ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: НЮАНСЫ И «ПОДВОДНЫЕ КАМНИ»

Лычкова Е.В., Туваева А.М.

ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве РФ», г. Москва, Россия, e-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script , Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script Научный руководитель: Нурмухамедова Х.Ш., к.э.н., доцент департамента учета, анализа и аудита, ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве РФ», г. Москва, Россия

Ключевые слова: система электронного документооборота, счет- фактура, информационная система, цифровая подпись, электронная информация.

Аннотация. Повсеместное использование передовых информационных технологий привели к расширению сферы использования документооборота на практике. Статья посвящена исследованию развития электронного документооборота (СЭД) в России. СЭД слабо распространена среди российских компаний, несмотря на ряд преимуществ.

В течение своей деятельности крупный бизнес регулярно сталкивается с проблемами сбора, хранения, обработки и анализа информации. Необходимым условием для осуществления стабильной работы является создание и эффективное функционирование в организации информационной системы, в том числе системы электронного документооборота.

Электронный документооборот (ЭДО)- способ движения подписанных электронной цифровой подписью документов, созданных при помощи компьютерных средств и обработанных на различных электронных носителях.

Автоматизация документооборота является важнейшим аспектом повышения конкурентоспособности любой компании. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) существенно упрощает поиск и хранение документов, улучшает контроль за исполнением документов, решает проблему управления правами доступа, освобождает офисные площади, сокращает затраты на копирование и расходные материалы и, как следствие, решает многие проблемы, возникающие в процессе документационной деятельности [2].

За последние годы рынок СЭД был признан одной из наиболее активно развивающихся сфер информационно-технологической индустрии. Однако, несмотря на все преимущества СЭД, проблема электронного документооборота в России заключается в том, что работа с информацией у более чем 70% работников нашей страны по-прежнему не автоматизирована, поэтому качество работы с документами в российских компаниях продолжает уступать данному показателю за рубежом. Несмотря на то, что российские сервисы по обмену электронными документами отмечают активное развитие рынка СЭД, они все еще составляют незначительную долю в общем документообороте [1, с. 22].

По данным Федеральной налоговой службы (ФНС), в России за 2016 г. было выписано примерно 15 млрд, счетов-фактур, из которых электронные счета-фактуры не превысили отметки в 200 млн. То есть проникновение СЭД составляет менее 1,33%. В свою очередь, в развитых странах данный показатель составляет около 25% (рис.1).

Число составленных электронных счетов-фактур, Торг-12 и XML-актов при помощи СЭД «Контур.Диадок» [4]

Рис. 1. Число составленных электронных счетов-фактур, Торг-12 и XML-актов при помощи СЭД «Контур.Диадок» [4]

Для России данная статистика имеет отрицательный характер. Интересно показать влияние, которое имел в США законодательный акт Сарбанес-Оксли (Sarbanes-Oxley Act, 2002). Он был принят после серии скандальных разбирательств, связанных с разоблачениями в компаниях "Enron", "Tyco International", "Adelphia", "Peregrine Systems" и "WorldCom". Смысл сводился к следующему: причиной возникших финансовых махинаций стали неразвитые системы предоставления отчетности по рабочим документам и недоступность оригинальных документов для публичного анализа. Для борьбы с этими упущениями были введены специальные законодательные меры [5].

Рассмотрим факторы, сдерживающие развитие ЭДО в России.

Первая сложность, с которой сталкивается организация при построении системы электронного документооборота, —- перевод уже существующих бумажных архивов в электронный вид. Данная задача требует огромных усилий и трудозатрат.

Во-вторых, несмотря на то, что переходу на электронное ведение документов способствует сформированная на общественном уровне неуверенность в надежности бумажных документов, организации достаточно обеспокоены возможностью несанкционированного доступа к данным, хранящимся в системе. Следовательно, актуальными задачами при работе с СЭД являются новые требования к информационной безопасности, в том числе осуществление сохранности и надежного резервирования электронной информации, разделение доступа сотрудников к электронным документам и предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне, осуществление строгого контроля над всеми пользовательскими действиями, целостностью ИС и установки антивирусной защиты.

В-третьих, многие российские компании составляют документы по операциям в процессе закрытия предыдущего периода: квартал, месяц, г. Документы, которые были оформлены таким образом, выставляются клиентом и принимаются к учету в уже завершенном периоде. Данный метод работы не возможен с электронными документами, т.к. они принимаются к учету на дату получения или выставления.

Переход российских компаний на электронный документооборот должен стимулироваться в первую очередь со стороны государства. Первые шаги уже сделаны. В соответствии с п. 6 ст. 10 Закона № 134- ФЗ налоговые декларации по НДС представляются в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота [3].

В заключение необходимо отметить, что в условиях современной экономики «бумажный» документооборот оказывается не в состоянии обеспечить быструю и эффективную обработку больших объемов информации, от которой зависит успех любого предприятия, а системы электронного документооборота позволяют во многом увеличить эффективность и скорость управления информацией. Однако в России СЭД получили пока небольшое распространение ввиду сдерживающих факторов.

Список литературы:

  • 1. Милостивая Ю.С. Проблемы развития электронного документооборота в России // Научное сообщество студентов XXI столетия. XLVI между- нар. студ. науч.-практ. конф. Технические науки: сб. ст. по мат. № 9(45);
  • 2. Днепровский М.С. Система электронного документооборота предприятия // Материалы VIII Международной студенческой электронной научной конференции «Студенческий научный форум». Режим доступа: http://www.scienceforum.ru/2016/1383/18298
  • 3. Федеральный закон от 28.06.2013 № 134-ФЗ (ред. от 29.06.2015) "О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым операциям"
  • 4. Система электронного документооборота «Контур.Диадок». Режим доступа: https://www.diadoc.ru/blog/7744
  • 5. Документооборот: бумажное прошлое и электронное будущее. Режим

доступа: http://www.edok-journal.ru/articles/biznes/dokumentooborot_

bumazhnoe_proshloe_i_elektronnoe_budushchee/

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >