Содержание документооборота

Поступившие в бухгалтерию документы прежде всего подвергаются проверке. Она включает в себя проверку по существу операции, содержанию, т.е. с точки зрения правильности оформления документов, а также арифметическую проверку.

Проверка по существу состоит в том, что здесь проверяется соответствие совершенных хозяйственных операций, оформленных документом, действующему законодательству или другими нормативным актам, требующим правильности оформления операций.

Проверка по существу является одним из важнейших средств контроля за соблюдением законности и хозяйственной целесообразности бухгалтерии.

Проверка правильности оформления документов определяет, составлен ли документ по установленной форме, все ли и правильно ли заполнены реквизиты, соблюдены ли правила исправления ошибок, а также предусматривает проверку подлинности подписей лиц, подписавших этот документ.

Документы, оформленные с нарушением правил, возвращаются на дооформление.

После проверки документов они принимаются бухгалтерией для учетной обработки. Цель учетной обработки документов состоит в их подготовке к дальнейшим записям в учетных регистрах. Перечень работ, из которых складывается бухгалтерская обработка, определяется содержанием и объемом операций, отраженных в документах.

Если поступившие в бухгалтерию документы не содержат денежных измерителей, то первым этапом обработки является их расценка или таксировка (определение денежного измерителя).

После таксировки документы, однородные по экономическому содержанию, группируются в пачки, — это следующий этап бухгалтерской обработки документов.

Группировка документов является подготовительным процессом для отражения хозяйственных операций в учетных регистрах.

Сгруппированные по однородным признакам документы дают возможность подготовить сводные данные об объектах учета, сделать записи общего итога. Группировка первичных документов завершается составлением группировочных и накопительных ведомостей.

Группировочные ведомости имеют своим назначением систематизацию сведений об операциях, отраженных в бухгалтерском учете. Накопительные ведомости служат для накопления содержательной информации в данных документах.

Накопительные ведомости заполняются постепенно, по мере поступления первичных документов в бухгалтерию, а группировочные ведомости составляются единовременно. На этом этапе группировочные и накопительные ведомости могут составляться и машинным методом. Тогда их называют машинограммами.

Следующий этап бухгалтерской обработки документов — раз- метка, или контировка (это указание корреспондирующих счетов, на которые должны быть записаны хозяйственные операции в этих документах, этот этап имеет особое значение).

Разметку (контировку) операций, как правило, поручают квалифицированным бухгалтерам.

Более сложной обработке подвергаются сводные документы. При обработке сводных документов на всех приложенных к ним первичных документах делают разметку, а затем такая же разметка повторяется и на самих сводных документах.

Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные продукты.

После того как документы прошли все этапы обработки и нашли отражение в учетных регистрах, они сдаются в архив на хранение.

Находящиеся в архиве документы служат основанием для документальных ревизий, аудиторских проверок, выдачи справок по требованию судов. Эти документы используются в качестве юридического доказательства при разрешении спорных дел с различными организациями и для составления различных справок.

Хранение документов должно быть организовано так, чтобы были обеспечены их сохранность и легкость поиска.

Полностью обработанные документы хранятся до конца отчетного года в архиве бухгалтерии в хронологическом порядке. При наличии большого количества документов — в отдельных папках по видам операций.

В этих папках листы должны быть пронумерованы и на обратной стороне последнего листа должно быть указано количество листов в данной папке, наименование дела, срок, за который составлено это дело, подписи лиц, ответственных за совершение этих операций.

По окончании отчетного года все обработанные документы передаются из бухгалтерского архива в архив данной организации, где они хранятся в течение сроков, предусмотренных законодательством (от 3 до 75 лет).

Нужно отметить, что изъятие первичных документов у организации разрешается только органами дознания, прокуратурой и судами. Это может быть сделано на основании постановления этих органов в соответствии с действующим законодательством.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается руководителю, главному бухгалтеру или другому должностному лицу, который ведет бухгалтерский учет на данном предприятии.

Главный бухгалтер имеет право при изъятии сделать копию документа и оставить, с указанием даты и подписи.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Это оговаривается в приказе руководителя.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >