ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ПОСТУПЛЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материалов, должны оформляться первичными документами. Рационально разработанная первичная документация по учету материалов дает возможность получать необходимые сведения для оперативного руководства предприятием и осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль за их использованием.

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету груда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (табл. 4.2).

Порядок документального оформления операций по поступлению сырья и материалов на производственных предприятиях зависит от источников их поступления, способов доставки и места приемки продукции.

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов

Организация самостоятельно устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

• ? зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
• ? проверять соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
• ? проверять правильность расчетов в расчетных документах;
• ? акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
• ? определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
• ? передавать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т.н.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Приемка материалов от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.н.) как основание для приемки и оприходования материалов.

Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

Порядок и сроки приемки материалов но количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (иод материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая ф. № М-4), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (но количеству и качеству).

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется.

Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:

• 1) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются;
• 2) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются но фактической себестоимости, в которую включаются:
  • ? стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без НДС). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи, с уменьшением на эту сумму потерь от порчи материалов,
  • ? сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов но данной поставке (без НДС),

? сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Порядок отражения в учете недостачи МПЗ, обнаруженной при их приемке, представлен на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Порядок отражения в учете недостачи МПЗ, обнаруженной при их приемке

Аналогично учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, произведенной в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, ценам, предусмотренным в договоре (завышение цен), арифметических ошибок, допущенных в расчетных документах поставщика, и по другим подобным причинам.

При отсутствии оснований для предъявления претензии (например, в случаях стихийных бедствий), а также в случаях, когда иск покупателя к поставщику или транспортной организации судом не удовлетворен, суммы недостач и потерь от порчи списываются покупателем на счет «Недостачи и потери от порчи ценностей» Д 94 — К 76 с последующим отнесением в дебет счетов 91, 99.

Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями.

Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации, соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.и.) и (или) должностными лицами.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

? продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

• ? осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
• ? производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;
• ? осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;
• ? других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.