КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. Необходимо разделять контроль по существу решения вопроса и контроль сроков исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Процесс контроля исполнения документов в общем виде состоит из следующих этапов: формирование данных о документе, его исполнителях, сроках исполнения; извещение исполнителей о промежуточных и конечных сроках исполнения; промежуточный контроль исполнения и возможная корректировка действий по исполнению; конечный контроль по срокам и существу исполнения и информирование руководства о результатах контроля; снятие документа с контроля.

Контроль сроков исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредителышй. Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >