Обмен информацией во время аудита

В аудиторской группе необходимо периодически обмениваться информацией между аудиторами и руководителем аудиторской группы о ходе проверки. Обычно это происходит ежедневно в установленное время. Это необходимо для того, чтобы оценить реальные возможности в проведении аудита, при необходимости перераспределить обязанности или внести изменения в план аудита. Изменение в плане аудита необходимо документировать и согласовывать с проверяемой организацией или проверяемым подразделением.

Руководитель аудиторской группы периодически также обменивается информацией с проверяемой организацией о ходе аудита и проблемах, возникающих при аудите. Если во время аудита получено свидетельство о возможном существенном риске, связанным с экологическими аспектами, безопасностью персонала или качеством продукции, то об этом необходимо срочно довести до сведения проверяемой организации или подразделения.

Роль и обязанности сопровождающих лиц и наблюдателей

Сопровождающие лица назначаются руководством проверяемой организации для оказания помощи аудиторам в проведении аудита. Они обеспечивают аудиторам доступ к документам и объектам, имеющим отношение к аудиту, необходимые контакты с персоналом, техническую безопасность аудиторов при нахождении на территории организации, но не вправе вмешиваться в процесс аудита. Сопровождающие лица обязаны исполнять роль свидетелей от имени организации в спорных ситуациях, касающихся наблюдений аудита.

Очень часто в качестве сопровождающих лиц при внешних аудитах организации назначают внутренних аудиторов, что позволяет оказать квалифицированную помощь сторонним аудиторам, а также дает возможность внутренним аудиторам наблюдать и перенимать опыт работы от внешних аудиторов.

Сбор и верификация данных

Для сбора необходимой информации, касающейся критериев аудита, используются такие методы:

  • • опросы работников;
  • • наблюдения за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы;
  • • анализ документов.

Аудиторы могут использовать различные источники информации для уверенности в достоверности и объективности полученных сведений, относящихся к области и критериям аудита. Источниками информации могут быть:

  • • опросы работников;
  • • наблюдения за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы;
  • • документы (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешительные документы, спецификации, чертежи, контракты и заказы);
  • • записи (протоколы) проверок, протоколы совещаний, отчеты (акты) по аудитам, записи по мониторингу программ и результаты измерений;
  • • итоговые данные, показатели анализа и результативности;
  • • информация по программам выборочного исследования проверяемой организации и управлению выборками и процессами измерений;
  • • отчеты, источниками которых могут быть, например, обратная связь от потребителей, другая соответствующая информация, получаемая извне, оценки поставщиков;
  • • компьютеризованные базы данных и веб-сайты.

Вся полученная информация должна быть верифицирована, т. е. аудитор должен проверить и записать в рабочем журнале, какому требованию (параграф, пункт и т. п.) какого документа соответствует полученная информация. Только верифицированная информация может быть свидетельством аудита.

Рассмотрим методы сбора информации:

1. Проведение опроса работников.

К опросу персонала аудитор готовится заблаговременно. Цель опроса - получить информацию от непосредственного исполнителя о соответствии фактической деятельности требованиям документации СМК.

Опрос применяется также для уточнения информации, полученной из других источников. При подготовке опроса и при проведении опроса аудиторы учитывают следующие условия:

  • • опросы проводят с лицами, выполняющими работы в пределах области аудита. Задача аудитора состоит в том, чтобы получить информацию из первых рук;
  • • опрос проводят в обычное рабочее время и, как правило, на рабочем месте. Это необходимо для того, чтобы меньше отвлекать опрашиваемого работника от основной работы или не занимать его нерабочее время (обеденный перерыв, паузы для отдыха, конец рабочего дня), так как это приведет к желанию работника быстрее закончить опрос;
  • • опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено к опросу, опрос следует вести в доброжелательном тоне. Залог успешности опроса - положительный психологический настрой опрашиваемого, поэтому опрашиваемый должен быть заранее уведомлен об опросе. О беседе должен быть информирован непосредственный руководитель опрашиваемого лица, которое должно быть уверено, что встреча с аудиторами не несет в себе каких-то угроз или неприятностей;
  • • необходимо объяснить причину опроса и записей. Открытость и ясность действий аудитора способствует установлению атмосферы взаимного доверия, раскрепощения собеседника и помогает «разговорить» его, аудитор - это слушатель. Заданные вопросы и ответы необходимо записывать в рабочий журнал, но при виде записей у многих людей возникает настороженность, которая может заставить их замолчать. Поэтому аудитору следует сразу объяснить опрашиваемому, что ведение записей - это правило, профессиональная обязанность аудитора, и убедить опрашиваемого, что полученная информация не будет разглашена, а по завершении беседы показать ему свои записи. Эти действия помогут снять настороженность и будут способствовать продуктивному проведению опроса;
  • • опрос желательно начинать с просьбы рассказать о своей работе. С этого вопроса легче всего начать разговор и преодолеть отчужденность. Для того чтобы «разогреть» и приблизить к себе собеседника, опытные аудиторы применяют такой прием: в начале опроса две-три минуты посвящают беседе на нейтральные темы (о семье, отдыхе, культурном, спортивном или общественном событии);
  • • необходимо избегать наводящих вопросов. Для успешного проведения беседы большое значение имеет формулировка вопроса. Разъясняющие вопросы настраивают опрашиваемого давать подробные объяснения, которые могут содержать ценную информацию для аудитора, а не ограничиваться короткими утвердительными или отрицательными ответами. Аудитор всегда имеет в руках чек-лист (контрольный лист) и, проводя беседу с опрашиваемым, пытается получить ответы на содержащиеся в нем вопросы. Формулировка вопросов в опросном листе мало подходит для опроса персонала. При постановке вопросов при опросе работников наиболее полезными словами будут: «кто, когда, почему, как, где и что», а также: «пожалуйста, покажите мне».

Например, чтобы получить ответ на первый вопрос вопросного листа по критерию 4.4.1: «Определены ли процессы, необходимые для СМК?», при опросе персонала следует формулировать вопрос следующим образом: «Где определены процессы, необходимые для СМК?». Если, например, последует ответ: «Процессы нашей СМК определены в Руководстве по качеству», то аудитор задаст следующий вопрос: «Покажите, пожалуйста, Руководство по качеству». Убедившись в наличии такого документа и описания в нем процессов, можно будет вопросном листе на поставленный вопрос записать ответ: «Да».

2. Наблюдение за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы.

Известно, что зрение является наиболее информативным органом чувств человека. Этот метод позволяет получить информацию, не отрывая персонал от работы. Наблюдение или осмотр чаще всего применятся при проверках в производственных помещениях, мастерских, складах, кладовых и т. п.

Например, в плане внутреннего аудита предусмотрена проверка производственной среды (п. 6.4 ГОСТ 9001-2011) на складе готовой продукции. По этому критерию в контрольном листе записан вопрос: «Создана ли необходимая производственная среда на складе готовой продукции?». При подготовке к проверке в ходе изучения аудитором соответствующей документации (должностная инструкция) было установлено, что в помещении должна быть температура 15...20°С, о чем два раза за смену в рабочем журнале работника склада делается запись. Просмотр рабочего журнала подтвердил, что в нем фиксируется соответствующая температура два раза за смену. При осмотре помещения склада аудиторами было определено, что на рабочем месте имеется средство измерения температуры, оно в рабочем состоянии и проверено. В данном случае можно поставить в контрольном листе ответ: «Да», не задавая никаких вопросов работнику склада и не отвлекая его от работы.

3. Анализ документов.

При анализе документов объектом анализа является документация СМК:

  • • политика в области качества и экологии;
  • • руководство по качеству;
  • • документированная информация, требуемая стандартами на системы менеджмента, а также прочие документы и записи, разработанные организацией в рамках системы менеджмента качества и определенные ею как необходимые для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления процессами.

Анализ документов может быть сплошным или выборочным (в зависимости от ресурсов). При определении выборки необходимо обеспечивать ее представительность. Считается, что представительной выборка может быть при отборе не менее 20 % экземпляров документов.

При анализе документов проверяется соответствие документов требованиям стандарта на систему менеджмента качества и порядок управления документами.

При подготовке к аудитам, целью которых является проверка функционирования процессов и результативности процессов, проводится анализ и изучение таких документов, как рабочие или должностные инструкции, методики, записи. При анализе этой документированной информации аудиторов получает детальное представление о процессе, чтобы составить план наблюдения за ним и чек-лист опроса персонала.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >