Схема ДОУ службы делопроизводства
Учёт документов на предприятии. Контроль исполнения документов Правила учёта документов на предприятии
Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.
В учете объема документооборота учреждения различают следующие потоки документов:
- - входящие - поступающие;
- - создаваемые - внутренние и отправляемые.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций.
Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Правильная организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т.е. прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.
В целях ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.
При обработке поступлении поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы:
- - приём поступающих документов;
- - первоначальная (экспедиционная) обработка документов;
- - предварительное рассмотрение и распределение документов;
- - регистрация документов;
- - рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции);
- - исполнение документа.
