Системный подход в изучении менеджмента

Любую организацию с учетом ее размеров и сферы деятельности можно представить в виде сложной системы, состоящей из отдельных элементов. В свою очередь каждый из таких элементов рассматривается как подсистема (подразделение), имеющая свою внутреннюю структуру, которая содержит присущие ей элементы.

Наличие между частями систем и подсистем взаимосвязей технологического, организационного и экономического характера определяет необходимость учета особенностей методологических принципов системных исследований в процессе изучения закономерностей и особенностей деятельности организаций.

Одна из таких особенностей заключается в том, что свойства системы не являются простой суммой свойств входящих в нее элементов: система характеризуется и другими свойствами, возникающими из-за наличия взаимосвязей между ее элементами (закон эмерджентности).

Сложность организации как реально существующего объекта исследования требует представления в виде ряда упрощенных по сравнению с действительностью моделей, каждая из которых ориентирована на решение конкретных задач и является лишь некоторым более или менее значительным упрощением реально существующего объекта, отображающим только существенные исследования свойств и взаимосвязей элементов и системы в целом. В этом заключается вторая особенность методологических принципов системных исследований.

И наконец, организация как система не может функционировать без взаимосвязей с внешней средой, и поэтому она является открытой системой, находящейся в постоянном взаимодействии с другими системами; иначе говоря, она сама является подсистемой экономической системы высшего уровня.

Система является целым, созданным взаимодействующими между собой частями и элементами для осуществления целенаправленной деятельности. К числу ее основных признаков следует отнести множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определенной структуры и т.д. В то же время система обладает свойствами, отличными от свойств ее элементов. Каждая система имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (рис. 1.2).

Управление — это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного состояния или перевода ее в новое состояние [7]. Система управления — это:

? механизм воздействия на систему;

Схема функционирования системы

Рис. 1.2. Схема функционирования системы

? совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, которые обеспечивают функционирование организации в установленном направлении (рис. 1.3).

Схема системы с механизмом управления

Рис. 1.3. Схема системы с механизмом управления

При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

  • 1) выход основной системы;
  • 2) воспринимающее устройство для измерения и передачи информации о состоянии выхода;
  • 3) канал обратной связи;
  • 4) блок управления, соотносящий фактический и заданный выход и в случае необходимости формирующий управляющее воздействие (рис. 1.4).

Схема системы управления организации

Рис. 1.4. Схема системы управления организации

Именно система управления организации имеет возможность адекватно реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придает организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает ее саморегулируемой.

Теория менеджмента рассматривает организации как системы двух основных типов: закрытые и открытые.

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Такая система обычно характерна для начального этапа развития рыночных отношений, при незначительной роли государства в их регулировании, при общем невысоком уровне развития экономики в стране.

Такие факторы, как конкурентная борьба между товаропроизводителями, значительная роль государства в развитии рыночных отношений, приводят к «раскрытию» замкнутой системы. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают извне. Открытая система должна иметь способность адаптироваться к изменениям во внешней среде, чтобы продолжать свое функционирование.

Любая организация функционирует в среде, которая определяет ее действия и способность выживания в долгосрочном периоде. Различают внутреннюю и внешнюю среду организации. Внутренняя среда организации включает в себя внутренние элементы и подсистемы организации, которые обеспечивают выполнение протекающих в ней процессов. Внешняя среда организации представляет собой совокупность факторов и условий, находящихся за пределами организации и способных воздействовать на ее поведение.

К внутренним элементам организации, которые требуют внимания руководителей, можно отнести цели, структуру, технологии, организационную культуру и человеческие ресурсы (рис. 1.5). Рассмотрим каждый из перечисленных элементов в отдельности.

Основные элементы внутренней среды организации

Рис. 1.5. Основные элементы внутренней среды организации

Цель представляет собой конкретный конечный результат, к которому стремится организация. Содержание цели определяется конкретной спецификой организации. Так, для получения прибыли в коммерческих организациях необходимо сформулировать цели в таких показателях, как доля рынка, разработка новых продукции (услуг), качество продукции (услуг), профессиональная подготовка и отбор руководителей и социальная ответственность. В некоммерческих организациях, имеющих различные цели, большее внимание уделяется социальной ответственности. Цели структурных подразделений составляют одно целое с целями организации и не вступают в противоречие с целями других ее подразделений.

Структура организации — это выделение структурных подразделений и установление связей между ними с целью обеспечения координации деятельности персонала как единой организации. Пример структуры организации показан на рис. 1.6.

Пример структуры организации

Рис. 1.6. Пример структуры организации

Рассмотрим две основные концепции организационной структуры управления.

1. Специализированное разделение труда. В современных организациях разделение труда исключает случайное распределение функциональных обязанностей между персоналом. Характерной особенностью организационной структуры является специализированное разделение труда, т.е. закрепление конкретной работы за теми специалистами, которые способны выполнить ее лучше других с точки зрения организации как единого целого.

Горизонтальное разделение труда имеет место во всех организациях, за исключением самых мелких. В крупных организациях специалистов обычно группируют в пределах конкретной функциональной области. Выбор функциональных областей определяет основу структуры организации и потенциал ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения труда обусловливают конкурентоспособность организации. Не менее важен процесс осуществления вертикального разделения труда, т.е. определения действий по координации начиная с непосредственного выполнения заданий. В результате вертикальное разделение труда формирует иерархию управленческих отношений, центральной характеристикой которой является формальная подчиненность лиц на каждом отдельном уровне. Должностное лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении несколько руководителей среднего звена из различных функциональных областей. Последние в свою очередь могут иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей.

2. Сфера контроля — следующий, не менее важный аспект организационной структуры. Количество лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. В том случае, если одному руководителю подчиняется значительное количество людей, мы говорим о широкой сфере контроля, определяющей плоскую структуру управления. И напротив, если сфера контроля узкая, при которой каждый руководитель имеет небольшое количество подчиненных, то речь идет о многоуровневой структуре. Нужно отметить, что большие организации с плоской структурой обладают меньшим количеством уровней управления по сравнению с организациями подобного размера, но с многоуровневой структурой.

Как показывает практика, сфера контроля в организации варьируется как по уровням управления, так и по функциональным областям. Идеальной сферы контроля не существует, поскольку переменные внутренней и внешней среды организации могут оказывать на нее существенное влияние (рис. 1.7).

Взаимозависимость должностей, структуры и целей

Рис. 1.7. Взаимозависимость должностей, структуры и целей

Следующим элементом внутренней среды организации является технология, понятие которой выходит за пределы такого обычного понимания, как технология производства. В нашем случае технология — это последовательность этапов какого-либо процесса для оптимального использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, информационных и др.). Технология представляет собой способ, с помощью которого осуществляется какое-либо преобразование. Это может относиться к различным сферам деятельности. Так, в сфере продаж технология позволит решить задачу наиболее оптимальной реализации произведенного товара, а в сфере сбора информации — наиболее грамотного и с меньшими затратами сбора необходимой для управления предприятием информации и т.д. (рис. 1.8). В последнее время именно информационные технологии стали главнейшим фактором устойчивого конкурентного преимущества предприятия при ведении бизнеса.

Взаимосвязь технологии, заданий, структуры и целей

Рис. 1.8. Взаимосвязь технологии, заданий, структуры и целей

Рассмотрим два вида классификации технологии [9].

Классификация по Вудворд:

  • ? единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство;
  • ? массовое или крупносерийное производство;
  • ? непрерывное производство.

Классификация по Томпсону:

  • ? многозвенные технологии, характеризующиеся серией взаимосвязанных задач, которые выполняются последовательно;
  • ? посреднические технологии, характеризующиеся встречами групп людей;
  • ? интенсивная технология, характеризующаяся применением специальных приемов для изменения состояния какого-либо материала.

Организационная культура является интегрированной характеристикой внутренней среды организации и представляет собой совокупность ценностей, традиций, норм и образцов поведения, которые разделяются членами организации и направляют их поведение на достижение поставленных целей. Она может формироваться членами организации сознательно или зарождаться и развиваться стихийно.

Перечислим основные функции организационной культуры современных организаций:

  • ? формирование имиджа организации, отличающего ее от любой другой;
  • ? развитие чувства общности, сплоченности всех членов организации;
  • ? увеличение социальной стабильности в организации;
  • ? усиление вовлеченности работников в деятельность организации и преданности ей;
  • ? формирование и контроль эталонов поведения, целесообразных с точки зрения данной организации.

Существует множество подходов к выделению различных атрибутов, характеризующих содержание определенной культуры. Так, Ф. Харрис и Р. Моран предлагают 10 содержательных характеристик [12]:

  • 1) осознание работниками себя и своего места в организации;
  • 2) коммуникационная система и язык общения (использование устных или письменных, вертикальных или горизонтальных коммуникаций, доступность или недоступность руководства для общения, возможность использования жаргона, ненормативной лексики);
  • 3) внешний вид, одежда, представление себя на рабочем месте (униформа, спецодежда, деловой, спортивный или вечерний стиль, косметика, прическа и т.д.);
  • 4) привычки и традиции в организации питания (наличие или отсутствие кафе, столовых, буфетов на предприятии, дотация питания, продолжительность обеденного перерыва, наличие привилегированных, закрытых мест);
  • 5) отношение к времени, его использование (соблюдение временного распорядка, степени точности времени и поощрение за это, монохроническое или полихроническое использование времени);
  • 6) взаимоотношения между людьми (по возрасту, полу, национальности, статусу и власти, интеллекту, степень формализации этих отношений, пути разрешения конфликтов);
  • 7) ценности и нормы (ориентиры приемлемого и неприемлемого поведения в организации, общепринятые стандарты индивидуального и группового поведения, сложившиеся с течением времени в результате взаимодействия членов организации);
  • 8) вера во что-то (в руководство, коллектив, успех, в свои силы, в справедливость, во взаимопомощь и т.п.);
  • 9) процесс развития работника (наличие системы адаптации, профориентации, непрерывного обучения, управления карьерой работников, степень их информированности);

10) трудовая этика и мотивирование (проектирование работы, отношение к ней и ответственность на рабочем месте, его чистота, качество работы, оценка деятельности, вознаграждение).

Особое место во внутренней среде организации занимает главный ее ресурс — человеческий. От способностей, уровня образования, профессиональной квалификации, опыта, мотивации и преданности людей, работающих в организации, зависят в конечном счете результаты всей деятельности организации. Все это определяет особое отношение к персоналу со стороны менеджеров: уделяется большое внимание отбору персонала, введению его в организацию, обучению и развитию работников, обеспечению высокого качества трудовой жизни. Социальную подсистему организации образуют отношения и взаимодействия людей, работающих в ней.

Рассмотрим основные факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности людей (рис. 1.9).

Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности

Рис. 1.9. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности

Способности — индивидуальные качества человека, которые способствуют успешной деятельности, могут передаваться по наследству (интеллектуальные и физические способности), а также приобретаться со временем.

Ценности — общие убеждения, правила или принципы поведения людей в ситуациях определенного рода.

Потребности — внутреннее состояние ощущения недостаточности чего-либо.

Ожидания — формирование мнения относительно результатов своего поведения на основе прошлого опыта и оценки текущей ситуации.

Восприятие — интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие определяет, испытывает ли человек потребность в чем-либо и каковы его ожидания в данной ситуации.

Отношения формируют необъективное восприятие окружающей среды, чем и влияют на поведение.

На рисунке 1.10 представлена взаимосвязь внутренних переменных организации.

Взаимосвязанность внутренних переменных Исторический экскурс

Рис. 1.10. Взаимосвязанность внутренних переменных Исторический экскурс

В годы Второй мировой войны австрийский психолог Виктор Франкл, попав в фашистский концлагерь (еврей), изучал психологию выживания. В результате им было установлено следующее: при сравнительно одинаковых условиях выживали те узники, которые имели четкую цель выжить (побег, ожидание освободителей и т.д.). Поставленные цели должны быть осознанными и реальными. Успех организации может быть обеспечен в результате объединения всех работников для достижения цели лиде- ром-руководителем, способным обеспечить внимание работников и потребителей и при необходимости готовым пойти на риск, вовлечь всех в дело; развития человеческого и материального потенциала; вложения инвестиций в человеческие ресурсы.

Существует две группы элементов внешней среды; факторы прямого и косвенного воздействия на организацию. Факторы прямого воздействия (микроокружение) непосредственно влияют на хозяйственный процесс и воспринимают такое же влияние функционирования организации. Эта среда имеет определенную специфику для каждой конкретной организации и, как следствие, контролируется ею. Среда косвенного воздействия (макроокружение) содержит элементы, опосредованно оказывающие воздействие на процессы, которые протекают в организации. Эта среда не носит специфического характера по отношению к отдельно взятой организации и, как следствие, не подвержена ее контролю. Среди основных характеристик внешней среды выделим следующие:

  • 1) взаимосвязанность факторов: степень воздействия изменения одного фактора на другие факторы;
  • 2) сложность: количество и многообразие факторов, значительно влияющих на деятельность организации;
  • 3) подвижность: скорость изменения среды;
  • 4) неопределенность: наличие информации о среде и уверенность в ее релевантности.

На рисунке 1.11 представлена модель влияния внешней среды на организацию.

Модель влияния внешней среды на организацию

Рис. 1.11. Модель влияния внешней среды на организацию

К элементам внешней среды прямого воздействия (рис. 1.12) относятся потребители, поставщики, конкуренты, рынок труда, внешние собственники, органы государственного регулирования и контроля. Экономические, политические, социально-культурные, технологические и международные условия формируют макросреду, или элементы косвенного воздействия внешней среды (рис. 1.13).

Экономические условия среды отражают экономическую ситуацию на уровне страны или региона. Она дает возможность понять, каким образом формируются и распределяются ресурсы. Изменение макроэкономических показателей (темпов роста или падения ВВП,

Среда прямого воздействия

Рис. 1.12. Среда прямого воздействия

уровня безработицы, темпов инфляции, норм налогообложения, валютного курса и др.) влияет на уровень жизни населения, платежеспособность потребителей, колебания спроса; определяет инвестиционную политику, ценовой уровень и т.п. Существенными факторами экономической среды являются денежно-кредитная и бюджетно-налоговая политика государства.

Социокультурные факторы представляют собой социальные процессы, протекающие в обществе. Данная группа факторов включает в себя социальную структуру общества, его демографические характеристики, к которым можно отнести уровень рождаемости, среднюю продолжительность жизни, средний возраст населения, уровень образования и т.д.

Политическая среда включает в себя характеристику политической системы, государственное регулирование бизнеса, а также отношения между бизнесом и правительством.

В состав технологических факторов входят научные и технологические инновации, позволяющие предприятию модернизировать старую продукцию и создавать новую, улучшать и разрабатывать технологические процессы. Предприятиям надо своевременно реагировать на вновь создаваемые разработки в их отрасли и самим предлагать нововведения. Только такими способами можно поддерживать высокую конкурентоспособность, необходимую для функционирования предприятий в рыночных условиях.

Среда косвенного воздействия

Рис. 1.13. Среда косвенного воздействия

Международные факторы представляют собой степень вовлеченности или воздействия на фирму бизнеса других стран. В действительности любая фирма находится под влиянием международных факторов, даже если она функционирует в пределах одной страны. Фирмой могут использоваться сырье или продукты, созданные в других странах, либо она может столкнуться с международной конкуренцией на своих внутренних рынках. Если компания осуществляет деятельность на международном уровне, то факторы международной среды оказывают влияние на все другие элементы внешней среды предприятия.

Системный подход — комплексное изучение явления или процесса как единого целого с позиций системного анализа, т.е. уточнение сложной проблемы и ее структуризация в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, нахождение критериев их решения, детализация целей, конструирование эффективной организации для достижения целей [7].

Системный подход строится на основных свойствах системы.

1. Целостность: не элементы составляют целое, а, наоборот, целое порождает при своем разделении элементы системы. Первичность целого — основной постулат теории систем.

Рассмотрим основные аспекты целостности системы:

  • ? отдельные части целостной системы функционируют совместно, образуя процесс функционирования системы как целого;
  • ? совокупное функционирование неоднородных взаимосвязанных компонентов образует качественно иные функциональные свойства целого, отличные от свойств его компонентов;
  • ? единство многообразия форм, особенностей деятельности, организационных структур и т.п. в материальной и духовной жизни общества как целого.
  • 2. Взаимозависимость и взаимодействие системы и внешней среды.

Проявлять свои свойства система способна только в процессе взаимодействия с внешней средой. При реакции системы на воздействие внешней среды, ее развитии под этим воздействием сохраняются качественная определенность и свойства, которые обеспечивают относительную устойчивость и адаптивность функционирования системы. При отсутствии взаимодействия с внешней средой организация как открытая система функционировать не способна. В то же время с уменьшением количества возмущений во внешней среде возрастает способность организации устойчиво развиваться. Задача руководителя в этом случае заключается в прогнозировании ситуаций и принятии мер по адаптации параметров системы к факторам внешней среды.

  • 3. Структурность как совокупность компонентов системы и их связей, определяющих внутреннее строение и организацию объекта как целостной системы. При исследовании системы структура представляет собой способ описания ее организации. При исследовании и проектировании системы осуществляется декомпозиция ее на компоненты, устанавливаются их функции и связи. Количество компонентов оптимальной структуры системы должно быть минимальным, но вместе с тем они должны полностью выполнять заданные функции. Структура должна быть мобильной, легко приспосабливаемой к изменяющимся требованиям и целям.
  • 4. Иерархичность: любой компонент системы может рассматриваться как система (подсистема) более широкой глобальной системы. Это свойство систем необходимо учитывать при исследовании эффективности функционирования любых структурных подразделений организации и организации в целом.
  • 5. Непрерывность функционирования и эволюции. Система будет существовать в том случае, если она функционирует. Все процессы в каждой системе являются непрерывными и взаимообусловленными. Функционирование компонентов устанавливает характер функционирования системы как целого и наоборот. Вместе с тем система должна быть способной к обучению и развитию.
  • 6. Целенаправленность, предполагающая обязательность построения дерева целей социально-экономических систем, дерева показателей эффективности технических систем и др.
  • 7. Стремление системы к устойчивому равновесию, которое предполагает адаптацию параметров системы к меняющимся элементам внешней среды путем обеспечения высокого уровня организованности системы управления в динамике. К основным показателям организованности системы управления можно отнести коэффициент пропорциональности управляемых параметров системы, коэффициенты непрерывности, параллельности, ритмичности текущих процессов, а также управленческих и производственных процессов.
  • 8. Альтернативность путей функционирования и развития. Альтернативные пути достижения конкретной цели зависят от определенных параметров ситуаций, появляющихся при оперативном управлении (налоговой и таможенной систем, уровня конкурентоспособности, инфраструктуры рынка, надежности поставщиков и т.п.). Некоторые наиболее непредсказуемые фрагменты, например, программы, планы, сетевые модели, в связи с высокой неопределенностью ситуации рекомендуется разрабатывать по нескольким альтернативным вариантам.
  • 9. Приоритет качества. Как показывает практика, выживают те социально-экономические системы, которые из числа всех факторов функционирования и развития отдают предпочтение качеству.
  • 10. Приоритет интересов системы более высокого уровня перед интересами ее компонентов. Отдельному работнику социально-экономической системы невозможно ставить собственные интересы выше интересов (целей) системы.
  • 11. Надежность. Надежность системы (организации) характеризуется следующими параметрами:
    • ? бесперебойностью функционирования системы при выходе из строя какого-либо компонента;
    • ? сохраняемостью проектных значений параметров системы в течение намеченного периода;
    • ? устойчивостью финансового состояния организации;
    • ? перспективностью экономической, технической, социальной политики, обоснованностью миссии компании.

Системотехника представляет собой прикладную науку, которая исследует задачи реального формирования сложных управляющих систем. Преимущество системного подхода заключается в возможности устранения главного недостатка подходов различных школ управления: они сосредоточивают внимание на каком-либо одном важном элементе. Системный подход означает анализ элементов не по отдельности, а в системе, т.е. анализ определенной связи элементов этой системы.

Методы системного анализа впервые были разработаны и применены в США с целью отбора и планирования систем вооружения в связи с анализом военно-политических задач США. В дальнейшем эти методы применялись в государственных учреждениях и крупных фирмах США. Системный анализ включает в себя:

  • ? анализ и описание принципов построения и работы системы в целом;
  • ? анализ особенностей всех компонентов системы, их взаимозависимостей и внутреннего строения;
  • ? определение соответствия и различия исследуемой системы и других систем;
  • ? перенос свойств модели на свойства изучаемой системы по установленным правилам.

Теория систем была разработана в XX веке профессором Венского университета Людвигом фон Берталанфи. Данная теория связана с анализом, проектированием и функционированием систем как самостоятельных хозяйственных подразделений, которые образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями. Понятно, что этим критериям отвечает любая организационная форма бизнеса, поэтому все они могут изучаться с применением понятий и средств теории систем. Любая организация является системой, которая превращает ресурсы-затраты (сырье, машины, люди) в товары либо услуги. В свою очередь эта система функционирует внутри более крупной системы внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой она устойчиво вступает в сложные взаимодействия. Она включает в себя серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. При нарушении функционирования в одной части системы появляются проблемы в других ее частях. В качестве примера рассмотрим крупный банк, который является системой. Подсистемами являются отделы и филиалы банка, которые должны эффективно взаимодействовать с тем, чтобы банк как целое работал результативно. Если что-либо нарушается в подсистеме, она в конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности банка в целом.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >