Другие методы внутреннего контроля

Проверка фактического наличия ценностей, зафиксированных в приходно-расходных документах и материалах инвентаризаций.

Данный метод не следует смешивать с собственно инвентаризацией, хотя он и включает в себя перевешивание, перемеривание, измерение ценностей, упомянутых в документах.

Контрольное перевзвешивание и перемеривание должны производиться только исправными весоизмерительными приборами.

Данная процедура весьма эффективна при внутреннем контроле торговых точек, удаленных от головного подразделения, по инициативе которого производится проверка. Целью процедуры может быть установление соблюдения правил торговли, прав потребителей, полноты оприходования выручки и т.п.

В случае если весоизмерительные приборы разбалансированы или вообще непригодны для использования, они подлежат изъятию, и последующее взвешивание производится на контрольных весах. В необходимых случаях для проверки весоизмерительных приборов может быть приглашен метролог.

Эффективность метода во многом зависит от своевременности применения. При проверке приходно-расходных документов он срабатывает, чаще всего, в момент выполнения хозяйственной операции. Так, внутренний аудитор может сверить фактический объем партии груза с содержанием накладной в момент транспортировки или поступления товара на склад покупателя.

Проверка возможна и по завершении операции, но незамедлительно, пока, например, бестоварный приход не замаскирован столь же бестоварным расходом.

Данный прием нередко используется и для проверки материалов инвентаризации, когда сомнительные позиции описи контролируются повторным снятием остатков.

Контрольный запуск сырья (материалов) в производство.

Данный метод применяется тогда, когда необходимо:

• • проверить правильность действующих или ранее действовавших в аудируемый период на предприятии норм расхода сырья и материалов;
• • установить фактический расход, количество отходов, выход готовой продукции;
• • проверить технологический процесс, производительность оборудования.

Для этого проводятся соответствующие опытные действия, например раскрой ткани, выпуск мясопродукции, выпечка хлеба и т.п.

Контрольный запуск сырья и материалов в производство помогает выявить различные недостатки и нарушения в нормировании и технологии производства, вскрыть хищения и другие злоупотребления, связанные с созданием неучтенных излишков материальных ценностей за счет применения завышенных норм расхода и необоснованного списания сверх норм, изменения технологического режима, искажения качественных показателей продукции.

Необходимо, чтобы производство продукции осуществлялось в таких же условиях и в том же порядке, как осуществлялось ранее. Лишь при этом условии результаты проводимой контрольной операции могут быть использованы для установления фактического расхода сырья и материалов при выпуске продукции, получения дополнительной информации о хищении и т.д. Данные об обстановке и процессе производства, существовавших ранее, ревизор получает при изучении соответствующих документов: утвержденных норм, технических условий, технологических карт, производственных журналов, документов по учету расхода сырья и материалов, выхода продукции, лабораторных анализов и др.

Важное значение имеют объяснения должностных лиц и сотрудников, работавших ранее на предприятии. В результате изучения может быть установлено, что характер и условия производства не изменились. В этих случаях в качестве контрольного может быть взят любой очередной запуск сырья и материалов. Если же данные изменились или были искажены, мероприятие должно быть организовано с учетом этих изменений путем воссоздания прежних условий. Участниками данного контрольного запуска сырья в производство должны быть, как правило, те же работники предприятия, которые до этого работали на данном производстве, в том числе должностные лица, служебная деятельность которых проверяется.

При организации и проведении контрольного запуска следует иметь в виду, что в целях сокрытия нарушений и злоупотреблений ревизуемые лица нередко подговаривают рабочих или сами пытаются обманным путем изменить те или иные существенные условия эксперимента и исказить его результаты. В связи с этим для лучшего наблюдения и контроля за соблюдением условий эксперимента целесообразно привлекать незаинтересованных лиц либо проводить эксперимент с участием группы внутренних контролеров.

Весь ход данного мероприятия от начала до конца с необходимыми подробностями фиксируется в одном или нескольких актах, подписываемых его участниками. Результаты, зафиксированные в акте, используются в дальнейшей проверке и отражаются затем в общем акте (отчете) внутреннего аудита.

Анализ качества сырья, материалов и готовой продукции

Анализ качества сырья, материалов и готовой продукции дает возможность выявить факты использования неполноценного сырья, замены одних материалов другими, более дешевыми, недовложения в продукцию, искажения качественных показателей принимаемой или выпускаемой продукции. Подобные факты могут свидетельствовать не только о нарушениях технологии производства, установленных правил, норм, стандартов и технических условий, но и о злоупотреблениях, связанных с созданием неучтенных излишков материальных ценностей.

Данный метод применяется чаще всего в период обследования состояния работы на том или ином участке деятельности аудируемой организации (подразделения). При этом необходимо стремиться к тому, чтобы брать на анализ продукцию, выпущенную до начала проверки, или сырье, запущенное в производство к тому же времени. В противном случае проверка может оказаться неэффективной.

Если проверка качества возможна без специальных лабораторных исследований и производится прямо на месте нахождения продукции, то обязательное участие в ней должны принять лица, ответственные за данный участок работы, и проверяемые лица. При этом необходимо соблюдать установленные правила, касающиеся методики и техники действий по получению образцов и проб.

Проверка должна оформляться соответствующим актом, если ее результаты имеют значение для проверки. В тех случаях, когда анализ должен производиться в лаборатории, внутренний аудитор организует взятие соответствующих проб или образцов сырья, материалов. Данное действие оформляется актом за подписями всех присутствовавших. Результаты лабораторного анализа в виде соответствующего документа прилагаются к акту (отчету) внутреннего аудита.

Вопросы для обсуждения

• 1. Отличаются ли методы, применяемые при проведении внутреннего и внешнего финансового контроля?
• 2. Какова роль независимых внутренних аудиторов при проведении инвентаризации?
• 3. В каких случаях наиболее эффективно использовать аналитический метод исследования?
• 4. Перечислите методы проверки документов, применяемые во внутреннем аудите. Почему применения документальной проверки недостаточно для выполнения целей внутреннего аудита?
• 5. В чем отличие метода осмотра от метода обследования?
• 6. В каких случаях при проведении контрольных процедур целесообразно применение выборки? Чем отличается построение выборки при внутреннем и внешнем аудите?
• 7. Перечислите случаи, когда внутренним контролерам может быть необходима помощь экспертов.