево диалога программного комплекса по автоматизации бухгалтерского учета на небольшом предприятии.
  • 16. Каковы требования, предъявляемые к построению современных БУИС для крупных предприятий?
  • 17. Какие виды учета выделяют в системе обработки учетной информации на крупном предприятии? Дайте их определение.
  • 18. Чем вызвано выделение трех подсистем при проектировании БУИС на крупном предприятии?
  • 19. Как распределены АРМ по уровням обработки информации в БУИС на крупном предприятии?
  • 20. Каковы требования при выделении участков учета для создания АРМ в БУИС крупного предприятия?
  • 21. Каким образом осуществляется сопоставимость информации, поступающей от различных АРМ в БУИС крупного предприятия?
  • 22. Какими способами осуществляется обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС?
  • 23. Расскажите о технологии обработки учетной информации в БУИС на крупном предприятии.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >