Документальное оформление движения материалов
Все операции, связанные с поступлением материалов в организацию, перемещением, отпуском в производство, продажей материальных ценностей, оформляются первичными документами, унифицированные формы которых утверждаются Госкомстатом России. При отсутствии унифицированных форм первичных документов для (кормления хозяйственных операций организация самостоятельно разрабатывает и утверждает их.
Для оформления перечисленных выше операций по движению материалов предусмотрены типовые межотраслевые формы учетной документации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера организации, особенностей производства, материально-технического снабжения и системы организации учета.
Поступление материалов в организацию возможно разными способами:
- ? заплату по договорам купли-продажи, договорам поставки или другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;
- ? путем изготовления материалов силами самой организации;
- ? в счет вклада в уставный (складочный) капитал при создании организации;
- ? путем безвозмездного получения организацией (по договору дарения) (при этом нужно учитывать, что согласност. 575 ГК РФ между коммерческими организациями нс допускается дарение, за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает 5 МР(УГ);
- ? в результате товарообменных операций (договор мены);
- ? в других случаях.
Поступление материалов в организации контролирует в первую очередь отдел снабжения (маркетинга), который заключает договоры, следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, в необходимых случаях предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.
11орядок принятия материалов к учету регламентируется Методическими указаниями но бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Этими Методическими указаниями предусматриваются обязательное документирование всех поступающих материалов, проверка их состояния, взвешивание и выявление возможных расхождений между данными сопроводительных документов и принятым количеством материалов соответствующего сорта, размера, качества.
Отгрузка материалов поставщиком сопровождается выпиской расчетных документов: платежных требований, счетов, товарно-транспортных накладных и сопроводительных документов (спецификаций, сертификатов и других документов, обусловленных договором).
Поступившие в соответствующий отдел организации-покупателя расчетные документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов, который используется с целью контроля за поступлением грузов и своевременным их принятием к учету. Зарегистрированные докумснты проверяются с точки зрения их соответствия заключенным договорам: по ассортименту, количеству материалов, ценам, срокам поставки и т.д., после чего их акцептуют. Как мы уже говорили в разделе 2.3, акцепт счета, т.е. согласие на оплату полностью или частично, вытекает из условий договора. При нарушении условий договора возможен частичный акцепт или отказ от акцепта. Отказ от акцепта оформляется заявлением, которое передается в банк плательщика. В заявлении указываются номер, дата, сумма платежного требования, от акцента которого отказывается организация, наименование, адреса и номера счетов в банках плательщика и поставщика, а также причины отказа.
Получение груза, прибывшего по железной дороге (водным транспортом), доверяется, как правило, уполномоченному лицу (экспедитору, агенту по снабжению). Кроме документов на получение материальных ценностей уполномоченному лицу выдается доверенность (формы № М-2 и М-2а). Доверенность заполняется бухгалтером или другим работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается руководителем и главным бухгалтером организации и затем регистрируется в журнале учета выданных доверенностей. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику организации, уполномоченному на получение груза, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации и заверяется печатью организации. Срок действия доверенности устанавливается организацией, но не более 15 дней.
Материалы, ошибочно адресованные, принимаются организацией на ответственное хранение. Приемка материальных ценностей осуществляется в соответствии с квитанциями транспортных накладных по весу и количеству мест. Особое внимание уделяется состоянию тары, пломб. В случаях обнаружения повреждения требуется их проверка на всем грузе. При обнаружении недостачи или порчи груза составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензии к транспортной организации или к поставщику.
В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материальных ценностей документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного поставщиком груза (спецификации, накладные, отвесы), другие —качество (сертификаты, удостоверения и т.д.). В необходимых случаях проводятся лабораторные анализы. При соответствии показателей документов фактическому наличию материальных ценностей материально ответственное лицо выписывает на поступившие материалы приходный ордер (форма № М-4). На однородные грузы, поступающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, делаются записи на обороте приходного ордера и в конце рабочего дня после подсчета итога поступивших материалов — запись в лицевой части приходного ордера на общую сумму итога.
Для сокращения количества первичных документов возможно и бездокументальное оформление поступивших материалов. В этом случае приемка материалов на склад оформляется проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.п.) штампа с основными реквизитами приходного ордера.
В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик оформляет в четырех экземплярах товарно- транспортную накладную, которая является основанием для приемки материалов (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическим наличием) без выписки приходного ордера.
Один экземпляр остается у поставщика для списания материальных ценностей, другой экземпляр (вместо приходного ордера) — у покупателя для оприходования материалов на склад, еще один экземпляр необходим для оплаты водителю, последний экземпляр — для предъявления в банк на оплату.
Если при приемке на склад материалов выявляется несоответствие количества и качества доставленного на склад груза, составляют акт о приемке материалов (форма № М-7), где указывают размер недостачи и устанавливают сумму, взыскиваемую с поставщика. Этот акт служит основанием для предъявления претензий к поставщику.
Акт о приемке материалов используется и для оформления поступивших материальных ценностей при отсутствии сопроводительных документов. Акт составляется комиссией, назначаемой руководителем организации, в двух экземплярах: первый экземпляр передают в бухгалтерию организации как основание для записей на счетах бухгалтерского учета и расчета сумм недостач или излишков; второй экземпляр направляют в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на выявленные при приемке излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.
Приходные документы оформляются вдень поступления материалов на склад организации. I1а склад поступают материальные ценности не только от поставщиков, но и из подразделений (цехов) организации от ликвидации основных средств, остатки, не использованные в производстве, отходы, забракованные изделия и т.д. Приход таких материалов на склад должен оформляться приходными накладными на внутреннее перемещение, содержащими те же обязательные реквизиты, что и приходный ордер, с указанием подразделения (цеха), склада, сдаки 11C го материал ы.
Организация может приобретать материалы через подотчетных лиц. В этом случае приказом (распоряжением) руководителя утверждается список лиц, которым разрешено приобретать материальные ценности за наличный расчет. Подотчетное лицо обязано передать материалы, приобретенные за счет наличных денет, выданных ему под отчет, на склад организации, где на принятые материалы на основании оправдательных документов, подтверждающих их покупку в магазине (счета и чеки), у других юридических лиц за наличный расчет (квитанции к приходному кассовому ордеру), у населения (акт, справка), составляется приходный ордер. Оправдательные документы прикладываются затем к авансовому отчету подотчетного лица и передаются им в бухгалтерию для отчета об израсходованных суммах.
Материалы, принятые на склад, отражаются в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах. Если материал поступает в более крупных единицах измерения (тоннах), а расход — в более мелких (килограммах), то приход осуществляется в той единице измерения, которая принята в организации. В случае поступления материалов в одной единице измерения (например, по весу), а отпуск со склада — в другой (например, поштучно) приход и отпуск отражается в первичных документах, карточках складского учета и соответствующих учетных регистрах одновременно в двух единицах измерения.
Большая часть материалов отпускается со склада на производственные нуады в подразделения (цеха) организации, обслуживание оборудования, хозяйственные нужды. Возможны внутреннее перемещение материалов и в отдельных случаях передача или продажа излишних или ненужных материалов. Хозяйственные операции, связанные с отпуском материала со склада, оформляются первичными документами только лицами, утвержденными приказом (распоряжением) руководителя, списки и образцы подписей которых заранее передаются на склад.
Под отпуском материалов в производство понимается их выдача со склада (из кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.
Отпуск материалов, потребляемых регулярно в течение месяца, оформляется лимитно-заборными картами (форма № М-8). Их выписывают в двух или трех экземплярах сроком на один месяц соответствующие подразделения организации на каждый склад отдельно. Само название документа свидетельствует о том, что отпуск по нему допускается в пределах лимита, предварительно устанавливаемого отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) на основе разработанных норм расхода материалов и производственной программы по решению руководителя организации. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передают в подразделение организации — потребитель материалов, другой — на склад. Третий экземпляр может быть использован (если это устанавливается организацией) для контроля соответствующим подразделением. Верхняя часть лимитно-заборной карты заполняется при ее выписке; нижняя часть заполняется заведующим складом (кладовщиком). После каждого отпуска рассчитывают остаток лимита, и в обоих экземплярах указывают дату и количество отпущенных материалов, подтверждаемые соответствующими подписями. В конце отчетного периода (месяца, квартала) лимитно-заборные карты сдают в бухгалтерию.
При отпуске материалов сверх установленного лимита оформляется требование-накладная (форма № М-11), в котором проставляют штамп (надпись) «Сверх лимита» с указанием причин сверхлимитного отпуска материалов. Каждый такой расходный документ является свидетельством неэффективного использования материалов, вследствие которого увеличивается себестоимость выпускаемой продукции. Сверхлимитный отпуск материалов проводится только с разрешения руководителя орган изаци и.
Для оформления однократного, редко повторяющегося отпуска каких-либо материалов (один раз в месяц, квартал), его замены также используют требования-накладные (форма М* М-11). Это разовый документ, основным реквизитом которого является количество затребованных и отпущенных складом материалов.
Накладная (форма № М-15) применяется для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории. Выписывают накладные в двух экземплярах. Возврат подразделениями организации на склад неиспользованных материалов тоже оформляется накладными.
Для сокращения числа первичных документов отпуск материалов со складов (из кладовых) в производство можно оформлять непосредственно в карточках учета материалов на складе. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не заполняют, а списание проводится на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке их учета, где указывается шифр или наименование затрат.
Помимо типовых форм первичной учетной документации для отражения движения материалов организации могут применять формы первичных документов, разработанных самостоятельно с учетом технологических особенностей производственного цикла или других обстоятельств, но при этом в первичных документах должны быть предусмотрены обязательные реквизиты, утвержденные руководителем организации.
Все первичные документы по приходу и расходу материалов со склада передаются в бухгалтерию по реестрам в сроки, установленные организацией и закрепленные в учетной политике организации (ежедневно, раз в неделю). В бухгалтерии их проверяют. Затем проводится таксировка документов, т.е. количество материалов умножают на их цену и получают сумму по каждой операции и в целом но документу.
Предпосылкой достоверного отражения материалов является организация их учета непосредственно в местах хранения — на складах, в кладовых. Сначала бухгалтерия оформляет в одном экземпляре карточки учета материалов (форма М* М-17) и передает их материально ответственному лицу, которое заносит в них данные по приходу и расходу материалов в местах хранения. Карточку оформляют на каждый номенклатурный номер материала. Верхнюю часть карточки (сведения о материале: сорт, размер, единица измерения, цена за единицу, норма запаса) заполняет ответственный бухгалтер. Нижнюю часть оформляет заведующий складом на основании приходных и расходных первичных документов. Каждой записи в карточке присваивают очередной порядковый номер с начала года, который проставляют на самом первичном документе, являющемся основанием для записи. После каждой записи (прихода, расхода) в карточке заведующий складом выводит остаток материалов на конец рабочего дня. В конце месяца расчетным путем определяют остаток материалов на складе. Этот остаток должен соответствовать аналогичному показателю остатка на конец дня последней записи операции за текущий месяц.
Одним из остюв11 ых принципов складского учета материалов явля- ется его ведение только в количественном выражении, о чем будет сказано подробнее в разделе 5.4.
Работники бухгалтерии организации обязаны систематически, но не реже одного раза в неделю (десятидневку), проверять своевременность и правильность оформления первичных документов и записей в карточках складского учета непосредственно на складах в присутствии материально ответственных лиц. 11 роверка остатков но каждой совершенной и проверенной бухгалтером операции подтверждается его подписью в карточке учета материалов.
