Служба внутренних аудиторов

В организации, нацеленной на улучшение своей деятельности, должна быть создана служба или отдел внутренних аудиторов.

Условием успешной работы службы внутреннего аудита является ее независимость от других подразделений, что достигается путем прямого подчинения этой службы заместителю руководителя организации.

Организация, роль и функции внутреннего аудита определяются самой организацией в зависимости от следующих факторов:

  • • содержания и специфики деятельности;
  • • сложившейся системы управления;
  • • состоянием системы менеджмента качества.

Деятельность службы внутреннего аудита должна осуществляться в соответствии с планом внутреннего аудита. Такой план разрабатывает руководитель службы, а утверждает руководитель организации. Конкретные работы по контролю того или иного объекта выполняются аудиторами в соответствии с программой внутреннего аудита. Программы формируют ведущие специалисты аудиторской службы на основании плана внутреннего аудита, они утверждаются руководителем этой службы.

Служба внутреннего аудита должна иметь следующие права:

  • • проверять документы по деятельности организации;
  • • знакомиться с учредительными документами, приказами, распоряжениями должностных лиц, решениями и протоколами общих собраний учредителей, проектами и уже заключенными договорами;
  • • обследовать территорию организации;
  • • проверять наличие, состояние и сохранность имущества у материально ответственных лиц;
  • • требовать от руководителей структурных подразделений, сотрудников администрации необходимые для проверки документы, а также устные и письменные объяснения по возникающим вопросам;
  • • проводить экспертизу эффективности системы управления и анализ производственной деятельности организации;
  • • подготавливать предприятие к внешнему аудиту.

Служба внутреннего аудита должна нести ответственность:

  • • за обоснованность и своевременность представления заключений о достигнутом уровне и факторах эффективности производственной деятельности;
  • • обоснованность представленных предложений по улучшению организации системы контроля, материальной ответственности должностных лиц, программ развития видов деятельности, привлечения внешних ресурсов, распределения прибыли;
  • • правильность консультаций, оказываемых руководителям, специалистам и работникам аппарата управления и др.

Практика аудита свидетельствует, что в организациях, где созданы и эффективно функционируют службы внутреннего аудита, значительно выше уровень результативности систем менеджмента качества.

Например, в акционерном обществе «Электрические сети Сибири» действует отдел системы менеджмента качества и производственной системы «Роснано» (отдел СМК и ПСР). Начальник отдела руководит деятельностью отдела, организует и направляет его работу, определяет круг служебных обязанностей работников отдела. Структура отдела СМК и ПСР в рамках организационной структуры предприятия представлена на рис. 2.3.

Структура отдела СМК и ПСР

Рис. 2.3. Структура отдела СМК и ПСР

Основными задачами отдела являются:

  • • организация работ по контролю и анализу степени соответствия системы менеджмента качества предприятия установленным требованиям;
  • • организация работ по контролю и анализу уровня качества производимых предприятием продукции/услуг, включая продукцию и услуги оборонного назначения, требованиям и ожиданиям Заказчика;
  • • предотвращение выпуска некачественной или некомплектной продукции, не соответствующей конструкторской и технологической документации, действующим стандартам, нормам и правилам, условиям контракто в/договоров;
  • • организация мероприятий по внедрению и развитию в АО «Электрические сети Сибири» проекта «Комплексная оптимизация производства предприятий наноотрасли» (проект ПСР), контроль и методическое сопровождение работ по проекту ПСР.

Отдел СМК и ПСР для выполнения поставленных задач выполняет множество функций, среди которых можно выделить следующие:

  • • проверка соответствия системы менеджмента качества с установленной периодичностью (проведение внутренних аудитов качества), организация работ по ее совершенствованию;
  • • сбор данных для проведения оценки результативности внедрения системы менеджмента качества на предприятии;
  • • контроль качества проведения исследований/испытаний и соблюдения технологической дисциплины при проведении исследований объектов, содержащих делящиеся ядерные материалы и радиоактивные материалы;
  • • контроль выполнения корректирующих действий с целью устранения причин несоответствий, выявленных в ходе проведения внутренних/внешних аудитов качества;
  • • координация деятельности подразделений предприятия по постоянному улучшению качества производимой продукции/услуг, включая продукцию и услуги оборонного назначения.
Схема взаимодействия отдела СМК и ПСР с другими подразделениями предприятия

Рис. 2.4. Схема взаимодействия отдела СМК и ПСР с другими подразделениями предприятия

Совместно с работниками отдела охраны труда сотрудники отдела СМК участвуют в выявлении опасных и вредных производственных факторов на рабочих местах, проводят оценку уровней профессиональных рисков, разрабатывают планы и программы по их снижению, что приводит к улучшению условий и охраны труда. Службы качества осуществляют свою деятельность в тесном контакте со всеми отделениями организации. Многие предприятия сталкиваются с тем, что СМК действует изолированно и почти не влияет на результаты деятельности предприятия. Проекты и документы, разрабатываемые отделом качества, оказываются формальностью, не внедрены в подразделениях, а потому и не приносят желаемых результатов. Это вызывает неудовлетворенность и непонимание необходимости СМК как таковой со стороны персонала. И для того, чтобы СМК работало результативно, нужно приложить немало усилий.

В АО «Электрические сети Сибири» отдел СМК и ПСР, взаимодействуя со всеми подразделениями предприятия получает всю необходимую информацию, документы, необходимые для деятельности подразделения, а также представляет отчеты по проведенным внутренним и внешним аудитам, сведения об обнаруженных несоответствиях. Схема взаимодействия отдела СМК и ПСР с другими подразделениями предприятия представлена на рис. 2.4.

Отдел качества вносит большой вклад в построение и поддержание благоприятной дружеской атмосферы на всем предприятии, за хорошие отношения и взаимодействие между всеми подразделениями. Основываясь на таком принципе менеджмента качества, как «Процессный подход», отдел качества обеспечивает управление взаимосвязанными процессами как единой системой, благодаря чему может быть улучшена деятельность организации в целом. От эффективности и оперативности решений, принимаемых службой качества, во многом зависит успех организации.

Контрольные вопросы и задания

  • 1. Назовите нормативные документы, на основе которых осуществляется деятельность по аудиту систем менеджмента качества.
  • 2. Какими личными качествами должен обладать аудитор?
  • 3. Назовите права и обязанности главного аудитора.
  • 4. Кто еще (кроме аудиторов) может участвовать в процессе аудита систем менеджмента качества?
  • 5. Назовите права и обязанности аудитора.
  • 6. Назовите права и обязанности персонала аудируемых организаций. Задания
  • 1. На основе расчетной матрицы из стандарта по аудиту рассчитайте трудозатраты на сертификационный аудит системы менеджмента качества организации, состоящей из 300 человек.
  • 2. Приведите примеры для расчета численности внутренних аудиторов.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >