Правила оформления документов.

Под правилами оформления документов подразумевается совокупность требований к форме и содержанию, а также способов и средств, применяемых при создании документа; с другой стороны, это правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила оформления документов (далее — правила) разрабатываются для конкретизации положений инструкции по делопроизводству, касающихся вопросов создания документации. Правила должны быть тесно увязаны с нормами, изложенными в инструкции по делопроизводству. Указанные нормы раскрываются в правилах в более детальном виде, сопровождаются примерами и дополнительной справочной информацией. При разработке правил следует учитывать также наличие в организации других нормативных актов по вопросам оформления документации: альбома бланков, альбома унифицированных форм документов, табеля унифицированных форм документов.

Правила могут разрабатываться для использования в одной организации.

Работа над правилами осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми в организации к подготовке нормативных актов. Например, в федеральных ведомствах нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, изданные в виде правил, утверждаются приказом. Этот порядок должен соблюдаться и в отношении правил оформления документов.

Состав и содержание правил, названия и количество основных разделов и приложений в нормативных актах не определены, поэтому структуру правил определяют разработчики с учетом статуса организации и состава ее документации. Правила могут включать следующие основные разделы.

• 1. Общие положения.
• 2. Общие требования к оформлению документа.
• 3. Особенности оформления отдельных видов документов.
• 4. Требования к редактированию и изготовлению документов.
• 5. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний.

Раздел «Общие положения» по своему направлению схож с соответствующим разделом инструкции по делопроизводству. В нем указываются:

• ? назначение правил;
• ? виды документации и процессы документирования, на которые распространяется действие правил;
• ? нормативные акты, на основании которых разработаны правила;
• ? нормативные акты, которые применяются наряду с правилами.

Раздел «Общие требования к оформлению документов» содержит

описание состава документации организации и требования к бланкам и порядку оформления реквизитов документов. Например, в положениях, касающихся бланков документов, могут освещаться следующие вопросы:

• ? порядок применения бланков;
• ? виды бланков;
• ? требования к полиграфическому исполнению бланков;
• ? поля бланков;
• ? размещение реквизитов и ограничительных отметок на бланках (центрованный и фланговый способы размещения реквизитов);
• ? состав реквизитов бланков, которые разрабатываются для организации ее структурных подразделений и должностных лиц;
• ? проектирование бланков для документов.

Раздел «Особенности оформления отдельных видов документов» в большей мере связан с составом документации организации. В разделе должны содержаться требования к оформлению организационно-распорядительной, плановой, отчетной документации, а также документов информационно-справочного характера и документов, используемых в деловой переписке.

Раздел «Требования к редактированию и изготовлению документов» содержит описание методики правки текста при работе с проектами документов. В нем может быть изложен порядок использования при редактировании специальных условных обозначений, установленных ГОСТом 7.62—90. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования», — этот раздел применяется для уточнения написания букв, цифр; обозначения начертания шрифтов; расположения элементов текста; изменения букв, слов (вставка, исключения, замена) и пробелов. В разделе также освещаются следующие вопросы:

• ? правила изготовления документов при помощи средств вычислительной техники;
• ? межстрочные интервалы и отступы при оформлении различных реквизитов и документов;
• ? требования к шрифтам при изготовлении документов;
• ? порядок нумерации страниц;
• ? особенности оформления таблиц.

Раздел «Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний» может включать справочную информацию, связанную с основными видами деятельности организации, а также набор справочных данных, которые бывают необходимы при подготовке документов практически в любой организации. К таким данным можно отнести сведения по написанию наименований органов власти, организаций, партий и общественных движений, должностей, званий, титулов, документов, наград, знаков отличия, премий; географические названия и др. В разделе также приводятся правила написания дат, чисел, раскрываются некоторые правила орфографии и пунктуации.

Для упрощения применения правил разрабатывается табель форм документов, т.е. перечень форм документов, разрешенных к применению в организации, и на его основе — альбом унифицированных форм документов.

Табель форм документов (далее — табель) — перечень форм документов, разрешенных к применению в организации. Табель содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функций и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель разрабатывается в целях сокращения количества применяемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения. Во-первых, применение табеля позволяет установить границы документной базы организации; во-вторых, в нем дается описание последовательности действий с формой документов, а именно указывается, кто готовит документ, с кем проводится согласование этого документа, кто его подписывает, какая печать проставляется на документе и т.д. Ни в инструкции по делопроизводству, ни в правилах оформления документов нет такой подробной информации о работе с каждой формой документов. По своему назначению табель близок к справочникам и классификаторам; он дает возможность оперативного поиска (по различным показателям) необходимых форм документов, устанавливает четкую последовательность составления и обработки документов. Табель вводится в действие нормативным актом организации, и его положения носят обязательный характер.

Включение документа в табель не связано с характером используемых при их подготовке носителей и способов записи. В нем могут быть указаны как традиционные (бумажные), так и электронные документы. Он также может включать все формы документации, например, в организации может быть подготовлен табель унифицированных форм документов по персоналу.

В процессе создания табеля проводится выявление всех форм документов, используемых в организации; далее проводится функциональный анализ деятельности структурных подразделений организации. По каждой группе функций выявляется состав применяемых документов. Формы документов систематизируются по различным признакам: функциям, задачам, структурным подразделениям, правовым основаниям издания и т.д. Устанавливаются формы документов, введенные в действие нормативными актами органов государственной власти, формы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации и отраслевые классификаторы, а также формы документов, разработанные в самой организации. Одновременно с выявлением состава документов определяется круг должностных лиц, имеющих право согласовывать, подписывать, утверждать документы. Для каждой формы документа устанавливается подразделение, ответственное за ее подготовку, адресат, периодичность создания, особенности контроля за исполнением и т.д.

Табель оформляется в табличной форме. При большом количестве показателей в нем могут использоваться листы формата АЗ. В нормативных актах по делопроизводству не установлены ни единый набор показателей и схема их систематизации, ни единая форма самого табеля. Состав показателей, порядок расположения разделов и оформления Табеля определяются его разработчиками с учетом характера задач, для которых он создается.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1992) включает следующую примерную форму табеля.

Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет).

Разработка и ведение табеля — достаточно трудоемкое дело. Этим можно объяснить тот факт, что далеко не в каждой организации он есть. Задача по разработке табеля часто возникает при проведении работ по автоматизации делопроизводства. Представленная в табеле формализованная и систематизированная информация о документах организации значительно облегчает автоматизацию процессов документирования.

В альбом унифицированных форм документов включаются прошедшие унификацию формы наиболее часто создаваемых документов, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы.

Для удобства применения форм документов их можно группировать в альбоме по разделам, соответствующим направлениям деятельности организации или функциональным задачам.

Существенный эффект дает использование альбома в автоматизированной системе подготовки документов, позволяющей оперативно создавать новые документы на основе хранящихся в памяти машины образцов.

Унифицированная форма документов (УФД) — унифицированный текст документа и совокупность остальных реквизитов, определяемых 196

в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация формы документов предполагает:

• — определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
• — установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;
• — унификацию текстов документов.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций и действий; она проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной — информация, позволяющая отличать повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Для того чтобы обеспечить правильное применение УФД, включенных в альбом, целесообразно разрабатывать инструкцию по применению форм документов. В нее можно включить положения, касающиеся правил заполнения и оформления документа, составленного по унифицированной форме, о характере информации, вносимой в форму, о количестве экземпляров создаваемых документов, порядке их визирования, подписания, утверждения, удостоверения печатью, местонахождении различных экземпляров документа и др.

Альбом утверждается руководителем организации и является обязательным для работников организации. Для работы в структурных подразделениях используются электронный вариант альбома и электронные шаблоны унифицированных форм документов, при этом должна быть обеспечена невозможность произвольного изменения формы документа работниками. Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в альбом форм новых документов, исключение форм из него оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.

Независимо от наличия табеля и альбома разработка проекта служебного документа должна начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию в соответствии с действующим в отношении этого вопроса законодательством, приказами, директивами и справочными материалом, а также в соответствии с установленными правилами оформления документов.

Проекты служебных документов разрабатываются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. При разработке служебных документов на отдельных листах для их оформления применяется бумага форматов АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.

В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах установленных границ и соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

Служебный документ должен быть написан в официально-деловом стиле с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Применяемые термины должны соответствовать устоявшейся терминологии и употребляться в одном и том же значении.

При составлении служебных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями, не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов, знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки. Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются оттиском печати «Для телеграмм».

В соответствии с требованиями составления служебных документов пишутся с прописной буквы:

• ? все слова в названиях следующих органов высшей государственной власти Российской Федерации: Президент РФ, Федеральное Собрание РФ, Совет Федерации Федерального Собрания РФ, Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ, Конституционный Суд РФ, Верховный Суд РФ, Высший Арбитражный Суд РФ;
• ? первое слово в названиях федеральных органов исполнительной власти: Министерство обороны РФ, Федеральная служба безопасности РФ, Государственный комитет РФ по связи и информатизации.

При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (например, не более трех изделий, но 3 км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (например, двадцать пять изделий, но организация получила 25 изделий). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (например, радиоприемник 2-го класса).

Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.

Служебный документ должен иметь следующие реквизиты:

• ? наименование министерства — автора документа;
• ? название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа;
• ? заголовок к тексту, дату, регистрационный номер (индекс);
• ? текст документа;
• ? место составления (издания), визы согласования;
• ? подпись, гриф утверждения, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.

Заголовок к тексту печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии двух-трех интервалов от наименования вида документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Заголовок к тексту не пишется на телеграммах, справках и других служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.

Текст печатается на расстоянии 2—3 интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Регистрационный номер (индекс) служебного документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива служебных документов, который в соответствии с задачами поиска дополняется индексами дел, кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего служебный документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.

Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер; отметку «В дело»; номер дела, в котором будет храниться служебный документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен служебный документ.

На оборотной стороне последнего листа служебного документа в левом нижнем углу печатаются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами.

Приказы и директивы подписывают начальники, которым предоставлено право издавать приказы и директивы.

Приказания подписывают начальники подразделений всех наименований.

В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине руководителя (начальника), имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего. О возложении на служащего временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего или вышестоящего руководителя (начальника). В этом случае на служебных документах перед наименованием должности пишется врио (временно исполняющий обязанности). Если на служащего возложено временное исполнение обязанностей по должности, которая вакантна, то на служебных документах перед наименованием должности пишется врид (временно исполняющий должность).

В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается доклад, в котором указываются основания для составления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Доклад должен быть предельно кратким.