Современные информационные технологии управления бизнес- процессами с участием автомобильного транспорта

Информационные технологии используются всеми участниками внешнеторговой деятельности. На каждом участке работы применяются свои специфические программы. Поставщиками и покупателями товаров для заказа, учета и планирования товаров используются информационные системы класса ERP (Enterprise resource planning). Для транспортных компаний и экспедиторов разработаны специальные программы для планирования маршрутов, загрузки транспортных средств и отслеживания машин на маршруте. В процессе подготовки товаров к таможенному оформлению подготовка документов ведется также в специализированных программах.

В процессе перевозки используется множество программных продуктов со своими специфическими возможностями. На каждом этапе производится ввод данных, причем в большинстве случаев вводимая информация уже использовалась на предыдущем этапе обработки.

Ниже проанализированы основные возможности специализированных программ для экспедиторов и ТБ, представленных на российском рынке транспортных услуг.

В зависимости от возможностей системы по автоматизации бизнес-процессов программы для планирования и отслеживания транспортных средств можно разделить на несколько уровней (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Зависимость эффекта от автоматизации от функциональных возможностей системы

Уровень 1. Неавтоматизированное планирование — планирование маршрутов движения и отслеживание транспортных средств производится вручную, используя знания и опыт сотрудников транспортной компании.

Уровень 2. Базовая автоматизация — учет транспортных средств, работа с перевозчиками: стоимость, эффективность, анализ работы транспорта. К программным продуктам данной категории можно отнести представленные на российском рынке Transtrade, «ИАС Грузоперевозки 2», «Экспедиция». Далее проведен анализ основных возможностей этих программ.

Программа Transtrade предназначена для использования менеджерами по продаже транспортных услуг. Она позволяет контролировать всю деятельность менеджера, передвижение транспортных средств и расчеты — как с поставщиками, так и с клиентами. Программа собирает большое количество информации о денежных операциях, произведенных по той или иной перевозке, но не учитывает хозяйственного аспекта деятельности предприятия, не позволяет вести учет таких параметров, как расход топлива, проводимые ремонты и ТО, заработная плата водителя.

В работе программы «ИАС Грузоперевозки 2» реализован принцип работы транспортных бирж. По набору функций данного программного обеспечения (ПО) можно понять, что оно предназначено для средних и больших транспортных организаций, где информация о незавершенных перевозках может одновременно поступать из нескольких разных источников. Наличие в программе таких широких функциональных возможностей не совсем оправданно, поскольку большинство транспортных организаций предпочитают работать непосредственно на транспортной бирже в Интернете.

Программа «Экспедиция» позволяет учитывать большинство операций, связанных с транспортом и оплатой услуг. Эта программа позволяет контролировать произведенные выплаты и зачисления на счет предприятия, но ее серьезным минусом является полное отсутствие отчетов о движении транспортных средств — как детализированного, так и общего.

Уровень 3. Системы отслеживания транспортных средств в пути (Transport Management Systems — TMS) — возможности, дополняющие перечисленные в уровне 2: планирование и оптимизация перевозок, мониторинг транспорта, интеграция с геоинформационными и GPS-системами. При полноценном использовании данных систем необходимо оборудовать каждое контролируемое транспортное средство системой отслеживания интересующих пользователя параметров (местонахождения, запаса топлива, температуры двигателя и температуры внутри прицепа и пр.) и системой передачи данных. К данному классу программ следует отнести ПО TrackMaster, Europoint, Autotracker, «Логитеке». Системы имеют примерно одинаковый функционал и позволяют следующее:

• — контролировать местонахождение транспортного средства в режиме реального времени с помощью встроенной системы спутниковой навигации ГЛОНАСС и GPS;
• — производить удаленное наблюдение за состоянием агрегатов транспортного средства (ТС);
• — автоматически реагировать на заданные пользователем события;
• — осуществлять обмен данными с помощью встроенного GSM- модема;
• — осуществлять непрерывный детальный контроль работы всех транспортных средств организации и генерировать подробные отчеты как по отдельным машинам, так и по сводным показателям (расход ГСМ, пробег, простои, техобслуживание и ремонт и т.п.);
• — включать в себя функции противоугонной системы с расширенными возможностями;
• — обрабатывать информацию, собранную системой, которая может быть немедленно предоставлена в виде отчетов различного плана и степени детализации для заданного ТС или группы ТС — о пробеге, маршруте, графике движения, скорости, сливах топлива, заправках, простоях, погрузках-разгрузках и т.д.

Уровень 4. TMS с применением модулей планирования и визуализации. Добавляются модули планирования и визуализации движения транспорта. Основные программные продукты в данном секторе — i2 Technologies, JDA, Manhattan, RedPrairie — это решения для крупных международных компаний, но с более ограниченными возможностями в сфере мультимодальных перевозок; Sterling и LeanLogistics — лидеры SaaS (система как услуга) решений для малого и среднего бизнеса; SAP и Infor — модульные решения, требующие доработки под заказчика.

Уровень 5. Системы с применением прогнозирования и аналитики с широкими возможностями интеграции и взаимодействия с другими системами.

По результатам анализа программных продуктов для транспорта уровней 4 и 5 компания The Forrester Wave признала ПО Oracle лидером среди TMS-решений для крупных международных компаний со сложными требованиями и большим объемом мультимодальных перевозок (рис. 8.2).

На российском рынке транспортных систем можно выделить следующие особенности:

• — дефицит полнофункциональных комплексных систем, подмена их программами с узкой направленностью (например, системы слежения и контроля за перемещением транспортных средств);
• — недостаточное развитие сегмента «средних» TMS-решений (четвертого уровня);
• — специальные требования к TMS-системе в связи с участием большого количества контрагентов в перевозке;
• — необходимость специфических TMS-модулей в составе «больших» ERP-систем;
• — специализированные программные продукты («самописные» либо разработанные под заказ с учетом специфических требований компаний).

В процессе работы все международные перевозчики входят в контакт с таможенными органами и обмениваются взаимной информацией. Для такого информационного обмена целый ряд российских фирм пишет специализированное программное обеспечение. Большинство программных продуктов являются функциональными аналогами и отличаются лишь удобством, качеством сопровождения, использованием различных по эффективности технологий. Среди наиболее известных систем следует отметить ПО: «Альта», «ВЭД Декларант».

Рис. 8.2. Анализ программных продуктов по функциональным возможностям

Все международные перевозчики и их партнеры при пересечении границ товаром должны выполнить определенные стандартные операции по электронному оформлению документов. К ним относятся:

• — заполнение товаросопроводительных документов и экспортных деклараций;
• — оформление первичных таможенных документов при пересечении границы;
• — оформление таможенных документов после доставки грузов на транзитный таможенный терминал.

Программное обеспечение включает в себя справочник товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности ТН ВЭД СНГ, пояснения к ТН ВЭД, справочную информацию по классификации товаров, сводную справку о товаре, документы ГТК России в предметном и хронологическом порядке, Таможенный кодекс РФ.

По коду ТН ВЭД программа выдает информацию о ставках экспортно-импортных пошлин, размер ставок акцизных сборов и НДС, требования к наличию лицензий, сертификатов и иные особенности таможенного оформления в зависимости от страны происхождения или страны назначения товара. Программа предназначена для заполнения ГТД (редактирование, печать, запись электронной копии), ВТТ (внутренний таможенный транзит), счета-фактуры и т.д. Программа позволяет заполнять все формы, необходимые для работы данной системы.

В рамках программы TEDIM («Телематика во внешнеторговой логистике и управлении поставками товаров в бассейне Балтийского моря и прилегающих регионах») был успешно реализован экспериментальный предпроект «Зеленая линия», согласно которому финские экспортеры заблаговременно высылали в Северо-Западное таможенное управление ГТК России (г. Санкт-Петербург) необходимые документы в электронном виде на дискетах. Это позволило резко сократить продолжительность таможенных процедур. Однако такое решение не позволяет создать единый механизм информационного обмена и в комплексе решить проблемы всех субъектов внешнеэкономической деятельности. Проектом CustCom предусмотрен переход от предпроекта «Зеленая линия» к внедрению EDI-технологии. Она сводится к получению предварительной информации о перевозимых грузах в виде электронных сообщений по международному стандарту UN/EDIFACT (Electronoc Documents Interchange Facilitating Administration, Commerce and Transport) и их заблаговременному контролю, тем самым обеспечивая возможность сближения информационных технологий по автомобильным, железнодорожным, морским и смешанным перевозкам. В результате сокращается время доставки груза, обеспечивается достоверность и конфиденциальность информации, минимизируются складские издержки и расходы на оформление сопроводительных документов. Схема взаимодействия участников ВЭД показана на рис. 8.3.

ЭДИФАКТ — это особый, структурированный язык данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности, построенный на основе новейшей науки о бизнесе — информационной логистике. С помощью элементов и сегментов стандартных информационных сообщений можно составлять описание любого распространенного в деловой практике документа, формировать его электронную форму и транслировать его в открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата закрытой коммерческой информации. Например, составленные на русском языке документы могут быть успешно транслированы как для русских получателей, так и для зарубежных партнеров на всех основных европейских языках.

Рис. 8.3. Схема взаимодействия участников ВЭДс использованием EDIFACT

В месте получения закодированной информации с помощью специальных программных средств, настроенных только на систему получателя, ЭДИФАКТ-сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, которая может превратиться в обычный бумажный документ. По рекомендации ЮНКТАД язык ООН-ЭДИФАКТ выбран как главное средство общения рассредоточенных по всему миру центров эффективной торговли. Сейчас их более 50, притом большая их часть находится в странах ЕЭС.

Технология обмена электронными данными и документацией в стандарте ЭДИФАКТ внедряется в России уже много лет. Ведущими организациями по ее распространению являются ИНФОРМВЭС, Ассоциация пользователей передачи электронной информации, Минтранс России, АН РФ, ТПП РФ, Центр информационных технологий Минобороны, Роскоминформ, Банк России, Государственный таможенный комитет и ряд других традиционных и недавно возникших государственных органов, призванных содействовать развитию промышленности, торговли, малого и среднего предпринимательства. Присутствие в Совете ЭДИФАКТ ведущих разработчиков программных средств Минобороны свидетельствует о серьезности намерений российских государственных ведомств внедрить русский язык как эквивалентный другим европейским языкам, на которых аутентично при обмене информацией работают в стандарте UN/EDIFACT все страны Европейского экономического сообщества.

Примером полномасштабного использования UN/EDIFACT в международных отношениях несомненно является таможня: информационные таможенные системы экономически развитых стран реализуют безбумажный документооборот в стандарте UN/EDIFACT. К ним, в частности, относятся: Великобритания, Франция, Ирландия, Швеция, Норвегия, Финляндия, Германия, Швейцария, Австрия, США, Канада, Австралия, Новая Зеландия, Исландия, Бельгия, Голландия.

Что касается электронного декларирования грузов, то в настоящее время активно разрабатываются системы таможенного оформления документов в электронном виде. Основная тенденция — это создание единой базы данных, которой могут и должны пользоваться все участники ВЭД, включая все контролирующие государственные органы, принимающие участие в оформлении документов и имеющие соответствующие права доступа. Реализация данной концепции позволит упорядочить технологические схемы оформления документов, исключить различные трактовки инспекторами государственных контролирующих органов действующих положений нормативных актов, ввести единообразие представляемых документов на всех таможнях России, увеличить скорость прохождения всех оформительских процедур.

Электронное декларирование — это процесс, который предусматривает предоставление таможенному брокеру, а затем и таможенному инспектору всех сведений о товарах и транспортных средствах, подлежащих таможенному оформлению, в формализованном виде. В идеале эта информация должна поступать из-за рубежа от поставщика товара. На основании этих данных, содержащихся более чем в 11 документах, таможенный брокер может заранее, до прихода транспортного средства в таможенный терминал, подготовить электронную ГТД (ЭГТД). По сути дела, если загрузка соответствует предварительно высланным документам и отправитель не производил каких-либо изменений в номенклатуре товаров или их количестве, по прибытии груза мы имеем уже практически заполненную таможенную декларацию. Брокеру остается только внести туда сведения о транспортном средстве и в электронном виде переслать их на автоматизированное рабочее место таможенного инспектора. Сотрудник таможни проверяет сведения, заявленные в ЭГТД, и принимает решение о выпуске товаров в соответствии с заявленным таможенным режимом. В этом процессе используются в электронном виде как документы, которые носят долгосрочный характер (например, контракты), так и документы, имеющие отношение только к данной поставке — инвойс, упаковочный лист, сертификаты и т.д. Это во много раз ускоряет подготовку ЭГТД.

При электронном декларировании печать организации заменяется электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Каждый брокер, который осуществляет электронное декларирование, имеет ЭЦП. Цифровая подпись придает ЭГТД статус юридического документа. Инспектор таможни, который осуществляет таможенное оформление ЭГТД, также имеет ЭЦП, которая аналогична личной номерной печати, применяемой на бумажных носителях.

Электронно-цифровая подпись — это своеобразный электронный ключ доступа в то или иное место единой интегрированной сети. Процесс прохождения ЭГТД выглядит следующим образом. От брокера информация в электронном виде с его ЭЦП попадает в удостоверяющий центр таможни. Там проверяется подлинность ЭЦП брокера, который несет всю полноту ответственности за сведения, заявленные в ЭГТД, и если ЭЦП подтверждается удостоверяющим центром, ЭГТД пересылается на рабочее место таможенного инспектора. Инспектор проверяет поступившие сведения и принимает решение о возможности выпуска товаров. В случае возникновения каких-либо вопросов или неточностей в ЭГТД инспектор может переслать ее в обратной последовательности таможенному брокеру на доработку. Взаимообмен информацией осуществляется только через удостоверяющий центр (рис. 8.4).

Рис. 8.4. Схема взаимодействия участников ВЭД и таможенных органов при электронном декларировании

При работе с ЭГТД инспектор имеет возможность проверять достоверность всех сведений, заявленных в декларации, в более удобной, чем на бумажных носителях, электронной форме.

Сдерживающим фактором внедрения электронного декларирования в полном объеме является отсутствие в настоящее время эффективной системы обмена электронными документами между таможенными органами и другими государственными структурами.

Недостатков, затрудняющих эффективное осуществление внешнеторговой деятельности в нашей стране, еще много. Причины их разные, в том числе они могут быть вызваны и дефектами существующей системы управления экспортно-импортными товарными потоками. Наибольшее негативное влияние на процессы в сфере внешней торговли оказывают следующие недостатки:

• — несовершенство законодательной и нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок осуществления внешнеторговой деятельности и государственного регулирования внешнеторговых процессов в Российской Федерации. В настоящее время одновременно существует 25 тыс. документов, из которых действующих около 3 тыс.;
• — российским таможенным законодательством не признаются в качестве действующих нормативно-правовых актов документы таможенных органов иностранных государств, что затрудняет эффективное прохождение экспортно-импортными товарными потоками таможенной границы нашей страны и оказывает негативное влияние на положение Российской Федерации на мировом рынке;
• — отсутствие на всех участках цепи поставки координации при передаче информации, что приводит к неоправданным потерям.

Использование электронных средств при обработке и обмене документами, которыми обычно фиксируется передача материальной ответственности и переход рисков от одного звена цепи торговотранспортного процесса к другому, не только существенно повышает степень доверия среди участников этого процесса, но и сокращает время и ошибки в оформлении документов, что свидетельствует о преимуществах современной информационной логистики.

Анализ существующего состояния рынка информационных технологий показал, что причины, обусловившие отставание темпов создания электронной инфраструктуры и единого стандарта электронного документооборота, имеют объективный характер и заключаются не столько в отсутствии финансирования, сколько в отсутствии на российском рынке транспортных услуг мощной фирмы-оператора, способной охватить разработками и поставками все уровни электронной инфраструктуры от каналов связи до прикладных систем, включая телекоммуникацию, телематику и EDI-технологии, поддерживать и пополнять данными логистический паспорт мультимодальной перевозки (ЛПМП), который является единым (сквозным) электронным документом мультимодальной перевозки партии грузов.

Однако очевидно, что внедрение новых информационных технологий невозможно без выполнения как минимум двух условий:

• 1) электронная инфраструктура должна составлять интегрированную среду, охватывающую существующие объекты транспортных коридоров (точки подключения) и легко развивающуюся для подключения вновь создаваемых объектов;
• 2) подключение АРМ к системе электронизации документооборота (EDI/EDIFACT-технологии), доступ к автоматизированным технологическим системам видов транспорта и других участников международных мультимодальных грузоперевозок (таможня, фитосанитарный и ветеринарный контроль, страховые и банковские структуры, органы внутренних дел и т.п.).

Уже активно внедряется система электронного таможенного декларирования, предназначенная для сокращения времени, необходимого для обработки грузов и их таможенного оформления.

На основе вышеприведенного материала можно сделать вывод, что информация о прохождении товара по этапам импорта в Российской Федерации собирается у компании-импортера. Сотрудники этой компании обладают наиболее полной информаций, однако из-за несогласованности их работы происходят сбои в доставке.

В этих условиях для повышения эффективности, сокращения издержек и соблюдения законодательства участникам ВЭД необходимо создание собственных систем распределения и хранения информации.