Формирование умений ПИСЬМЕННОГО ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Лтаееа Л.Я.

Тон в деловых письмах

Атаева А.Я., преподаватель

Туркменский государственный институт экономики и управления г. Ашхабад, Туркменистан

Важнейшим средством общения в деловом мире является деловое письмо. Деловое письмо должно корректно излагать мысль и идею автора. Содержание письма необходимо формулировать ясно и точно. Тон делового письма выполняет важную функцию при передаче информации, показывая отношение писателя к читателю и предмету сообщения.

Ключевые слова: Деловой стиль, тон письма, содержание документа.

Tone in business English

Atayeva A.Y., lecturer

Turkmen State Institute of Economics and Management Ashgabat, Turkmenistan

The business letter is an important chain for communication. The business letters should reveal the idea of author in right way. Contest should be clear and precise. The business writer should strive for an overall tone that is confident, courteous, and sincere. The appropriate tone for your message.

Keywords: Business style, tone of letter, contest of document.

Письмо, является важным средством для передачи информации оно должно быть составлено, в корректном тоне, чтобы вызывало желание прочитать до конца и с которым захочется согласиться.

Обычно письма попадают под категорию «в корзину» по двум основным причинам: из-за нечеткой формулировки вопроса и цели коммуникации, а также из-за излишне агрессивного тона. Именно поэтому тон каждого делового письма должен отличаться любезностью, а содержание - недвусмысленностью и прямотой изложения.

Тон в письменной форме показывает отношение писателя к читателю и предмету сообщения. Тон письменного сообщения затрагивает читателя, как тон голоса затрагивает слушателя [ 1 ;35]

Что такое гон?

«Тон в письменной форме показывает отношение писателя к читателю и предмету сообщения. Полный тон письменного сообщения затрагивает читателя, как тон голоса затрагивает слушателя в повседневных обменах информациями» [2; 80J.

Писатель делового письма должен рассмотреть тон своего сообщения, пишут ли он письмо, отчет или другой деловой документ. Тон присутствует во всех коммуникационных действиях. Тон сообщения- отражение писателя, и он действительно оказывает влияние на читателя.

Писатель должен учитывать несколько факторов для передачи информации в письменном виде, то есть в деловых письменных сообщениях. Следующие вопросы помогут определить соответствующий тон для сообщения:

  • • Цель составления данного документа
  • • Адресат и какие информация он должен понять исходя из данного сообщения
  • • Какой тон должен быть задан данному сообщению

Вы должны рассмотреть цель Вашего документа, чтобы определить, как Вы должны выразить сообщение. Очевидно, Вы хотите, чтобы сообщение достигло Вашей аудитории, и Вы, вероятно, захотите, чтобы читатель отреагировал на Ваше сообщение. Тон, который Вы используете в документе непосредственно, затрагивает, как читатель будет интерпретировать то, что сказано [5;88]

Например:

Давид пишет сопроводительное письмо, как претендент на должность Представителя по продажам в газете. Он не уверен, в том, что он получит данную позицию и использует фразы, такие как: «I hope that you will contact те...» «I know that my qualifications are not very impressive, hut...»

Читатель, вероятно, будет интерпретировать эти фразы, что Давид не пригодный на данную позицию или что он не стремится получить эту работу. Очевидно, Давид не выбрал соответствующего тона для достижения поставленной цели. Он должен был раскрыть цель с помощью тона. Если бы Давид использовал нижеуказанные фразы в своем сопроводительном письме, то задал бы тон уверенности:

«You can reach me ai 333-777; I look forward to hearing from you.» «My qualifications make me an excellent applicant for this position...»

Для большинства деловых сообщений может быть задан однотипный тон. Данный фактор облегчает задачу в изложении цели в деловых письмах. Тон уверенности, учтивости и искренности должны проходить красной нитью в деловых письмах. Как отмечает М. Бахтин: «Каждое отдельное высказывание - звено в цепи речевого общения» [2; 273]. Как звено в цепи, некоторые фразы, используемые в деловых письмах, могут являться причиной грубого тона. Например, если вы не знаете кому адресовано письмо, то использование фразы «То who mit may concern» придаст грубый тон Вашему письму. Данное выражение является очень безличным и используется в деловых письмах, адресованных в различные учреждения и организация, выражение ‘‘Dear Siror Madam” является более вежливой и подходящей фразой, если вы не знаете кому адресовано письмо. Также использование таких выражений, как «I believe, I feel, I think» меняет фокус (центр внимания) предложения. Вместо того, чтобы в центре внимания оказалась тема письма, автор привлекает все внимание на себя. Это как большой мигающей неоновой свет, привлекающий внимание. Например: “I believe the researcher has a great point here. ” Вместо этого: ‘‘The researcher has a great point here. ” Это меняет динамику власти. Предложение меняется и перемещается центр внимания.

При подготовке деловых писем автор должен излагать суть дела в ровном, но уверенном тоном общепонятными выражениями. Следовательно, уверенный тон будет иметь убедительный эффект на адресата. Однако, данный тон имеет тонкую грань. Деловое письмо должно располагать адресата к себе, но излишнее выражение уверенности может иметь отрицательную трактовку. Содержание письма не должен навязывать ваше мнение адресату. Применение выражения «You must a greet hat I am qualified for the position» выразить чрезвычайную уверенность в себе, что является не целесообразным. Используя такие предложения, как «Му qualifications in the areas of accounting and customer service meet your job requirements» будет корректным тоном для выражения вашей уверенности. Любезный тон и прямое, но корректное изложение содержания текста убедит получателя принять положительное решение по данному вопросу.

Литература:

  • 1. BROWN, Р.- LEVINSON, S. 1987. Politeness: Some Universal in Language Usage. Cambridge: Cambridge University Press. 1987.
  • 2. OBER, S. 2000. Contemporary Business Communication. Houghton Mifflin Company. 2009.
  • 3. GEFFNER, A. B. 2007. How to Write Better Business Letters. New York: Barron’s Educational Series; 4 edition. 2007.
  • 4. JOOS, M. 1961. The Five Clocks. New York: Harcourt Brace and World. 1961.
  • 5. SWALES, J. 1990. Genre Analysis. English in Academic and Researched Settings. Cambridge: Cambridge University Press. 1990. ISBN- 10: 0521338131.

Сысова Н.В.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >