Документооборот но учету строительных материалов и конструкций

Для эффективного контроля за движением и расходованием материальных ресурсов каждой строительной организацией разрабатывается и утверждается схема оптимального документооборота, позволяющая обеспечить достоверный учет получения, хранения и расходования поступивших строительных материалов и конструкций, подтвержденный оправдательными первичными документами.

Общий порядок бухгалтерского учета строительных материалов и конструкций регулируется Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01) и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.

В соответствии с и. 44 Методических указаний основанием для осуществления расчетов при оплате материалов, поступивших но договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам от поставщиков (грузоотправителей), являются следующие документы:

  • — расчетные документы:
  • — платежные требования;
  • — платежные требования-поручения;
  • — счета;
  • — товарно-транспортные накладные;
  • — сопроводительные документы;
  • — спецификации;
  • — сертификаты.

Для оприходования материалов необходимо определить порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры подрядчика и функциональных обязанностей его подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.

Подрядные организации могут получать материальные ценности от разных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя.

Поставщики, отгружая материалы, выписывают документы двух видов:

  • 1) товарные — для сопровождения материалов на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя;
  • 2) расчетные — для представления в банк и как основание для расчетов за материалы.

Основными товарными документами являются счет-фактура и товарно-транспортная накладная.

Счет-фактуру выписывают в четырех экземплярах: первый остается у поставщика, второй предназначен покупателю, третий и четвертый прилагают к расчетным документам для передачи в банк.

Товарные и расчетные документы поставщиков должны быть тщательно проверены в части соблюдения условий договора поставки но срокам, количеству, ассортименту, качеству материалов, а также правильности цен, возможных скидок транспортных расходов, арифметических подсчетов.

Первичными документами но приходу строительных материалов и конструкций являются накладные на их получение со склада или от поставщиков.

Приобретенные строительные материалы и конструкции поступают либо на склады с последующим распределением между объектами строительства, либо непосредственно на строительные площадки. Ответственность за сохранность и использование материалов на объектах строительства возлагается на материально ответственных лиц — бригадиров, мастеров, производителей работ, начальников участков, закрепленных за отдельными объектами. Для них первичными документами но приходу материалов являются накладные на получение материалов со склада или от поставщиков, но расходу — акты на списание материалов на производство и накладные на отпуск материалов.

Строительные материалы поступают в организацию от нредприя- тий-изготовителей, торгующих организаций, а также от заказчиков в случае обеспечения ими строительства отдельными материалами или от инвесторов.

На приобретаемые подрядчиками строительные материалы и конструкции право собственности на них и переход риска транспортировки возникает в зависимости от условий договора поставки (табл. 4.2).

Оформляемые поставщиками документы: счета, накладные на отпуск строительных материалов и конструкций па сторону, товарнотранспортные накладные, записываются отделом маркетинга в журнал учета поступающих грузов, который применяется для учета и контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей.

Таблица 4.2

Схема перехода рисков транспортировки и права собственности на отгруженные строительные материалы и конструкции в зависимости от условий договора поставки

Точка перехода права собственности и рисков

Склад

поставщика

Отправление

Назначение

Склад

иокупателя-

подрядчика,

строительные

площадки

станция

погрузки

вагон, борт

вагон, борт

станция

разгрузки

Франко-склад продавца

Франко-станция отправления

Франко-вагон станция отправления

Франко-вагон станция назначения

Франко-станция назначения

Франко-склад иокупателя-подрядчика

Поступающие в подрядную организацию строительные материалы и конструкции приходуются материально ответственными лицами но местам хранения путем оформления приходных ордеров или актами о приемке материалов в случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов но количеству, качеству и ассортименту.

Методические рекомендации устанавливают следующие требования к порядку отпуска материалов па строительство:

  • — сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться на строительство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом строительно-монтажных работ;
  • — материалы должны выдаваться только тем лицам, которые включены в список, утвержденный руководителем организации и согласованный с главным бухгалтером. Кроме того, на складах должны быть образцы подписей лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы;
  • — отпуск материалов на строительство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимит отпуска материалов на строительство устанавливается отделом маркетинга на основе соответствующих расчетов производственного отдела. Изменение лимита за истекший период времени не допускается. В течение отчетного периода установленные лимиты отпуска материала могут изменяться, но в строго оговоренных случаях: при необходимости уточнения лимита на остаток материала в незавершенном производстве (на начало месяца), замены материала или исправления ошибок, допущенных при расчете лимита. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его утверждения.

При необходимости в первичных документах на отпуск строительных материалов и конструкций согласовывается с отделом технического контроля, удостоверяющего пригодность отпускаемого материала для производственных целей, что позволит максимально уменьшить возможность технологического брака и выявить наиболее вероятную причину его появления.

Учетной политикой подрядной строительной организации должен быть предусмотрен порядок отпуска строительных материалов и конструкций! со складов, а также перечень лиц, которым разрешается их требовать и получать со складов.

Для оформления хозяйственных операций, связанных с отпуском строительных материалов и конструкций со складов и использованием при осуществлении строительно-монтажных работ, применяются следующие документы:

разовые расходные — оформляют единовременный отпуск строительных материалов и конструкций по различным направлениям и назначениям;

накопительные — оформляют многократный отпуск строительных материалов и конструкций но одному направлению и назначению;

лимитно-нормативные — предназначены для контроля за установленными расходными нормативами и использованием строительных материалов и конструкций в производстве.

Разовый отпуск материалов но различным направлениям оформляется требованиями.

Отпуск строительных материалов и конструкций осуществляется но требованиям-накладным. По этой же форме оформляется движение материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, а также операции по сдаче на склад остатков неизрасходованных материалов, возвратные материалы и отходы от брака.

Требование-накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим (сдающим) строительные материалы и конструкции, на основании соответствующего разрешения руководителя организации, главного инженера или уполномоченного лица. Отпуск материала с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом, размером, развесом и т.п.

В том случае, когда отпуск материалов лимитируется, но производится периодически, контроль за исполнением лимита осуществляется но ведомостям (картам) использования лимитов. Эти ведомости, заполняемые на основе требований и накладных, являются только оперативными документами, предназначенными для текущего контроля за использованием лимитов отпуска материалов и в бухгалтерию не сдаются. Первичным оправдательным документом и в этом случае будет являться требование-накладная. После окончательного оформления требования-накладной путем подписания обеими сторонами — сдающей и принимающей, она сдается в бухгалтерию. Однако если в требовании-накладной какие-то обязательные реквизиты указаны не будут, то принимающая сторона воздержится от его подписания.

Требования выписываются участками па каждый номенклатурный помер материалов (однострочные) или группу материалов (многострочные). Склад должен отпускать материалы в точном соответствии с требованиями объектов. Требования являются основаниями для оперативного учета отпуска материала на складе, аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерии. Они используются также при получении материалов сверх установленного лимита с разрешения администрации (дополнительный отпуск материалов при перевыполнении производственной программы, на покрытие перерасхода и возмещение брака, в этом случае в требовании указывают причину или виновника перерасхода).

Для списания материалов на строительство объекта начальником участка (прорабом) составляется материальный отчет, в котором указываются остатки материалов на начало месяца, поступление со склада и непосредственно от поставщиков, расход на производство разных объектов и сальдо на конец отчетного периода. Фактический расход материалов зачастую определяется инвентарным способом. Данный метод основан на проведении ежемесячной инвентаризации остатков, не использованных на строительном объекте.

Списание фактического расхода строительных материалов, конструкций! и деталей на производство оформляется актом об остатках и на списание материалов открытого хранения.

По окончании месяца начальник участка составляет отчет о фактическом расходе основных материалов в сопоставлении с расходом по производственным нормам.

Этот отчет является основанием для списания строительных материалов и конструкций на себестоимость строительно-монтажных работ и предназначен для сопоставления фактического количества материалов, израсходованных на выполнение строительных работ, с их производственными нормами.

Руководитель подрядной организации ежемесячно контролирует соблюдение норм расхода материалов по каждому объекту или виду строительно-монтажных работ путем сведений, полученных из рапортов об отклонениях от этих норм, а также из отчетов о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом, определенным но производственным нормам.

Перерасход или экономию по отдельным видам материалов определяют как разность между количеством материалов, которое должно быть израсходовано по нормам, и фактическим их расходом согласно первичным документам (сигнальным требованиям, актам инвентаризации материалов открытого хранения), прилагаемым к материальным отчетам.

Отчет о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с производственными нормами должны составлять все начальники строительных участков (прорабы) ежемесячно. Они представляют его в производственно-технический отдел, который проверяет правильность внесения данных, и передают в бухгалтерию.

Этот отчет составляется по отдельным объектам или по строительным и монтажным участкам, если учет выполняемых работ ведется по участкам в целом на основании:

  • — данных по выполненным за месяц строительным и монтажным работам, взятых из Журнала учета выполненных работ;
  • — установленных производственных норм расхода материалов на единицу объема работ;
  • — документов о фактическом расходе основных строительных материалов и конструкций (накладные, требования, счета).

Форма состоит из двух разделов.

В первом разделе показывают нормативную потребность в материалах и объем выполненных работ, где указывают:

  • — наименование видов работ, конструктивных элементов и материалов;
  • — обоснование производственных норм расхода материалов;
  • — норму расхода материалов на единицу измерения работ или конструктивного элемента;
  • — объем работ и нормативную потребность материалов на объект;
  • — объем выполненных работ и нормативную потребность материалов по месяцам.

Во втором разделе сопоставляют фактический расход материалов с нормативным, где указывают:

  • — нормативный расход каждого материала за истекший месяц;
  • — фактический расход каждого материала за истекший месяц;
  • — рассчитанную экономию или перерасход материала;
  • — утвержденное руководителем подрядной организации количество материалов, подлежащих списанию на себестоимость строительно-монтажных работ.

В тех случаях, когда количество фактически израсходованных материалов меньше нормативного, на себестоимость строительно-монтажных работ списывают стоимость фактически израсходованных материалов.

В случае технически не обоснованного перерасхода материалов на себестоимость строительных и монтажных работ списывается нормативное количество материалов.

Сумму перерасхода относят за счет виновных лиц следующей бухта л гер с ко й за п и с ь ю:

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты но возмещению материального ущерба»

К 10 «Материалы».

В том случае, если виновники не найдены или в иске к ним отказано судом, сумму перерасхода материалов списывают за счет средств подрядчика следующей бухгалтерской записью:

Д 91 «Прочие доходы и расходы»

К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Представим на условном примере порядок оформления Отчета о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с производственными нормами.

В январе текущего года строительно-монтажная организация выпол

нила работы но перекладке водовода.

Наименование строительных материалов

Израсходовано

по производственным нормам, заложенным в смете на строительство

фактически

Трубы стальные

9 м

9 м

Отводы

4 шт.

4 шт.

Электроды

1 000 кг

1 050 кг

Ацетилен

350 куб. м

300 куб.м

Прораб Петров А.И. составил Отчет о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с производственными нормами.

Для заполнения Отчета о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с производственными нормами следует использовать следующую схему (рис. 4.3).

В бухгалтерии имеются документированные данные об остатках материалов на начало и конец месяца, поступлении материалов на объект, на отпуск материалов по внутреннему перемещению. Исходя из этих данных определяется фактический расход материалов на строительное производство:

где Рп — расход на производство строительно-монтажных работ;

Он — остаток на начало;

II — поступление;

Рдок — документы на расход и другие цели;

Ок — остаток на конец.

Сравнивая фактический расход с расходом по норме, определяется экономия или перерасход основных строительных материалов, на которые прораб представляет объяснение причин для рассмотрения и утверждения руководством решения, в частности, о взыскании перерасхода полностью или частично с прораба или мастера.

Порядок проведения процедур

Рис. 4.3. Порядок проведения процедур, необходимых для заполнения Отчета о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с производственными нормами о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с производственными нормами

за январь 20__года

п/п

Наименование объектов и видов работ

Единица

измерения

Номер

единичных

расценок

Колн-

чество

вынол-

ценных

работ

Наименование материалов

Бетон М-50, куб. м

Бетон М-200, куб. м

Арматура, т

Кирпич, тыс. шт.

Раствор М -50, куб. м

норма на единицу работ

на вы- вы полнен ный

объем

работ

норма на еди - ни НУ работ

на вы- вы полнен и ый

объем

работ

норма на единиц)' работ

на вы- вы полнен н ый

объем

работ

норма на единиц)' работ

на вы-

ВЫ ПОЛ-

11 енн ый

объем

работ

норма на единиц)' работ

на вы- вы полнен н ый

объем

работ

I. Фундамент

1

Устройство бетонной подготовки нод фундаменты из бетона М-50

куб. м

3-М 6

7

1,02

7,14

2

Устройство фундамен тов из бетона М-200

куб. м

3-М 27

25

1,015

25,375

0,066

1,65

II. Стены

1

Кладка наружн ых стен сложная из кирпича обыкновенного

куб. м

4-М 7

7,5

0,39

2,925

0,23

1,725

2

Кладка внутренних стен из кирпича обыкновенного

куб. м

4-М 10

5

0.38

1.9

0.23

1,15

Итого расход по норме

7,14

25,375

1,65

4,825

2,875

Фактический расход

7,14

25,375

1,65

5

2,9

Экономия (-)

Перерасход ( + )

+ 0,175

+ 0,025

Утвержденные суммы расхода по Отчету о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с производственными нормами служат основанием для формирования информации о материальных затратах в разрезе синтетического учета затрат на производство строительно-монтажных работ.

Приведенная схема учета и контроля за списанием строительных материалов на производство строительно-монтажных работ применяется в большинстве подрядных организаций, несмотря на то, что она имеет ряд существенных недостатков:

  • — во-первых, учет материальных затрат в данном случае основан на последующем контроле и частично на предварительном, если комплектация строительства производится на основе лимитно-заборных карт или комплектовочных ведомостей. В результате о перерасходе материалов становится известно только после того, как он уже произошел, т.е. отсутствует текущий контроль;
  • — во-вторых, наличие большого числа строительных объектов, их территориальная разобщенность делают практически невозможным участие немногочисленных работников бухгалтерии и производственно-технического отдела в проведении ежемесячной инвентаризации. В результате прорабы и мастера имеют возможность в течение длительного времени скрывать перерасход того или иного материала. Очень часто о фактическом перерасходе бухгалтерия уведомляет руководство после окончания строительства всего объекта. То есть отчет из отчета о расходе основных материалов в сопоставлении с производственными нормами превратился в ведомость учета расходов материалов по норме. Акты, объясняющие сверхнормативное списание материалов, поступают только после окончания строительства. Следовательно, результаты отклонений от норм расхода выявляются только при сдаче объекта.

Кроме отпуска строительных материалов и конструкций на строительство, возможна их передача на сторону или в переработку с оформлением накладной на отпуск материалов на сторону.

Накладная на отпуск материалов на сторону и товарно-транспортная накладная используются на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расхода материала.

Перемещение материалов с одного склада участка на другой склад подрядной организации оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой по распоряжению службой маркетинга. При возврате неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственными лицами участка, сдающего ценности.

Контроль за использованием материалов на строительной площадке (складе) имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным в подрядной организации нормам. Основные причины отклонений норм расхода материалов — экономия или перерасход материала, плохая наладка оборудования, некондиционность, брак и т. д.

Различают следующие методы контроля за расходованием материалов и выявлением отклонений:

  • — документирование отклонений;
  • — инвентарный метод.

Методом документирования пользуются для выявления отклонений, возникающих вследствие замены материалов, брака, расхода сверх установленных норм и т. д. Эти отклонения от норм оформляются разовыми требованиями, выписываемыми в дополнение к лимитно-заборным картам с указанием причин и виновников отклонений. Сравнивая фактический расход с нормативным, выявляют отклонения, их причины и лиц, от которых эти отклонения зависели.

Там, где отклонения невозможно выявить методом документирования, применяют инвентарный метод, по которому выявляют недокументированные отклонения, сравнивая количество и стоимость материалов, отпущенных в течение отчетного периода участку или исполнителю, с выявленными при инвентаризации остатками.

При инвентарном методе ведутся карты учета использования материалов, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных на строительство, отходов производства и неиспользованных материалов.

По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов. Сопоставляя фактический расход материалов с нормой, выявляют величину отклонений.

Выведенный в карточке остаток материала заведующий складом сравнивает с минимальной и максимальной нормами запаса, значащимися в ее заголовке. Если остаток материала, выведенный в карточке, отклоняется от норм, он сообщает об этом отделу маркетинга посредством сиг- налъной справки, где указываются номенклатурные номера, наименования материалов и достигнутые по ним предельные нормы запаса.

В строительстве учет материалов ведется по их видам, по количеству и стоимости приобретения. При этом используется много видов материалов, относящихся к массовым, так называемым навалочным, хранящимся па открытых площадках, учет которых осуществляется методом их периодической инвентаризации. К данным материалам, в частности, относятся отдельные виды камней, песок, гравий, щебень, блоки, доски.

Материалы открытого хранения, как правило, хранятся на строительных площадках, на которых они используются без составления расходных документов. Фактическое наличие и расход материалов в количественном выражении определяется путем ежемесячно проводимой их инвентаризации по состоянию на последнее число каждого месяца.

Результаты инвентаризации, а также количество использованных в производстве материалов определяются но данным акта инвентаризации на списание материалов открытого хранения. В соответствии с данными инвентаризации фактический расход материалов определяется как разность между суммой остатка на начало месяца и поступлениями материалов за месяц за вычетом их фактического остатка на конец месяца и количества материалов, проданных и отпущенных на сторону.

При перевозке грузов автотранспортом используют товарно- транспортную накладную.

Схематически можно представить документооборот но движению строительных материалов и конструкций на рис. 4.4.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >