Классификация деловых совещаний

Деловое совещание можно рассматривать как особый вид организации, которая создается на чрезвычайно короткий срок и имеет определенную целенаправленность.

Классифицируют совещания по ряду признаков.

По назначению:

  • ? проблемные — вырабатывающие и принимающие решения;
  • ? разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
  • ? подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку результатов;
  • ? оперативные (диспетчерские);
  • ? учебные, пополняющие объем знаний их участников.

По периодичности (частоте) проведения:

  • ? разовые;
  • ? регулярные;
  • ? периодические.

По количеству участников:

  • ? узким составом (до 5 человек);
  • ? расширенные (до 20 человек);
  • ? представительные (свыше 20 человек).

По степени стабильности состава участников:

  • ? с фиксированным составом;
  • ? с участием приглашенных (список составляется для каждого совещания);
  • ? комбинированные.

По принадлежности:

  • ? партийные (и других общественных организаций);
  • ? административные;
  • ? научные и научно-технические.

Организация проведения деловых совещаний

Рациональная подготовка к деловому совещанию резко повышает эффективность управленческого труда. Есть несколько обязательных элементов, без которых эффект совещания не будет достигнут (рис. 8.6).

Подготовка совещания начинается с изучения необходимости и целесообразности его проведения. Менеджер должен решить, действительно ли вопрос следует выносить на совещание или его рассмотрение допускает другие формы работы. Совещание предпочтительнее, если существует необходимость в обмене информацией, выявлении мнений, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, изучении комплексных вопросов.

На подготовительном этапе анализируются все альтернативы: решение вопроса вышестоящим руководством; попытка договориться по телефону; проведение селекторной летучки; вынесение вопроса на ранее запланированное совещание. Убедившись, что другие варианты менее эффективны, менеджер утверждается в решении проводить совещание.

Технология организации и проведения деловых совещаний

Рис. 8.6. Технология организации и проведения деловых совещаний

Три условия целесообразности совещания:

  • 1) необходимость в коллективном обсуждении вопроса;
  • 2) его значимость одновременно для нескольких отделов;
  • 3) потребность в сопоставлении мнений различных групп.

Если вопрос не требует немедленного решения, лучше отказаться от проведения совещания и найти иной способ информирования сотрудников: циркулярное письмо, сообщение по компьютерной сети и др.

Убедившись в необходимости созыва совещания, менеджер уточняет его повестку и состав участников, одновременно продумывая следующие пункты:

  • а) содержание проблем к обсуждению, главная тема совещания;
  • б) результат совещания (следует учесть, что не каждое совещание заканчивается готовым решением);
  • в) распределение подготовительной нагрузки. В отдельных случаях создается рабочая группа для разработки повестки дня, проведения предварительных кратких совещаний в подразделениях.

Практика показывает, что при формировании повестки дня неопытные руководители делают следующие ошибки:

  • ? не концентрируются на главной теме, допускают многотемье, не обеспечивают четкого разграничения и соответствующего аналитического обсуждения вопросов;
  • ? не проводят предварительного разъяснения участникам сути обсуждаемой проблемы;
  • ? включают в повестку вопросы разного объема и далекие по содержанию, превращая совещание в простое обсуждение, а зачастую и перебранку между отдельными участниками или группами. При этом большинство присутствующих оказываются в позиции пассивных слушателей;
  • ? не выдерживают повестку дня, отступают от нее и по ходу рассматривают стихийно возникающие побочные вопросы.

Состав участников определяется не столько в количественном, сколько в качественном подходе. Например, совсем не обязательно на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. Как показывает практика, в первую очередь необходимо привлекать лиц, лучше других ориентирующихся в обсуждаемой проблеме, а ими не всегда являются руководители.

Было бы ошибкой привязывать количество участников к имеющемуся числу стульев в зале заседаний. Массовость не является синонимом эффективности. Оптимальный вариант связан с другим совпадением — количеством присутствующих и активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников для делового совещания — компетентность в вопросах повестки дня.

День и время проведения совещания, как правило, традиционны и неизменны. Это позволяет участникам планировать свой рабочий график и надлежащим образом готовиться к мероприятию. Для еженедельных совещаний наилучшие дни — среда или четверг, так как кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу. А наиболее удобное время — вторая половина дня. Из теории биоритмов известно, что в течение рабочего дня человек переживает два пика повышенной работоспособности: с 11.00 до 12.00 и между 16.00 и 18.00. Если приурочить совещание ко второму пику, это послужит дополнительным стимулом работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, поэтому нецелесообразно совмещать его с первым пиком.

Неопытный руководитель подвержен следующим ошибкам:

  • ? не регламентирует продолжительность совещания;
  • ? не соблюдает установленный лимит времени;
  • ? допускает затягивание совещания;
  • ? не объявляет перерывы;
  • ? не ограничивает выступающих;
  • ? давая докладчику слово, не ставит условия кратко и ясно излагать мысли.

Место проведения. Большинство деловых совещаний (более 70%) проходит в кабинете руководителя организации. Практика показывает, что целесообразнее собираться в специально оборудованных для этой цели помещениях. Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч представлена на рис. 8.7.

Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч

Рис. 8.7. Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч:

  • 1 — стол для совещаний; 2 — стулья; 3 — экран; 4 — шкаф для проекционной аппаратуры; 5 — столы для совещаний; 6 — шкаф для макетов; 7 — стол журнальный;
  • 8 кресло для отдыха; 9 — цветочницы

Как правило, приглашенные рассаживаются за столом прямоугольной формы. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Более предпочтительная форма стола — трапециевидная (рис. 8.8). За столом-трапецией никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит остальных, а председатель и секретарь-стенографистка — всех присутствующих.

Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальные температуру, вентиляцию и влажность воздуха, удобную для работы мебель.

Неопытный руководитель склонен совершать следующие ошибки:

  • ? слишком часто проводит совещания в своем кабинете;
  • ? в ходе совещания позволяет себе отвлекаться на телефонные разговоры и прием посетителей;
  • ? не заботится, чтобы помещение для совещаний было оборудовано и освещено соответствующим образом.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >