ВИДЫ И МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ

Функции контроля рассматриваются как процесс, при помощи которого руководство библиотеки получает информацию о выполнении плана и ходе решения задач. Содержание функции контроля зависит от его вида. Различаются следующие направления контроля: по цели: стратегический (предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации концепции развития библиотеки) и оперативный (нацелен на текущий учет, анализ осуществления процессов и обеспечение плановых заданий); по предмету: финансовый и административный (распространяется на процессы деятельности и управления ими, имеет иерархическую структуру); по времени осуществления — периодический и непрерывный; по объему деятельности — полный и частичный контроль.

Существенный эффект имеют сквозные проверки однотипных библиотек по единой тематической программе; по методу проверки документов различаются сплошные и выборочные проверки. Выбороч- ность осуществляется в двух формах: либо проверкой охватываются все документы в определенные месяцы текущего года, либо часть документов каждый месяц. Сплошной проверке подлежат обычно наиболее ответственные и уязвимые операции, в частности кассовые, банковские. Выборочная проверка чаще всего применяется для документов, не имеющих финансового характера.

Совокупность предварительного, текущего и заключительного контроля характеризует библиотеку как субъект, осуществляющий эту важную управленческую функцию, и называется «контрольный трезубец».

Предварительный контроль проводится до фактического начала решения задач. Его цель состоит в определении безусловной готовности элементов системы к реализации управленческой функции. Осуществляется путем создания сертификатов, стандартов, должностных инструкций, служебных правил и др. Такой контроль позволяет лучше обосновать цели и задачи библиотечной деятельности, а также средства их реализации. Предварительному контролю подлежат не только материальные и финансовые, но и человеческие ресурсы. Материальные ресурсы контролируются через стандарты минимально допустимых уровней качества и проверок необходимого оборудования. Текущий финансовый план служит основой контроля денежных ресурсов. Предварительный контроль в области деловых качеств сотрудников осуществляется за счет анализа тех знаний, навыков, умений, которые будут необходимы при выполнении задания, например минимально допустимый уровень образования или стажа.

Текущий контроль осуществляется от начала управленческой деятельности до ее завершения. Главная цель состоит в своевременном обнаружении отклонений от намеченных планов. Измеряются фактические результаты работы, проходит текущая информация, действует обратная связь с исполнителями, корректируются отклонения.

Заключительный контроль осуществляется, когда работа завершена или истекло время, отведенное на ее выполнение. Хотя этот вид контроля не позволяет оперативно реагировать на возникшие проблемы, тем не менее у него есть две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль служит отправной точкой для планирования работы в будущем. Сравнивая фактически полученные и требуемые результаты, руководство имеет возможность оценить реалистичность планов. Эта процедура также дает информацию о возникающих проблемах и, следовательно, о том, как планировать работу, чтобы избежать их в будущем. Вторая функция заключительного контроля напрямую связана с мотивацией.

Деление контроля на предварительный, текущий и заключительный отражает процессуальную, «видимую» сторону управленческой деятельности. Однако кроме нее существует психологическая сторона контроля, отраженная в его делении на внешний и внутренний.

Внешний контроль основан на распространенном предположении, что работники лучше выполняют свои обязанности, если установлены четкие материальные стимулы, а вся их деятельность постоянно находится под наблюдением руководителя. Внешний контроль характеризуется тремя основными признаками: цели завышены для того, чтобы заставить людей работать с удвоенной энергией; система оценок труда — четкая и измеримая, не допускает манипулирования результатами; итоги контроля напрямую связывают систему поощрений с результатами работы каждого сотрудника. Здесь есть свои плюсы и минусы. Конечно, привлекает определенность оценок, зависимость заработка от результатов труда. Но поскольку многие процессы библиотечной работы носят творческий характер, где невозможно ввести контролируемые показатели, перенасыщенность форм внешнего контроля приводит к формализму и несправедливой оценке. Система внешнего контроля может применяться ограниченно, например в оценке работы технологических подразделений библиотеки или руководителей низового звена.

Система внутреннего контроля основывается на положительных эмоциях и стимулах к труду, что рассматривается как путь к признанию, самоутверждению, завоеванию авторитета. Применяя контрольную систему внутреннего стимулирования, руководитель вводит правила, почти противоположные внешнему контролю: цели устанавливаются коллективно; при возникающих проблемах определяются пути их решения, а не выносятся «приговоры» исполнителям; уровень вознаграждения связан с качеством работы. Преимущества такой системы контроля очевидны: возникает истинная заинтересованность в качественной работе, усиливается удовлетворенность трудом, создается атмосфера творчества и инициативы. При внутреннем контроле не всегда справедливы вознаграждения из-за размытой системы оценок, поэтому среди сотрудников возникают частые конфликты при распределении премий. Следовательно, система внутреннего контроля, эффективная в условиях библиотеки, должна сочетаться с методами внешнего контроля.

Контроль осуществляется посредством обследования, документальной проверки (и экономического анализа), инвентаризации, обобщения результатов.

Обследование заключается в ознакомлении с деятельностью библиотеки или ее структурного подразделения, фиксировании результатов, в опросе должностных лиц.

Документальная проверка — изучение способов и результатов библиотечной деятельности, представленных в виде отчетов, документов, бухгалтерских записей.

Инвентаризация устанавливает фактическое наличие материальных средств; ее разновидность в библиотеке — проверка фонда, посредством которой оценивается сохранность фонда, устанавливаются потери, проверяются условия хранения.

Обобщение результатов проводится на заключительном этапе и представляет собой выводы, предложения, рекомендации, по которым принимаются управленческие решения; их выполнение в дальнейшем тоже контролируется.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >