Организация работы по архивному делопроизводству в районном (городском, межрайонном) суде

По общему правилу, следующему из законодательства[1], аппарат федерального суда общей юрисдикции выполняет функции, направленные на организационное обеспечение деятельности соответствующего федерального суда общей юрисдикции по осуществлению правосудия. Руководство деятельностью аппарата суда, осуществляется председателем соответствующего федерального суда общей юрисдикции. В ряд его многочисленных функций входит утверждение конкретных задач и направлений деятельности всех структурных подразделений аппарата суда в соответствии с Положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21 декабря 2012 г. № 238).

Одним из таких основных направлений деятельности выступает специализированный отдел делопроизводства, предназначенный для обеспечения организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда1. Наряду с другими основными функциями названного отдела выступает организация и ведение архивного делопроизводства, включающая в себя:

  • ? создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов;
  • ? выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда;
  • ? оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение;
  • ? контроль за правильностью оформления и своевременным поступлением архивных документов;
  • ? участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда;
  • ? отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения;
  • ? подготовка соответствующих сводных описей, актов и т.д.

Архивное делопроизводство является заключительным этапом

документооборота в суде. Своевременное и качественное оформление судебных дел выступает залогом сохранности документов, имеющих научную и практическую ценность. В целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районных судов разработана специализированная инструкция по судебному делопроизводству[2] [3], которая призвана обеспечивать единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства, обязательного для всех работников районного суда. Так, организация работы по архивному делопроизводству, ведется с учетом общих требований законодательства1 и Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования[4] [5].

Основные правила работы архивного делопроизводства базируются:

  • ? на методике подготовки и оформления документов к последующему хранению;
  • ? порядке их учета, использования и хранения в архиве суда;
  • ? отборе дел для постоянного хранения и выделения их к уничтожению;
  • ? правилах передачи дел в государственный архив.

Основным правилом для передачи дела в архив является положение о том, что судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяцев после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, который их рассматривал, либо председатель суда (судебной коллегии). В задачи такого судьи входят, проверка всего производства по делу или материалу с последующим проставлением на обложке дела или материала отметки о передаче документов в архив, даты передачи и скрепления своей подписью. Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник либо специалист отдела.

Передаче дела в архив также предшествует ряд действий, совершаемых работниками специализированного отдела делопроизводства суда или отдела судопроизводства (секретариата судебной коллегии). Работники данного отдела должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись и провести другие необходимые действия по подготовке дела к сдаче. В конце составленного дела на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись, а на обложке дела обязательно проставляется его индекс и срок хранения (постоянный или временный, свыше 10 лет). Сроки хранения передаваемых в архив дел определяются в соответствии с правилами, указанными в инструкции[5]. К примеру, по общему правилу сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента погашения судимости, вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела и другими особенностями, указанными в инструкции.

Полное оформление дела, для передачи его в архив, предусматривает:

  • ? подшивку и переплет дела в хронологическом порядке (все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы — в порядке их поступления);
  • ? изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
  • ? нумерацию листов и заполнение листа-заверителя;
  • ? составление внутренней описи документов;
  • ? внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (например, уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения).

Еще одним важным технологическим моментом, является обязательное приобщение к протоколу судебных заседаний, средств аудиозаписи и иных технических средств, используемых судом на электронных носителях. Предусмотрено их обязательное хранение вместе с делом с учетом определенных особенностей — в упакованном виде (конверте), обеспечивающем сохранность носителя от повреждений и порчи, с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписи уполномоченного работника аппарата суда.

Итоговым оформлением архивного дела является указание на обложке дела и производства:

  • ? наименования суда;
  • ? фамилии, имени, отчества осужденного лица и полного наименования статьи Уголовного кодекса РФ, по которой лицо осуждено лицо, а также фамилии, инициалов истца, ответчика (наименование организации), сути иска (заявления);
  • ? даты начала и окончания дела;
  • ? номера производства по делу;
  • ? количества листов в деле и срока хранения дела, производства.

Порядок определения общих сроков хранения дел устанавливается

специальным Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 09.06.2011 № 112. К примеру, при определении сроков хранения уголовных дел учитываются несколько составляющих. Общее правило исчисления сроков для всех судебных дел установлено с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Далее учитываются срок назначенного наказания (как основного, так и дополнительного); срок погашения судимости в зависимости от тяжести совершейного преступления, вида и размера наказания. Затем в соответствии с категорией совершенного преступления из Перечня выбирается срок хранения уголовного дела. Суммирование всех перечисленных сроков в совокупности и будет составлять срок хранения уголовного дела.

Если вновь принятыми нормативными правовыми актами сроки хранения судебных дел и документов будут сокращены, новые сроки хранения распространятся лишь на те дела и документы, которые были переданы на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов.

Другим столь же важным вопросом архивного делопроизводства выступает отбор документов и оформление их на уничтожение. Иными словами — экспертиза ценности судебных дел. Она проводится с целью дачи юридической, исторической и иной оценки значимости дела и документов для отбора на государственное хранение при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их передаче на постоянное хранение либо на уничтожение. Для этого создается специализированная экспертная комиссия суда из числа не менее трех наиболее квалифицированных работников. Обычно одним из экспертов выступает заместитель суда, ответственный за ведение архива, либо судья, секретарь,— работник суда, ответственный за ведение архива. Иногда по решению председателя соответствующего суда в состав экспертной комиссии включают представителя государственного архива, для которого суд является источником комплектования. Свои заседания они проводят по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Итоговое заседание оформляется протоколом с отметкой о принятом большинством голосов решении. К основным функциям, которые выполняет экспертная комиссия, относятся:

  • ? дача заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел, апелляционных, кассационных и надзорных производств по судебным делам и по документам общего делопроизводства;
  • ? рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описей дел по личному составу долговременного хранения;
  • ? вынесение решения о представлении описей дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссией;
  • ? вынесение решения о представлении описей дел по личному составу на утверждение председателем суда (судебной коллегией) и на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива;
  • ? рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
  • ? рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов личного состава постоянного и временного хранения;
  • ? рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и актов об отсутствии дел, подлежащих передаче в государственный архив;
  • ? рассмотрение проектов номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел суда;
  • ? участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива суда.

По общему правилу дела, по которым истек срок хранения в архиве, отбираются к уничтожению работниками архива суда, экспертная комиссия принимает такие решения в случае спорных моментов. Отбор дел к уничтожению оформляется специальным актом и производится только после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Между тем из отобранных к уничтожению дел необходимо оставлять на постоянное хранение подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений (с обязательной отметкой в акте уничтожения об их изъятии), а также личные документы, которые помещаются в отдельную папку с внутренней описью.

Дела, подлежащие утилизации, сдаются на уничтожение в специализированную организацию или сжигаются комиссией в отведенном для этого месте. Разумеется, использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд — запрещено.

Еще одним основным правилом добросовестной работы архивного делопроизводства, является порядок передачи дела в государственный архив. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:

  • ? дела общего делопроизводства постоянного срока хранения — по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии);
  • ? судебные дела постоянного срока хранения — по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии).

Перед сдачей дел на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива работник отдела судопроизводства (делопроизводства), ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям.

При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах работник отдела судопроизводства (делопроизводства), ответственный за ведение архива, и работник государственного архива составляет соответствующий акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда (судебной коллегии). Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с экспертно-проверочной комиссией государственного архива. В свою очередь, сдатчик (архив суда) и приемщик (государственный архив) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в государственный архив вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив суда после его оформления.

Свод всех вышеназванных обзорных положений в соответствии с Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования создает необходимый базис знаний и представлений о деятельности архивного делопроизводства в суде.

  • [1] См. подробнее об этом: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФот 21 декабря 2012 г. № 238 «Об утверждении Положения об аппарате федерального судаобщей юрисдикции»; Положение об аппарате федерального суда общей юрисдикции (утв.приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21 декабря 2012 г. № 238).
  • [2] См. подробнее об этом: Приказ Судебного департамента при Верховном СудеРФ от 29.04.2003 № 36 (ред. от 16.04.2014) «Об утверждении Инструкции по судебномуделопроизводству в районном суде».
  • [3] Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р51141—98 «Делопроизводствои архивное дело. Термины и определения» и в соответствии с законодательными актамиРоссийской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
  • [4] Основные правила работы архивов организаций утверждены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральнойархивной службы (ВНИИДАД Росархива), на основании решения коллегии Росархиваот 6 февраля 2002 г.
  • [5] См. подробнее об этом: Приказ от 28 декабря 2005 г. № 157 Об утверждении инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикциидокументов, их комплектования, учета и использования.
  • [6] См. подробнее об этом: Приказ от 28 декабря 2005 г. № 157 Об утверждении инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикциидокументов, их комплектования, учета и использования.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >