Подготовка отчета по результатам аудита

Подготовка, утверждение и рассылка отчетов (акта) по аудиту

За подготовку и содержание отчета отвечает руководитель аудиторской группы. Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, сжатые и понятые записи по аудиту. В отчете отражается исчерпывающая информация по следующим пунктам:

  • • цели аудита;
  • • область аудита, в частности идентификация проверенных организационных и функциональных подразделений или процессов и охватываемый период времени;
  • • идентификация заказчика аудита;
  • • идентификация руководителя и членов аудиторской группы;
  • • даты и места проведения аудита на месте;
  • • критерии аудита;
  • • выводы аудита;
  • • заключение по результатам аудита.

В отчет может быть заключена и другая информация. При необходимости в отчет включают:

  • • план аудита;
  • • список представителей проверяемой организации;
  • • подтверждение о достижении целей аудита;
  • • неопределенность или препятствие при проведении аудита, которые могли отрицательно повлиять на достоверность заключения по результатам аудита;
  • • анализ причин невыполнения плана аудита (при необходимости);
  • • неохваченные области аудита;
  • • протокол разногласий в случае возникновения неразрушенных противоречий между аудиторской группой и проверяемой организацией;
  • • план действия по результатам аудита;
  • • заявление о конфиденциальности содержащейся в отчете информации.

Отчет составляется, утверждается и рассылается получателям в кратчайшие сроки, что будет свидетельствовать о важности и значимости проделанной работы.

В отчете должно быть указано общее количество выявленных несоответствий, а также при необходимости градация выявленных несоответствий.

Значительным несоответствием (категория 1, по терминологии ГОСТ Р 55568-2013) считается несоответствие системы менеджмента качества, которое с большей вероятностью может повлечь невыполнение требований соответствующего стандарта, потребителей и/или обязательных требований к продукции в случае сертификации системы менеджмента качества.

Примеры значительных несоответствий:

  • • любое несоответствие, которое может привести к ухудшению качества продукции или снижению результативности процесса системы менеджмента качества;
  • • использование средств измерения с истекшим сроком поверки (калибровки);
  • • требования документированной процедуры не выполняются в полном объеме;
  • • использование несанкционированной документации по системам менеджмента качества и т. п.

Малозначительное несоответствие - невыполнение требования, установленного документом систем менеджмента качества, которое может оказать отрицательное влияние на качество продукции и функционирование системы менеджмента качества или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено. Такое несоответствие представляет собой небольшую ошибку или недочет, но не проблему, требующую немедленного решения.

Примеры малозначительных несоответствий:

  • • единичные случаи невыполнения одного из положений документа систем менеджмента качества;
  • • отсутствие подписи под протоколом испытаний и т. п.

Целесообразно выполнить отчет во время проверки и не переносить

его на самый поздний срок. Когда несоответствия выявлены в ходе проверки, важно, чтобы они были вовремя учтены и согласованы со всеми заинтересованными сторонами. Если придерживаться порядка немедленной отчетности, обнаруживается, что адекватность проверки, быстрота и точность завершения корректирующих действий значительно увеличивается.

При подготовке отчета следует помнить, что он должен:

  • • отражать только факты;
  • • быть составлен таким образом, чтобы его понимали те лица, для которых он предназначен;
  • • быть точным, утверждения обоснованными, ссылки корректными;
  • • быть согласованным со всеми заинтересованными сторонами.

В отчет не следует включать второстепенные недостатки, которые обнаруживаются и корректируются по ходу проверки (сведения об этих недостатках должны быть сохранены в записях аудитора на случай проведения повторных аудитов).

Ответственность за точность, полноту и достоверность итогового отчета несет начальник отдела стандартизации и сертификации.

Отчет о проверках утверждается заместителем генерального директора по управлению качеством и в течение одной недели направляется руководителю проверяемого подразделения, а также должностным лицам, указанным в программе аудита.

При отсутствии несоответствий, требующих разработки и реализации корректирующих действий, утверждение отчета рассматривается как завершение проверки. В противном случае проверка завершается отчетом о реализации корректирующих действий.

Ответственность за разработку и реализацию корректирующего действия несет руководитель проверяемого подразделения. Если реализация корректирующего действия не укладывается в установленный срок, руководитель проверяемого подразделения должен в письменной форме известить об этом руководителя службы внутренних аудитов. Данное извещение следует рассматривать как часть официальной аудиторской документации.

Отчеты по проверкам относятся к обязательным записям, которые хранятся в условиях, обеспечивающих должную их сохранность, с соблюдением конфиденциальности.

Результаты внутренних проверок используются в качестве исходных данных при проведении анализа систем менеджмента качества со стороны руководства.

Материалы внутренних проверок - акты проверок, отчеты хранятся в течение 3 лет на бумажном и электронном носителях.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >