Содержание и правила оформления документов.

Единые требования к документам изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления, изданной в 1990 г.

Таковыми требованиями являются: краткость, ясность и наглядность, исключение возможности различных толкований.

Документы управления должны:

  • ? соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих начальников;
  • ? основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;
  • ? не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, при необходимости иметь ссылки на них;
  • ? давать возможность обработки с помощью средств организационной и вычислительной техники;
  • ? соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

Содержание основных документов организации. Устав организации — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в первой части Гражданского кодекса РФ. Порядок их составления и оформления для конкретных организаций (учреждений) регулируется отдельными правовыми актами.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации — правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, к ним в первую очередь относятся высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

К положениям о структурных подразделениях (службах) относят также положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (коллегия), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет), и положения о временных органах (совещания, комиссии).

Структура текста такого положения нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь те положения о подразделениях, которые включают следующие разделы: 1) общие положения; 2) основные задачи; 3) функции; 4) права и обязанности; 5) ответственность; 6) взаимоотношения.

Инструкция по делопроизводству традиционно является основным нормативным актом, устанавливающим требования к созданию документов в организации. Как правило, в ней освещаются все этапы работы с документами: от создания (получения) документов в организации до их передачи в архив или уничтожения. Основные разделы инструкции:

  • ? общие положения;
  • ? подготовка и оформление документов;
  • ? организация документооборота и исполнения документов;
  • ? контроль исполнения документов;
  • ? формирование дел и хранение документов.

На практике используются два основных подхода к разработке инструкции. Первый из них связан с концентрацией в инструкции всех положений, касающихся подготовки и оформления документов (правил документирования, форм документов, примеров и т.д.). Наличие единого акта не требует обращения при составлении документов к другим источникам, но при этом возрастает объем инструкции, а при необходимости внесения изменений в ее отдельные положения может потребоваться переиздание всей инструкции. Второй подход основывается на включении в нее только основных требований к составлению документов и их детализации в других разработках (правилах оформления документов, альбоме форм и др.), что вызывает необходимость согласования их положений, отслеживания изменений во всем комплексе этих нормативов.

Состав и содержание инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др.

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) взаимоотношения.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации и структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф согласования и утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации — куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Программа — документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программ определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами.

Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы).

Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем (начальником) вышестоящей или данной организации. До утверждения программы проходят стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами (оформляется на титульном листе или на листе согласований).

План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов в свою очередь может иметь составные части.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков.

Формы распорядительных документов определяются соответствующими государственными и ведомственными актами:

  • ? в условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения;
  • ? в условиях единоличного принятия решений издаются приказы, директивы, распоряжения, указания.

Постановление — правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами организаций по наиболее важным вопросам их деятельности.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Постановления подписываются руководителем органа управления и секретарем.

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами и руководителями организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций (подразделений) и лиц.

В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и персоналу.

Директива — распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовке и проведению работ.

Распоряжение — служебный документ, посредством которого ставятся задачи подчиненным, или документ по управлению подразделениями.

Приказание — распорядительный служебный документ, издаваемый органом управления от имени начальника.

Указание — правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов вышестоящих органов. В целом указания оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >