Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении
Посмотреть оригинал

Технологии электронного документооборота

Электронный документооборот — наиболее формализованный способ общения пользователей между собой, базирующийся, в том числе, на технологиях электронной почты. Но это новые средства обработки полнотекстовой информации, основанные на лингвистическом анализе текста и включающие в себя элементы искусственного интеллекта.

Документ является основным способом представления информации в любой современной организации (предприятии) и одним из видов информационного обеспечения ИС.

Документ — содержательно законченная уникально идентифицируемая единица информации на естественном языке.

Документы можно классифицировать по форме хранения: как электронные документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей информации хранится в электронном виде: в структурированном виде — в базах данных, в слабоструктурированном и неструктурированном виде — в виде локальных файлов, в коллекциях документов ИПС, Web-документов. Вся остальная информация хранится на бумаге, создавая немалые трудности при поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). Документы являются примером слабоструктурированной информации. Структура документов описывается различным образом:

  • • согласно тэговой модели WWW — HEAD и BODY;
  • • в информационно-поисковых системах — набором атрибутов;
  • • согласно стандарту ODA (архитектуры учрежденческих документов) как ПРОФИЛЬ и ТЕЛО;
  • • в организациях (на предприятиях) в России — согласно унифицированной системе документации. При этом выделяют заголовочную часть (наименование организации (предприятия), код документа по ОКУД, наименование документа и т.д.), содержательную часть (в виде текста, таблиц), оформительскую часть (подписи лиц, несущих юридическую ответственность).

Система документации — совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления.

Основой унифицированной системы документации является системы классификации документов. В российской практике используются системы классификации документов ОКУД, ОКОНХ, ОКПО и др. Согласно той или иной системе классификации, любой документ в организации (на предприятии) имеет свой код. Например, согласно ОКУД (Общегосударственный классификатор управленческой деятельности), баланс имеет код — 0710001.

В сфере управления циркулируют организационно-распорядительные документы, в том числе информационно-справочные («Консультант Плюс», «Гарант» и др.), а также специальные документы, обслуживающие отдельные функции управления (плановые, финансовые, учетные документы и пр.).

Движение документов образует документооборот. Документооборот — совокупность информационных потоков организации, структурирующая процесс управления объектом, его производственно-технологическим циклом.

Внутренние информационные потоки образуются между структурными подразделениями, имеющими как вертикальные, так и горизонтальные связи. Потоки бывают прямые и обратные. Внешние потоки образуются при взаимоотношениях с внешними организациями в процессе деятельности, связанной с отчетностью, рекламой, выставкой продукции, социологическими опросами, подготовкой справок, встречами с населением и пр.

Информационный поток — совокупность перемещаемых данных, относящихся к конкретному участку обработки информации (составление реестра населения, регистрация земельных участков, начисление пенсии, формирование плана выпуска продукции и т.д.).

 
Посмотреть оригинал
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы