Контроль исполнения документов

Контроль — наблюдение с целью проверки или надзора; проверка[1].

Принципиально важно, чтобы исполнитель получал документы вовремя. На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок, документы вышестоящих органов, распорядительные документы данной организации, специфические документы, свойственные любой системе управления.

Основным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов, является инструкция по делопроизводству организации, в которой должны быть отражены следующие вопросы: кем осуществляется контроль исполнения документов в организации; какие документы ставятся на контроль; этапы контроля исполнения документов; сроки исполнения документов; формирование и использование массива данных, необходимых для контроля; отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах; ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля); основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.); обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов; информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[2], а именно создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов[3].

Цели контроля: своевременное и качественное исполнение документов; получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов.

  • 1. Подготовка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняется регистрационно-контрольная карточка).
  • 2. Своевременное доведение документов до исполнителей (поступившие — в день поступления и регистрации, внутренние — после подписания).
  • 3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы над документом, занесение в карточку отметки об изменении сроков исполнения и т.д.).
  • 4. Учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и не выполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения).
  • 5. Регулярное информирование руководства о состоянии и результатах исполнения.
  • 6. Информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

Национальным стандартом[3] установлены следующие виды контроля.

  • 1. Контроль действий — процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом[5]. В системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован прежде, чем он будет направлен исполнителям.
  • 2. Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В других правовых актах и в методической литературе по делопроизводству представлены следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

  • 1. Текущий контроль — это ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Ежедневно в начале рабочего дня делается доклад руководству о фактах неисполнения установленных сроков.
  • 2. Предупредительный контроль заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.
  • 3. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Перечисленные виды контроля исполнения документа могут составить определенную систему контроля, позволяющую обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Организация контроля исполнения документов и поручений определяется инструкциями по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.

Для повышения эффективности делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разрабатываются правовые акты, целью которых является усиление контроля в данной области.

  • [1] Большой толковый словарь русского языка. СПб.: Норинт, 2000.
  • [2] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения.
  • [3] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
  • [4] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
  • [5] Им определяют этапы выполнения решений или операций, зафиксированныхв документе; он распределяет между исполнителями ответственность за действия; фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >