Мероприятия для прессы

Пресс-мероприятия - эго эффективный метод передачи информации СМИ. Эго возможность быстро и масштабно донести свои идеи до массовой аудитории, заявить о себе широкому кругу людей. Пресс-меронриятия отличаются масштабностью, форматом и решаемыми задачами, но их главным объектом воздействия всегда являются журналисты. Пресс- мероприятия позволяют донести ваше мнение до представителей СМИ из рук в руки и выделить именно ге значимые события в жизни компании, масштабная подача которых в СМИ существенно улучшит репутацию и имидж компании.^[1]

Работа с прессой очень важна для любой компании, гак как из данного взаимодействия рождается лояльное отношение СМИ к предприятию, а это является важным фактором, особенно в период кризиса последней. Работать необходимо не только с лояльными изданиями, но и анализировать, как трактуют ваши информационные поводы нелояльные СМИ.

Пресс-конференция / брифинг

Пресс-конференция - мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.^[2]

Брифинг - краткая пресс-конференция, посвященная одному вопросу. От пресс-конференции отличается краткой презентационной частью, т.е. практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Кроме того, брифинг носит закрытый характер, на него приглашаются только определенные заранее представители СМИ. На брифинге озвучиваегся информация «не для всех», происходит обсуждение и даже выработка совместных решений.^[3]

Для пресс-конференции / брифинга всегда необходима емкая и значительная новость, лучше всего подойдет аналитика, которая станет огличным поводом для встречи с большим количеством СМИ. Если такой информационный повод есть и вы решили собрать пресс-конференцию / брифинг, в первую очередь подготовьте план развития общения с журналистами. Обычно в него включают следующие пункты:

• 1. Трансфер журналистов (на случай неприятных погодных условий).
• 2. Встреча журналистов.
• 3. Вручение пресс-папок / сувениров.
• 4. Представление спикеров пресс-конференции / брифинга.
• 5. Монолог основного спикера (как правило, это руководитель компании или его заместители).
• 6. Комментарии дополнительных спикеров (2-3 человека, способные осветить отдельные специализированные стороны новости).
• 7. Время для ответов на вопросы представителей СМИ.
• 8. Время на индивидуальные интервью спикеров.
• 9. Проводы журналистов.

Стоит помнить: пресс-конференция должна продолжаться по времени не менее 30 минут и не более 1 часа. А брифинг - не менее 15 и не более 20 минут.

После того как вы подробно расписали план, начинайте готовить речь основного спикера и краткие комментарии дополнительных спикеров (если необходимо). Чтобы максимально подогреть интерес журналистов к новости, речь должна отвечать на следующие вопросы:

• 1. В какой компании и сфере деятельности произошло событие.
• 2. Суть новости, что именно произошло.
• 3. Временной промежуток развития событий.
• 4. Как событие повлияет на сферу деятельности, в которой оно произошло.
• 5. Как событие повлияет на людей, которые к нему причастны.
• 6. Какие выгоды / последствия несет с собой данное событие.
• 7. Что компания намерена делать для развития ситуации.
• 8. Продумать ответы на каверзные и неприятные вопросы.

Далее выбираем время проведения мероприятий для прессы. Наиболее удобным для пресс-конференции считается временной промежуток с 12 до 15 часов. А для брифинга с 10 до 12 часов. Предпочтительнее будние дни, вторник или среда.

После этого подбираем площадку для проведения пресс- конференции / брифинга. Хорошо, если в офисе вашей компании существует конференц-зал или место, где его можно оборудовать. Если таких ресурсов у вас нет, то необходимо узнать, есть ли у ваших партнеров, причастных к событию, подходящее помещение. Если и здесь вы потерпите неудачу, просто снимите презентабельный конференц-зал на 50-100 человек в центре порода. Как правило, аренда на 2-4 часа обходится в размере от 3 000 до 8 000 рублей. В случае если придется выбирать из нескольких вариантов, то арендовать нужно тог зал, который наиболее подходит для фото- и видеосъемки.

Как только вопрос с площадкой проведения мероприятия решен, приступаем к поиску ведущего пресс-конференции / брифинга. Это не обязательно должен быть человек со стороны, эго можете быть и вы как PR-снециалист компании. Главное требование - чтобы ведущий мероприятия вызывал у представителей СМИ ощущение доверия и нейтралитета в отношении компании и журналистов. Естественно, что ведущий должен обладать навыками ведения мероприятий и модерации диалога. Помимо этого, человек должен обладать хорошим чувством времени.

После того как проведена вся предварительная подготовка, начинаем рассылать пресс-релиз но заранее составленной медиакарте (см. приложение: Медиакарта). Желательно иметь в наличии медиакарту областного ценэра и региона в целом. Рассылку пресс-релиза осуществляют за неделю до пресс-конференции / брифинга. За 3 дня до мероприятия стоит обзвонить представителей СМИ и уточнить получение приглашения / пресс-релиза, а также узнать, посетит ли издание событие.

В день проведения пресс-конференции / брифинга необходимо заранее прибыть на площадку, чтобы проверить работоспособность звуковой и видеоаппаратуры (микрофонов, компьютера, проектора и т.п.), а также проверить рабочее состояние электронной презентации или фильма, если они у вас есть. Расставить карточки с данными спикеров. Проконтролировать доставку и размещение цветочной композиции на стол спикеров (стоимость ее составляет от 1 000 до 3 000 рублей). Подготовить воду и пластиковые стаканчики для участников пресс-конференции / брифинга. Проконтролировать доставку, монтаж и установку пресс-вола (стоимость в ра йоне колеблется от 4 000 до 6 000 рублей). Встретить собственных фотографа и оператора мероприятия. Далее подготовить стол регистрации для СМИ, на котором после регистрации журналистам должны выдаваться следующие предметы:

• 1. Бейджи.
• 2. Пресс-папка (обычно содержит краткую историю компании (миссию, видение, ценности и т.д.), пресс-релиз и т.п.).
• 3. Сувениры для журналистов (это могут быть фирменные блокноты, ручки и другие сувениры).
• 4. Вода и пластиковые стаканчики.

Непосредственно перед началом мероприятия необходимо проконтролировать звуковое оформление конференц-зала (на площадке должна негромко звучать энергичная музыка), встретить журналистов и проводить их к столу регистрации, проконтролировать получение пакета участника мероприятия, а после проводить в конференц-зал. Уже непосредственно на самом событии необходимо строго следовать таймингу и ни в коем случае не дать мероприятию затянуться.

Пример.

5 августа 2014 года на базе Тамбовского инновационного бизнес- инкубатора состоялась пресс-конференция, посвященная молодежному предпринимательству.

На пресс-конференции были обсуждены проблемы молодежного предпринимательства в Тамбовской области, доведена информация о предстоящих мероприятиях: региональном этапе Всероссийского конкурса «Молодой предприниматель России-2014», областном проекте «Школа молодежного предпринимательства», разъяснены меры государственной поддержки молодежи в возрасте до 30 лет.

В пресс-конференции приняли участие заместитель начальника управления, начальник отдела молодежных программ Н.В. Лысенко, менеджер управляющей компании Тамбовского инновационного бизнес- инкубатора НОУ «Региональный центр управления и культуры», член Молодежного парламента Тамбовской области А.А. Фатхутдинова и 70 представителей различных СМИ Тамбовской области.^{[4] [5]}

• [1] Пресс-мероприятия [Электронный ресурс] // ГРУПНАИМА [Официальный сайт].URL: http://www.imagroup.ru/press-tour.php (дата обращения: 01.03.2015).
• [2] Пресс-конференция [Электронный ресурс] // Википедия: свободная энциклопедия[Официальный сайт]. URL: Ы1р5://гилу1клресйа.о^Луйа/Пресс-конференция (датаобращения 24.08.2014).
• [3] Брифинг [Электронный ресурс] // Википедия: свободная энциклопедия[Официальный сайт]. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Ьрифиш’ (дата обращения29.08.2014).
• [4] Пресс-конференция по молодежному предпринимательству [Электронный ресурс] // НОУ «Региональный центр управления культуры» [Официальный сайт].URL: http://rcmc-tambov.ru/novosti/1481-05-08-2014g-press-konferentsiya-po- molodezhnomu-preprinmatelstvu (дата обращения 26.08.2014).
• [5] Репутационный менеджмент [Электронный ресурс] // Мобильная библиотека [Официальный сайт]. URL: http://m0bile.studme.0rg/l 842112011340/menedzhment/press-konferentsiya (датаобращения: 26.08.2014).