Общие аспекты подготовки и настройки программы «1C: Управление предприятием»
Разобравшись с методологическими вопросами постановки и автоматизации на предприятии системы управленческого учета, определив основные аспекты формирования учетной политики, принципы и порядок построения модели управленческого учета, особенности деятельности, системы бухгалтерского учета и связанные с ними особенности организации ведения управленческого учета на рассматриваемом в данной работе предприятии, перейдем непосредственно к разработке модели управленческого учета в ООО «Кухонька» и ее реализации в программе, выбранной для автоматизации управленческого учета в указанной организации (как отмечалось ранее, для автоматизации управленческого учета в ООО «Кухонька» была выбрана облачная версия программы «1C: ERP Управление предприятием 2.0», доступ к которой осуществляется через сайт https://lcfresh.com).
Прежде всего, начиная работу в программе, следует настроить все разделы с учетом особенностей деятельности компании, создать организацию, определить содержание ее учетной политики, ввести начальные остатки и заполнить необходимые справочники. Рассмотрим осуществление данных операций более подробно.
Итак, начнем с настройки разделов программы, учитывая при этом все необходимые для управленческого учета в рассматриваемой компании особенности. Для выполнения необходимых настроек зайдем в раздел «НСИ и администрирование» - «Настройка разделов». Для раздела «Бюджетирование и планирование» установим, что на предприятии формируются планы продаж, производства и закупок, при этом сезонные коэффициенты не применяются. В разделе «CRM и маркетинг» определим возможность применения автоматических и ручных скидок. В настройках раздела «Продажи» отметим, что соглашения с клиентами не используются; но регистрируются договоры, заказы клиентов, при этом последние применяются не только для печати счетов на оплату, но именно заказы от клиентов принимаются на продукцию, имеющуюся на складе или поставляемую под заказ. Далее, укажем возможности реализации по нескольким заказам, а также с нескольких складов в рамках одного документа реализации, возможности хранения и учета в программе выставленных клиентам счетов на оплату. Также важно обратить внимание, что ООО «Кухонька» помимо оптовых, занимается розничными продажами, что также следует отметить в настройках программы. В «Закупках» необходимо указать регистрацию договоров с поставщиками, ведение заказов поставщикам, возможность учета поступления товаров на разные склады в рамках одного документа. Для раздела «Склад и доставка» укажем работу с несколькими складами, управление доставкой, возможность учета перемещения товаров между складами и их внутреннего потребления. В разделе «Производство» следует отметить ведение аналитического учета по группам (видам) продукции. Для настроек «Кадров» отметим ведение в программе кадрового учета, контроль уникальности табельных номеров и ведение штатного расписания. В разделе «Зарплата» необходимо настроить состав начислений и удержаний, при этом укажем применение почасовой оплаты, учет работы в вечерние, ночные часы, сверхурочной работы, предоставление работникам учебных отпусков, отпусков без оплаты, учет командировок, простоев, прогулов и неявок, осуществление удержаний по исполнительным документам. Помимо этого, в рассматриваемом разделе следует отметить возможность расчета и выплаты зарплаты по организации в целом, а не только по отдельным подразделениям. В разделе «Казначейство» необходимо указать ведение общего журнала платежных документов. Далее, в разделе «Финансовый результат и контроллинг» следует настроить обособленный учет себестоимости товаров по подразделениям, менеджерам и поставщикам, отражение финансового результата по направлениям деятельности и формирование управленческого баланса. В раздел «Регламентированного учета» изменений в настройки вносить не будем, а в разделе «Международного финансового учета» необходимо указать, что данный вид учета организацией не применяется.
После выполнения необходимых настроек для основных разделов программы перейдем к созданию организации, настройке ее учетной политики и заполнению справочников. Для этого воспользуемся «Помощником заполнения настроек и справочников» (НСИ и администрирование - Сервис - Начальное заполнение). Прежде всего, необходимо ввести основные сведения об организации (рис. 1.1): наименование, ИНН, КПП и т.д.
Рисунок l.l - Заполнение сведений об организации в программе
«1C»
Затем вводятся данные об адресах и телефонах компании, регистрационная информация по различным классификаторам и фондам (ПФР, ФСС, ФОМС и др.). Далее переходим к настройке учетной политики (рис. 1.2). Здесь следует отразить использование метода оценки стоимости товаров по средней, применение общей системы налогообложения, ведение учета на основе ПБУ 18/02, отражение в учете расходов на оплату труда по сч.70 с детализацией по работникам организации, а также ведение дополнительного учета ТМЦ в эксплуатации на забалансовых счетах. При этом резервы по сомнительным долгам и на оплату отпусков в ООО «Кухонька» не создаются.
Рисунок 1.2 - Настройка учетной политики в программе «1C»
Далее, на основе алгоритма, установленного «Помощником заполнения настроек и справочников», перейдем к настройке кассы и банковского счета организации (в т.ч. определим счета учета, название кассы и введем номер банковского счета). Затем на основе организационной структуры ООО «Кухонька», описанной в параграфе 2.1, с учетом сформированного подразделения управленческого учета в составе бухгалтерской службы построим структуру предприятия в программе 1C (рис. 1.3).
Рисунок 1.3 - Формирование структуры предприятия в программе
«1C»
Следует подчеркнуть, что указанная структура формируется не из двух уровней, а более полная: с включением в нее отделов более нижних уровней. Так, в параграфе 1.1 отмечалось, что финансово- экономическая служба состоит из трех отделов (плановоэкономического, информационных технологий и бухгалтерской службы), в свою очередь, бухгалтерская служба состоит из пяти отделов (управленческого, налогового учета, расчетного, материального и отдела реализации). Кроме того, коммерческая служба ООО «Кухонька» включает отделы закупок, маркетинга и рекламы, логистики, реализации (последний состоит из оптового склада и розничного магазина), а подразделение мебельного производства включает два цеха: по производству кухонной мебели и по проверке и подготовке к установке комплектующих для кухонной мебели. Подчеркнем, что по мере заполнения данных по каждому подразделению, в частности, по производственным подразделениям (цехам), необходимо указать, что оба цеха осуществляют производство продукции как по заказам, так и без заказов на производство, а также выбрать склад, с которого в данный цех будут направляться материалы для выпуска продукции. При этом информация о складах вносится в справочник «Склады и магазины» параллельно с заполнением данных о подразделениях.
Важно обратить внимание также на необходимость указания руководителей каждого из созданных подразделений. Для этого в процессе заполнения структуры предприятия переходим в справочник «Физические лица» и заполняем его необходимыми сведениями (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адреса, телефоны, а также в разделах «Страхование» и «Налог на доходы» необходимо указать как минимум информацию о датах начала действия данных о страховом статусе и статусе налогоплательщика) (рис. 1.4).
Рисунок 1.4 - Заполнение справочника «Физические лица» в программе
Параллельно с заполнением справочника «Физические лица» следует заполнить справочники «Должности», «Подразделения организаций» и «Штатное расписание» в разделе «Кадры», чтобы в процессе заполнения каждого физического лица сразу можно было оформить его принятие на работу. При этом в процессе формирования штатного расписания следует помнить, что, в ООО «Кухонька» работает 67 человек. После заполнения указанных справочников для организации ведения учета и отражения хозяйственных операций необходимо также заполнить справочник «Номенклатура» (рис. 1.5), а вместе с ним - справочники «Виды номенклатуры», «Группы аналитического учета номенклатуры» и «Единицы измерения», которые можно найти в разделе «НСП и администрирование» - «НСП» - «Классификаторы номенклатуры». При этом всю номенклатуру разделим на четыре больших группы: сырье и материалы (дерево, лак, шурупы и пр.), основные средства (станки), товары (краны, мойки, петли и ручки для шкафов), готовая продукция (столы, стулья, шкафы и др.).
Рисунок 1.5 - Заполнение справочника «Номенклатура» в программе «1C»
Здесь также следует обратить внимание на необходимость заполнения параметров прайс-листа и цен номенклатуры (а именно: товаров и готовой продукции) в разделе «CRM и маркетинг» - «Настройки и справочники». Не менее важным является и заполнение информации о контрагентах. В частности, введем в справочник «Контрагенты» трех крупнейших клиентов: ООО «Кухни Мария», ООО «Мастер- кухни» и ООО «Много мебели»; а также основных поставщиков: 000 «Завод дерева и пиломатериалов», ООО «Леруа Мерлен». При этом следует отметить, что данные о новых контрагентах в дальнейшем также можно будет вводить в процессе оформления операций. Еще один существенный момент, заполнению которого следует уделить внимание, - это определение ресурсных спецификаций, т.е. требуемых затрат ресурсов на производство тех или иных видов продукции. Для заполнения ресурсных спецификаций требуется перейти в раздел «Производство» - «Нормативно-справочная информация» - «Ресурсные спецификации».
Наконец, заполнив ряд справочников и установив необходимые настройки для организации учета хозяйственных операций рассматриваемой организации ООО «Кухонька», перейдем к вводу начальных остатков по данным бухгалтерского учета («НСИ и администрирование» - «Начальное заполнение» - «Документы ввода начальных остатков») (рис. 1.6). Так, прежде всего, следует напомнить, что уставный капитал компании составляет 200 000 руб. Остальная информация по счетам бухгалтерского учета, необходимая для ввода начальных остатков на 31.12.2015г (т.е. на дату, предшествующую дате начала ведения учета в программе «1С:ЕКРУправление предприятием»), представлена в бухгалтерском балансе ООО «Кухонька» на 31.12.2015т (
Приложение 5).
Рисунок 1.6 - Ввод начальных остатков ООО «Кухонька» в программе
Таким образом, рассмотрев общие аспекты подготовки и настройки программы «1С: У правление предприятием», можно сделать вывод, что перед началом непосредственно ведения учета хозяйственных операций в программе необходимо провести ряд подготовительных мероприятий, включающих настройку всех разделов с учетом особенностей деятельности компании, создание организации, определение содержания ее учетной политики, настройку кассы, банковского счета, формирование структуры предприятия, заполнение необходимых справочников и ввод начальных остатков.
