Этикет и протокол деловых встреч
Деловые встречи партнеров можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.
Как правило, беседы, и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность — не готовится к переговорам вообще, полагаясь на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете тончайших деталей, вплоть до ремарок и пауз. Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру. При этом переговоры без подготовки могут зародить у партнера мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Во втором случае, излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и неуверенности.
При подготовке деловой беседы целесообразно выявить основные, ключевые моменты встречи, определить общую линию поведения, наметить круг вопросов, планируемых для обсуждения и подготовить документы, которые целесообразно представить партнеру в процессе беседы. При этом, часть информации, необходимой деловому партнеру, с которым вы желаете сотрудничать, может быть сообщена в устной и письменной форме (телефонные разговоры, обмен деловыми письмами и т.д.).
Готовя беседу, необходимо четко сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру и выделить время для вопросов партнера и его сообщений.
Подготовка к переговорам более сложный и более ответственный процесс, включающий следующие этапы.
s выявление области взаимных интересов; s установление рабочих отношений с партнерами;
- ? решение организационных вопросов встречи с партнером;
- ? нахождение общего подхода и подготовка переговорной позиции, в том числе
формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемым вопросам.
Подготовительная работа в целом подразделяется на два основных направления:
формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов.
