ФОНДИРОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Фонд — это упорядоченная совокупность документов, соответствующая задачам архива и предназначенная для использования и хранения. Фондирование документов заключается в распределении документов по архивным фондам, оно производится непосредственно в архиве организации. В ходе фондирования уточняется фондовая принадлежность документов, формируется фонд, определяются хронологические границы фонда и документов фонда.
Основой фондирования является изучение самих документов — плановых, кадровых, бухгалтерских, входящих, внутренних, исходяших. Фондовая принадлежность, в частности, входящих документов определяется по их получателю, резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию организации, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по организации, учреждению, откуда они поступили, регистрационному штампу, содержанию документа. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор — адресант, а входящих — адресат.
При фондировании документов должны соблюдаться определенные правила. Приведем основные из них:
- • дела относятся к тому году, когда они начаты оформлением или в котором они поступили в организацию;
- • планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены;
- • отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;
- • в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;
- • если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри отдельных структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;
- • в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;
- • каждому архивному фонду присваивается название и номер;
- • при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число — месяц — год, за ними дела, имеющие месяц — год, затем дела, имеющие только год.
Внутри каждого раздела документы группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов в зависимости от их объема и удобства пользования.
Один и тот же архивный фонд составляют документы организации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на коренное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, перемещения из одного района в другой, временной приостановки ее деятельности.
При формировании фондов необходимо учитывать номенклатуру дел, являющуюся основой как системы документационного обеспечения организации, так и формирования первоначально муниципальных, а через них и государственных архивов.
