Оформление деловых писем в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003

6.30-2003

Требования к реквизитам служебных документов

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит — от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — основной государственный регистрационный номер предприятия;

Об — индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• 07 — код формы документа;
• 08 — наименование организации;
• 09 — справочные данные об организации;
• 10 — наименование вида документа;
• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — сведения об адресате;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;

• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о постановке документа на контроль;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии приложений;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати организации;
• 26 — отметка о заверении копии документа;
• 27 — отметка об исполнителе документа;
• 28—отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в организации;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.

Правила оформления реквизитов документов

1. Государственный герб Российской Федерации

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

• - Президента Российской Федерации;
• - палат Федерального Собрания;
• - Правительства Российской Федерации;

~ Конституционного Суда Российской Федерации;

• - Верховного Суда Российской Федерации;
• - Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
• - центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
• - федеральных судов;
• - Прокуратуры Российской Федерации;
• - Центрального банка Российской Федерации;
• — Уполномоченного по правам человека;
• - Счетной палаты;
• - дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

2. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают в левом поле документа, на уровне названия организации или в верхнем поле документа.

Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке — не допускается изображать на бланке документа эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

4. Код организации

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа.

5. Основной государственный регистрационный номер предприятия (ОГРН) юридического лица

Представляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

6. Индивидуальный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Предоставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

7. Код формы документа

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

8. Наименование организации

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации.

Все наименования даются в именительном падеже:

• - Министерство финансов Российской Федерации;
• - Государственный университет управления;
• - Институт информационных систем управления.

В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти.

Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (Уставе или Положении об организации).

Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках:

Всероссийский научно-исследовательский институт сельскохозяйственного машиностроения

• (ВНИИсельхозмаш).
• 9. Справочные данные об организации

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения.

10. Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом “Наименование организации”: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п. Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации.

11. Дата документа

Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год: 22.02.2015. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 января 2015 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2015.02.05.

Кроме даты документа датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер — это цифровое или буквенноцифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.

По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

____________№.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом: На № 02-1 3/36 от 04.03.2015.

Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.

14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например: с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации: Воронежский государственный университет.

Сокращение г. при названии города не ставится при обозначении Москва, а также при названиях городов, оканчивающихся на -град и -бург.

15. Сведения об адресате

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита “Адресат” может входить почтовый адрес.

Последовательность написания почтового адреса должна соответствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи:

• - наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• - название улицы, номер дома, номер квартиры;
• - название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• - название области, края, автономного округа, республики;
• - страна (для международных почтовых отправлений);
• - почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Адресат проставляется на бланке документа справа.

При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом:

ЗАО“ЭКОНТ”

ул. Маросейка, 15, стр. 2

Москва, 101000.

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ММПП “Салют”

Н. Т. Вершинину.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно:

Генеральным директорам предприятий нефтеперерабатывающего комплекса.

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Российская, 8, кв. 22

пос. Белоозерский,

Воскресенский р-н,

Московская обл., 140250

И. И. Иванову

На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

При оформлении реквизита “Адресат”, а также реквизитов “Гриф утверждения”, “Гриф согласования”, “Отметка о наличии приложения” (в распорядительных документах), “Подпись” допускается центровать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Председателю садового товарищества

“Малинники”

В. А. Борисову.

16. Гриф утверждения документа

Утверждение — способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

Документ может утверждаться:

- должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;

• - изданием соответствующего распорядительного документа;
• - коллегиальным органом.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

• (подпись) А. Б. Сидоров
• 12.02.2015.

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

17. Резолюция

В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций.

Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции, например:

Васильеву К. А.

Подготовить проект контракта к 26.02.2015

• (Подпись)
• 22.02.2015.

Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

18. Заголовок к тексту

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров.

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал.

19. Отметка о постановке документа на контроль

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы К цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — К или Контроль. Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

20. Текст документа

Текст — основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

• 1. Раздел
• 1.1. Подраздел
• 1.1.1. Пункт
• 1.1.1.1. Подпункт.
• 21. Отметка о наличии приложений

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам.

Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение:

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 03.02.2015 №7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа по нескольким адресам об этом делается отметка следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. на первый адрес.

На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения:

Приложение № 2

к приказу ректора университета

от 18.03.2015 № 35.

22. Подпись

Подпись — обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией.

Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:

Генеральный директор (подпись) Р. Л. Ломакин.

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

Зав. кафедрой истории

д. и. н., проф. (подпись) В. В. Иванов.

На документе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор ЗАО “Лона” Директор АО “Синтез”

(подпись) К. Ю. Смирнов (подпись) М. Е. Аверин.

Несколько лиц подписывают документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке. Например:

Председатель А. В. Калинин

Члены Н. Ф. Васильев

Б. М. Горохов

О. С. Фролов

Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог за или косую черту.

23. Гриф согласования

Согласование — это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Существует два варианта оформления грифа согласования:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Председатель Письмо Президиума РАН

Госстандарта России от 15.02.2015 № 08-256

• (Подпись) Г. П. Воронин
• 21.01.2015.

Гриф согласования располагают ниже реквизита “Подпись” или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:

Лист согласования прилагается.

24. Визы согласования документа

Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:

Главный бухгалтер

• (подпись) И. Д. Луконина
• 12.02.2015.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:

Замечания прилагаются.

Юрисконсульт (подпись) М. М. Зак

10.03.2015.

На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих — на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

25. Оттиск печати организации

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой МП или Место для печати.

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений — отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

26. Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова Верно, наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

Верно

Инспектор (подпись) О. В. Белова

01.02.2015.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

27. Отметка об исполнителе

Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона:

А. Р. Соколов

• 84953411256.
• 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова В дело, номер дела по номенклатуре дел, личная подпись исполнителя документа или руководителя подразделения и дата исполнения. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

В дело № 12-25 за 2015 г.

(Подпись) 24.02.2015.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации. Например:

Канцелярия ГУУ 13.02.2015 № 356.

30. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости — дату и другие поисковые данные.

При оформлении этого реквизита желательно указывать полный путь к файлу, содержащему электронную копию документа. Например:

С:ПриказыПетров.

Отметим, что использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости — ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости — и ограничительные отметки для верх-них границ зон расположения реквизитов 11 — 13, 18 и 19 (см. подп. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003).

4.3. Требования к бланкам служебных документов

ГОСТ Р 6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТ допускается использование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

К указанным бланкам помимо размерных требований предъявляются и некоторые другие, в частности:

• а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);
• б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;
• в) размещение полей и разметок.

Размерные характеристики

потребительских бумажных форматов (мм)

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/кв. м, а белизна — не менее 90 %) (подробнее см. ГОСТ 93-27.60).

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, ма-лодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться.

С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями параграфа 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003 должны иметь поля — свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм — с правого.

Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой).

Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом.

Несмотря на то что из содержания ГОСТ Р 6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением Государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. Уместно в этой связи напомнить о наиболее важных из них.

Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее — бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением.

Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.

Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков.

Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:

• 1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;
• 2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Хранение бланков организации следует производить в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничтожение бланков организации следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководителя организации назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков организации, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков организации следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи).

В случае обнаружения нарушений установленного в организации порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя организации для принятия решения.