Организация делопроизводства в районном (городском, межрайонном) суде

Организационное обеспечение деятельности районных судов по осуществлению правосудия возложено на аппарат суда. Аппарат районного суда в соответствии с его функциональным предназначением принимает и выдает документы, удостоверяет копии судебных документов, производит вручение документов, уведомлений и вызовов, контролирует уплату пошлин и сборов, осуществляет организационно-подготовительные действия в связи с назначением дел к слушанию, обеспечивает ведение протоколов судебных заседаний, ведет учет движения дел и сроков их прохождения в суде, осуществляет прием граждан, выполняет другие необходимые функции согласно ст. 39 «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации» от 07.02.2011 № 1-ФКЗ.

Судебная деятельность связана с оформлением большого количества документов и дел. Их регистрация, учет, контроль за исполнением и сохранностью, ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка их передачи и движения, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передача их в архив регулируются Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде (Утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 с последующими изменениями и дополнениями).

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного делопроизводства, обязательную для всех работников районного суда. Все работники районного суда ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

В соответствии с названной Инструкцией председатель районного суда организует его работу, осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата, назначает ответственного за делопроизводство в районном суде. Ответственный за делопроизводство знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

Номенклатура основных нарядов, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 09.06.2011 № 112.

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия. Работник отдела делопроизводства вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где проставляется дата поступления материала в суд, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и предается вместе с ними на рассмотрение исполнителю (приложение к Инструкции № 2). Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

Поступившие в суд дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции (форма № 1 и форма № 1-а) формируются автоматически в базе данных ПИ «Судебное делопроизводство» с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма № 7-р).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция.

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается по назначению для рассмотрения в порядке, предусмотренном председателем районного суда. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на автоматических стендах, в информационных киосках и на сайте суда в сроки, указанные в Регламенте организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции. В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы № 2.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале формы № 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы — заказными письмами либо курьерами. Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатом с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

Как известно, районный суд рассматривает дела в качестве суда первой инстанции, в апелляционном порядке и по новым или вновь открывшимся обстоятельствам (ст. 34 ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации»). Поэтому Инструкция по судебному делопроизводству предусматривает соответствующий данной компетенции районного суда порядок делопроизводства.

В частности, все дела, поступившие в суд, регистрируются в базе данных ПИ (программное изделие) «Судебное делопроизводство» в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках (например, для уголовных дел — форма № 5-р, для гражданских дел — форма № 6-р, для дел об административных правонарушениях — форма № 7-р, для уголовных дел в суде апелляционной инстанции — форма № 5.2, для гражданских дел в суде апелляционной инстанции — № 6.2, для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях — форма № 7.1, кроме того, соответствующая регистрация производится в алфавитном указателе дел.

В случае ведения автоматизированного учета статистические карточки и алфавитные указатели формируются в электронном виде в базе данных ПИ «Судебное делопроизводство» с последующим обязательным вводом на бумажный носитель. При этом дополнительная информация может быть внесена рукописным способом.

По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы № 5-р заводится в соответствующем количестве экземпляров, с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются. В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных — только раздел Б

«Сведения о привлеченном лице». Алфавитный указатель формируется на каждое привлеченное лицо.

По результатам рассмотрения уголовного дела на каждое привлеченное лицо формируется статистическая карточка на подсудимого в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики в соответствии с приказом СД при ВС РФ от 19.12.2011 № 232.

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6-р, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам, вытекающим из публичных отношений, на подателя жалобы; по делам, вытекающим из налоговых отношений, — на налогоплательщика; по делам особого производства — на заявителя. В автоматизированных программах, где ведется учет гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитным указателем.

Все поступившие в суд исковые заявления, жалобы, представления, протесты, уголовные и гражданские дела, дела об административных правонарушениях после регистрации в базе данных и формирования в журнале входящей корреспонденции распределяются председателем суда либо лицом, им уполномоченным, с использованием подсистемы ГАС «Правосудие» «Модуль распределения дел». Не позднее следующего рабочего дня соответствующие документы передаются для рассмотрения судье. В течение пяти дней после подачи судье искового заявления (заявления) для рассмотрения информация о движении дела (о принятии дела к производству, об отказе в принятии заявления, о возвращении заявления, об оставлении без движения) вносится в базу данных ПИ «Судебное делопроизводство». При этом заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения, регистрируются в электронном виде и в журнале формы № 6.1.

По делу об административном правонарушении заводится учетно-статистическая карточка формы № 7-р на каждое привлеченное лицо. Регистрация в алфавитном указателе Формы № 7-а также ведется на каждое привлеченное лицо.

С целью формирования картотеки учетно-статистических карточек отдельно по гражданским, уголовным делам и по делам об административных правонарушениях, а также осуществления в дальнейшем их надлежащего хранения указанные карточки распечатываются на бумажном носителе соответствующим работником аппарата районного суда, который проверяет достоверность информации о движении дела, включая результаты его рассмотрения.

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера — прошлого и нового года. В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

Производство по представлениям и ходатайствам, разрешаемые в порядке исполнения приговоров, регистрируются в журнале (форма № 9) и алфавитном указателе (форма № 9-а).

Для регистрации судебных дел и материалов устанавливается примерный перечень индексов, например: «1» — уголовные дела; «2» — гражданские дела; «3» — материалы судебного контроля за законностью органов предварительного следствия и дознания; «4» — материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров; «5» — дела об административных правонарушениях; «6» — материалы по применению принудительных мер медицинского характера; «7» — материалы о направлении несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные и иные специализированные учреждения; «10» — уголовные дела в суде апелляционной инстанции; «11» — гражданские дела в суде апелляционной инстанции; «12» — дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях; «14» — материалы о проведении оперативно-розыскных мероприятий и другие индексы (установлено 15 индексов).

Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и номер текущего года, который указывается через дробь. Например, 1-20/2015 (уголовное дело), 2-13/2015 (гражданское дело), 5-11/2015 (дело об административном правонарушении) и т.д.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу). Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учетно-статистической карточке или в регистрационном журнале, должно отражать время фактического поступления дела в суд.

По делам, присланным в суд по почте, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной отделом делопроизводства в день приема дела.

Гражданские, уголовные дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены решений (определений), приговоров (постановлений), и уголовные дела, повторно поступившие в суд от прокурора, регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер с записью со Ссылкой на номер предыдущей регистрации. После формирования состава суда для рассмотрения конкретного дела работники аппарата суда вносят соответствующие сведения в автоматизированную информационную систему о составе суда.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >