Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении
Посмотреть оригинал

Функции и классификация систем документооборота

Потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота [31, 38].

Значительную часть своего рабочего времени специалисты организаций и предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. По некоторым оценкам, секретарь- референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени. Документооборот стремятся автоматизировать.

Базовыми операциями технологий обработки документов в системах электронного документооборота являются:

  • • ввод документов в систему;
  • • хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;
  • • коллективная работа с документами;
  • • вывод информации из системы.

Стержень любой системы электронного документооборота — архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Электронный архив — совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами.

Назначение систем электронного документооборота состоит в обеспечении не только хранения электронных документов и работы с ними, в том числе поиска, но и движения документов между подразделениями организации (предприятия), группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (так как они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем их исполнения.

Универсальные системы документооборота

.

Первые системы электронного документооборота появились в 1980-е гг. Сейчас эти системы называют EDMS — Electronic Document Management Systems, они представляют класс универсальных систем документооборота. Типовыми функциями EDMS-систем являются: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ввод и контроль резолюций; списание документов в дело; атрибутивный поиск документов; проектирование стандартных отчетных форм; установка маршрута прохождения документов; работа с электронной копией документа; аннотирование документов; интеграция с MS Office, автоматическая регистрация документов, получаемых по электронной почте; поддержка средств цифровой подписи; разграничение прав доступа; оцифровка документов; ведение электронных архивов документов; рассылка внешним адресатам; формирование конвертов, наклеек.

EDMS-системы работают преимущественно на распределенных архитектурах и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов по принципу «шкаф/полка/папка» без ограничения количества уровней вложения. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок благодаря применению механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится в определенном администратором EDMS-системы месте). В ряде EDMS-систем реализованы еще более мощные возможности хранения за счет установления связей между документами, причем связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде. В большинстве случаев серверная часть EDMS-систем состоит из нескольких логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах): хранилищ атрибутов документов (карточек); хранилищ документов; сервисов полнотекстовой индексации и полнотекстового поиска.

Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве EDMS-систем используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам. Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве EDMS-систем применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, Unix и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, БД с атрибутами документов может работать под управлением ОС Unix в сети ТСР/ IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX.

Благодаря возможности EDMS-систем интегрироваться с различными приложениями, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими в организации (на предприятии), создавая тем самым основу всего ее делопроизводства.

 
Посмотреть оригинал
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы