УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ ГОСТИНИЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Финансовая служба гостиничного предприятия

Субъект финансового менеджмента — это совокупность отдельных людей и подразделений, которые разрабатывают и реализуют финансовые решения в гостинице, осуществляют управление финансовой деятельностью, т.е. финансовая служба.

Рассмотрим типовую финансовую службу крупной гостиницы. Общее руководство финансовой деятельности возлагается на генерального менеджера гостиницы. Финансовый директор (главный бухгалтер) несет полную ответственность за управление финансами гостиницы, формирует финансовую стратегию и политику, руководит работой финансовых подразделений, вырабатывает рекомендации для высшего руководства гостиницы.

Часто бухгалтерия существует автономно, как отдельная служба, главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору, между бухгалтерией и финансовой службой поддерживается только информационная связь. При этом в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ответственность за своевременное и надлежащее предоставление бухгалтерской отчетности несет руководитель предприятия.

В сложившейся практике возможно возникновение конфликтных ситуаций, увеличивается время на принятие решений. Поэтому целесообразным представляется вариант, когда финансовый директор и главный бухгалтер — одна должность (рис. 3.1).

Организационная структура, представленная на рис. 3.1, позволяет сосредоточить всю полноту прав и ответственности за финансовое благополучие предприятия в руках финансового директора. Обеспечивается более тесный обмен финансовой информацией, в одних руках сосредотачивается работа по определению необходимых форм внутренней отчетности и регламенту их обмена между подразделениями предприятия финансово-экономической направленности. Подобная структура обеспечивает координацию деятельности всех подразделений при составлении основного бюджета предприятия.

Рис. 3.1. Типовая финансовая служба крупного гостиничного предприятия

В функции бухгалтерии входят: оплата счетов, направление счетов- фактур, сбор платежей, обработка платежных ведомостей, аккумулирование оперативных данных и подготовка финансовых отчетов. Персонал бухгалтерии может быть ответственен за создание банковских депозитов, обеспечение наличных займов и выполнение других управленческих функций, относящихся к гостиничному бизнесу. Во многих отелях ночной аудит и учет деятельности службы питания и напитков также относятся к компетенции бухгалтерии.

Задачи бухгалтерии — ведение бухгалтерского, управленческого, налогового учета, составление отчетности, агрегирование, трансформация баланса для управленческих целей, проверка взаимосвязей главных финансовых документов — баланса, отчета о финансовых результатах (о прибылях и убытках), отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств, отчета о целевом использовании денежных средств.

Некоторые гостиницы для усиления возможностей этого подразделения используют внешние специализированные организации, т.е. передают функцию учета на аутсорсинг. В этом случае персонал гостиничной бухгалтерии лишь собирает и передает необходимые данные (так называемую первичную документацию) консалтинговой компании. Однако ответственность за организацию учета и правильность его ведения несет генеральный директор гостиничного предприятия.

Применение аутсорсинга дает возможность руководству гостиницы не отвлекаться на управление обслуживающими функциями и вследствие этого уделять больше внимания основному бизнесу; позволяет решить проблемы с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, а также с непрерывностью бизнес-процессов: замена персонала на время отпуска, болезни, обучения обеспечивается поставщиком услуг. Кроме того, появляется гибкость в управлении ресурсами — гостинице не нужно беспокоиться о сокращении численности своих сотрудников при падении загрузки, появляется возможность использовать высокопрофессиональный опыт, накопленный при решении аналогичных задач, и постоянный доступ к новым технологиям и знаниям.

Акцент в деятельности планово-экономического отдела поставлен на общеэкономических аспектах — это анализ доходности по видам услуг, по службам и гостинице в целом, определение себестоимости пакета услуг, анализ объема и динамики затрат, их факторов, отклонений от плановых затрат и нормативов, расчет нормативов потребления ресурсов, подготовка конкретных решений по ценообразованию, разработка оперативных бюджетов, подготовка статистической отчетности.

Финансовый отдел проводит финансовый анализ текущей ситуации, в том числе соответствия имеющихся средств финансовым обязательствам; отслеживает поступление выручки; утверждает заказы на покупку ресурсов; управляет поступлениями и расходованиями денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженностью в ежедневном режиме; осуществляет поиск новых источников финансирования; участвует в составлении финансовых бюджетов в рамках общего бюджета и т.д. Успешная деятельность финансовой службы во многом зависит от тесной координации с подразделениями, создающими доход гостиницы. К наиболее общим финансовым операциям, выполняемым сотрудниками службы приема и размещения (кассирами), относятся получение оплаты за предоставленные услуги наличными, проверка чековых книжек, авторизация кредитных карт, проверка изменений и внесение справок в счета гостей. В небольших гостиницах сотрудники этой службы несут также ответственность за определение кредитного статуса клиента.

В качестве одной из основополагающих особенностей финансовой деятельности в гостиницах специалисты выделяют идентификацию и оценку риска мошенничества, так как гостиничный бизнес является частью розничного рынка, характеризующегося значительным объемом ежедневных операций с большим количеством мелких платежей^[1].

Доходы крупной московской гостиницы объемом 1500 номеров могут составлять несколько десятков миллионов долларов в год. Большая их часть приходится на безналичные платежи, а около 10% — это наличные деньги, полученные в основном за проживание, питание и дополнительные услуги.

В гостинице обязательно должен осуществляться аудит выручки, что выражается в необходимости сверки операционной и учетной систем гостиницы, а также в оценке полноты и своевременности отражения выручки от реализации. Поэтому в структуре финансовой службы или службы приема и размещения выделяют должность ночного аудитора. В его обязанности входит проверка статусов гостиничных номеров и невостребованных броней, проведение начислений и проверка начислений на счетах гостей, балансирование систем, закрытие финансовой даты и подготовка отчетности, проведение специальных финансовых операций. Он же выполняет функции портье в ночное время.

На рисунке 3.2 представлена финансовая служба международной гостиничной цепи.

Рис. 3.2. Финансовая служба международной гостиничной цепи

В небольших гостиницах, как правило, из финансовых подразделений представлена только бухгалтерия.

Финансовая служба гостиничного предприятия, а также ее кадровый состав могут быть построены различными способами в зависимости от размеров номерного фонда и ассортимента предоставляемых услуг.

На основе обобщения зарубежной и отечественной практики финансового менеджмента можно выделить ключевые аспекты организации финансовой функции гостиницы: определение принципов, формулировка целей, определение основных бизнес-процессов, разработка организационной структуры, утверждение обязанностей, подготовка плана внедрения, его реализация, оценка результатов.

Контрольные вопросы

• 1. Из каких подразделений состоит финансовая служба гостиницы?
• 2. Какие задачи выполняет бухгалтерия гостиничного предприятия?
• 3. Что дает руководству гостиницы применение аутсорсинга в области бухгалтерского учета?
• 4. Каковы отличительные черты финансовой службы международной гостиничной цепи?

• [1] URL: http://hotelline.ru/management_article