Проект «Оптимизация и разработка бизнес-процессов предприятия»

• 1. Назначение. Назначением проекта являются формализация и описание процедур, действий, документооборота и информационного взаимодействия, происходящего в организации при выполнении поставленных бизнес-задач. Результаты данной работы будут основой для стандартизации выполнения процедур и действий сотрудниками организации в процессе ее функционирования.
• 2. Цель и задачи. Целью технического задания является обеспечение условий для развития бизнеса организации, а также минимизации временных и материальных затрат, связанных с ее функционированием.

Для достижения поставленной цели должны быть решены следующие задачи:

• ? построение полнофункциональных моделей процедур функционирования организации с использованием инструментальных средств описания моделей бизнес-процессов — как есть и как должно быть в случае их оптимизации;
• ? внедрение основанного на применении инструментальных средств описания моделей бизнес-процессов механизма разработки технологических схем, инструкций для сотрудников организации, а также описания проектов (экспериментов), направленных на оптимизацию выполнения процедур функционирования организации;
• ? создание условий для разработки методологического и информационного обеспечения бизнес-процессов организации, в том числе в целях создания и внедрения информационной составляющей в бизнес-процессы.
• 3. Ожидаемый эффект. В результате выполнения проекта обеспечиваются:
  • ? систематизация знаний об организации выполнения бизнес-процессов;
  • ? систематизация знаний о принципах автоматизации бизнес-процессов, в том числе с учетом мировой практики;
  • ? системный и аргументированный подход к формализации бизнес-процессов организации;
  • ? механизм оптимизации и разработки бизнес-технологий;
  • ? условия для оптимизации бизнес-процессов организации, а также их автоматизации;
  • ? механизм разработки технологических схем, инструкций для сотрудников организации, а также описания проектов (экспериментов), направленных на оптимизацию выполнения процедур функционирования организации;
  • ? условия для оптимального распределения имеющихся ресурсов организации на наиболее важных и приоритетных направлениях бизнеса.
• 4. Требования к разработке.
• 4.1. Общие требования. Учитывается опыт разработки моделей бизнес-процессов в государственных органах и иных организациях, а также передовой опыт зарубежных стран в данной области.
• 4.2. Функциональные требования. Работа по реализации задания должна затронуть функции, связанные с деятельностью предприятия.

При моделировании процессов описываются функции и действия сотрудников, осуществляемые в процессе функционирования предприятия, взаимодействие структурных подразделений, документооборот, информационный оборот, а также контрольные и учетные меры.

Модели выполнения операций описываются на уровне детализации действий сотрудников организации:

• ? модель процессов предприятия «как есть (as is)» должна отражать применяемые процедуры, операции, функции и действия персонала в соответствии с действующими в организации нормативными правовыми документами;
• ? модель процессов предприятия «как будет (as to be)» должна отражать применение основных операций, функции и действия сотрудников организации в случае их максимального взаимного согласования между собой, а также их оптимизации по временным, материальным, контрольным показателям. Модель может предполагать внесение соответствующих изменений в нормативные правовые акты, действующие в организации. При этом не должны быть пересмотрены основные функции предприятия, а также основные принципы функционирования.
• 4.3. Общие требования к разработке модели и формализованному описанию процессов. Под моделью понимается представление существующих процессов предприятия с целью описания их ключевых характеристик. Объектом моделирования (предметной областью) являются организационная структура, цели и функции, материальные и информационные потоки, технология бизнес-процессов предприятия, необходимые для их выполнения данные и компетенции персонала, а также имеющаяся интегрированная телекоммуникационная сеть и программное обеспечение.

Построение полнофункциональной модели описания процессов предназначено:

• ? для отражения текущего состояния процессов предприятия (как есть) в целях:
  • — выявления и локализации существующих проблем,
  • — оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров;
  • — автоматизации процессов,
  • — структурирования и формализации компетенций,
  • — создания условий для оптимизации выполнения основных процедур;
• ? моделирования изменений состояния процессов предприятия в целях:
• — оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров планируемых изменений,
• — поддержки принятия решений руководством предприятия;
• ? создания системы оценки процессов организации в целях:
• — формирования методического и нормативного документационного обеспечения деятельности предприятия,
• — контроля соответствия документации и реального состояния процессов предприятия.

Для однозначной интерпретации модели должны применяться единые принципы структурирования и хранения информации, а также размещения и именования моделируемых объектов.

Основные принципы моделирования:

• ? процессы предприятия моделируются в модели «как есть»;
• ? критические изменения в процессах или структуре предприятия предварительно моделируются и оцениваются;
• ? версии моделей хранятся в архиве моделей для анализа истории и выявления тенденций внутреннего развития предприятия;
• ? моделирование выполняется на основе процессного подхода;
• ? основными источниками информации для построения модели являются внутренние нормативные правовые документы предприятия;
• ? построение критических по значимости моделей оформляется в форме отдельного проекта.

При этом под процессом должен пониматься набор связанных по входу функций, производящих законченный продукт (результат).

Приоритеты моделирования расставляются в соответствии с типами процессов:

• 1) основные бизнес-процессы;
• 2) вспомогательные бизнес-процессы (автоматизация, контроль, правовое обеспечение и т.д.), обеспечивающие нормальное выполнение основных процедур и изменяющиеся в зависимости от изменения состава и технологии основных процессов;
• 3) обеспечивающие бизнес-процессы, процессы внешнего взаимодействия и процессы развития.

В модели должны быть выделены пять представлений:

• ? представление организационной структуры исполнителей бизнес-процессов;
• ? представление технологий, участвующих в бизнес-процессах;
• ? представление функций бизнес-процессов;
• ? представление информационного взаимодействия;
• ? представление информационных данных бизнес-процессов.

Каждое представление должно содержать диаграммы для моделирования деятельности предприятия (модель деятельности) и диаграммы для моделирования автоматизации деятельности (модель автоматизации деятельности).

Под комплексной моделью должна пониматься совокупность согласованных диаграмм, отражающих ключевые характеристики бизнес-процессов организации. Все диаграммы хранятся в единой базе, обеспечивая целостность бизнес-модели. По базе бизнес-модели возможно построение производных бизнес-моделей и различных настраиваемых отчетов, в том числе и в формате официальных документов.

Авторские соглашения должны определять:

• 1) правила именования объектов модели;
• 2) представления и диаграммы комплексной модели;
• 3) структуру представления бизнес-процессов;
• 4) использование атрибутов диаграммы;
• 5) использование атрибутов функций;
• 6) использование атрибутов событий;
• 7) использование атрибутов документов;
• 8) использование атрибутов организационных единиц.

Под метамоделью структуры должна пониматься карта комплексной модели, обеспечивающая независимость от структуры физических папок базы модели. Метамодель должна определять необходимое число уровней вертикальной детализации комплексной модели в соответствии со структурой предприятия: уровень целей и задач, уровень технологических процессов, уровень бизнес-процедур, уровень технологических операций. На уровне должностей должны выделяться подуровни должностных (что?) и рабочих (как?) инструкций с указанием элементарных операций.

Формализованное описание бизнес-процессов предприятия должно отражать:

• ? условия, порождающие выполнение бизнес-процесса в целом и отдельных его шагов (подпроцессов);
• ? результаты выполнения бизнес-процесса и критерии оценки его качества;
• ? структуру бизнес-процесса (от четырех до восьми подпроцессов на один процесс верхнего уровня) (приложение 7);
• ? состав участников бизнес-процесса (привязка шагов бизнес-процесса к звеньям организационной структуры (должностным лицам));
• ? используемые ресурсы;
• ? информационные и материальные потоки;
• ? используемые хранилища данных, в том числе нормативно-справочной информации (содержательное наименование, без детализации структуры);
• ? точки контроля и принятия решений.

Модель и ее оценки должны являться формализованной основой для принятия своевременных и адекватных решений на любом уровне ответственности. Должны оцениваться как модель текущей деятельности, так и планируемые изменения. Решения могут быть вызваны как внутренними причинами, так и внешними.

При оформлении документ модели должен состоять из диаграмм, расположенных в одной папке дерева комплексной модели, отчетов по модели и листа утверждения.

В ходе разработки модели важным моментом является определение в работе предприятия недостатков, которые могут принести к коррупционным действиям. Исполнитель должен указать возможные пути уменьшения или устранения влияния обнаруженных недостатков, а также наиболее приемлемые индикаторы состояния системы, позволяющие определить в дальнейшем, является ли процесс достаточным и эффективным.

• 4.4. Требования к информационному обеспечению бизнес-процессов. Описание информационных объектов формализованной модели предприятия должно содержать как минимум следующие элементы:
  • ? наименование объекта;
  • ? назначение;
  • ? направление деятельности, в рамках которого происходит использование;
  • ? атрибутный состав объекта;
  • ? исполнителя каждого атрибута;
  • ? на основании какой информации заполняется каждый атрибут.
• 4.5. Требования к организационному обеспечению. В рамках создания формализованного описания бизнес-процессов необходимо подготовить материалы для разработки автоматизированной системы — организационного обеспечения этих бизнес-процессов. Такие материалы должны включать:
  • ? перечень подразделений, участвующих в бизнес-процессах;
  • ? таблицу распределения функций подразделений в рамках этих бизнес-процессов;
  • ? таблицу входящих и исходящих информационных объектов (документов) по подразделениям.
• 4.6. Требования к нормативно-законодательному обеспечению. В рамках оптимизации бизнес-процессов может быть выявлена необходимость внесения изменений и дополнений во внутренние нормативно-правовые документы предприятия. Отчет об аналитическом обследовании должен включать предложении по внесению таких изменений.
• 4.7. Требования к интеграции. Результаты проекта станут основой для организации иных работ, связанных с совершенствованием бизнес-процессов предприятия. Для интеграции проводимых работ необходимо обеспечить тесное взаимодействие заказчика и исполнителя. Для этого создается координационная группа, возглавляемая представителем заказчика. Исполнитель по настоящему заданию обязан принимать участие в работе координационной группы, в том числе:
  • ? участвовать в планировании совместных/взаимосвязан- ных работ;
  • ? своевременно предоставлять промежуточные материалы и информировать о ходе выполнения работ.
• 4.8. Требования по обеспечению непрерывности рабочих процессов. При разработке процедур необходимо составить перечень внештатных ситуаций, которые могут привести к невозможности выполнения процедур по стандартному сценарию. Для этих ситуаций должны быть разработаны резервные сценарии, обеспечивающие непрерывность выполнения функций, связанных с функционированием предприятия.
• 5. Требования к составу работ. Состав работ, в рамках проекта, включает следующие работы:
  • ? анализ внутренних нормативных правовых документов предприятия;
  • ? разработку моделей бизнес-процессов предприятия в разрезе «как есть»;
  • ? разработку моделей бизнес-процессов предприятия в разрезе «как будет»;
  • ? консультационные услуги при внедрении инструментальных средств для описания моделей бизнес-процессов предприятия;
  • ? разработку предложений по новым внутренним нормативно-правовым документам предприятия;
  • ? разработку методики (инструкций) по новому порядку осуществления процедур предприятия;
  • ? разработку программы и проведение обучения сотрудников предприятия новым процедурам;
  • ? обучение сотрудников в рамках внедрения инструментальных средств для описания моделей бизнес-процессов предприятия.
• 6. Требования к отчетным материалам. В результате проведенной работы должны быть подготовлены следующие отчетные материалы:
  • ? формализованные модели, отражающие функциональный, информационный, организационный и нормативно-законодательный аспекты процессов предприятия;
  • ? материалы и программа, обеспечивающие механизм разработки модели выполнения процедур, основанные на применении инструментальных средств описываемых моделей;
  • ? предложения, в том числе проекты внутренних нормативно-правовых и иных документов, для обеспечения модернизированных процессов, совершенствования и оптимизации, в том числе за счет автоматизации процессов, перехода на электронный документооборот в практической деятельности организации;
  • ? предложения по сокращению количества документов организации и предотвращению дублирования содержащейся в них информации;
  • ? после завершения выполнения каждой из работ консультант должен подготовить соответствующий промежуточный отчет и акт приема-передачи работ, одобренный заказчиком. Указанные документы будут использоваться в процессе осуществления платежей.

Необходимо подготовить презентационные материалы по моделям процессов предприятия в разрезе «как есть» и «как должно быть». Все программное обеспечение, оборудование и обучающие программы, используемые исполнителем для подготовки бизнес-моделей, передаются заказчику по окончании работ.

Оценка эффективности организационных структур проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования или при анализе структур управления действующих предприятий для планирования и осуществления мероприятий по их реструктуризации.

Критерии эффективности организационных структур формируются по степени соответствия:

• 1) достигаемых результатов установленным целям предприятия;
• 2) процесса функционирования предприятия требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении вариантов организационной структуры является достижение конечных целей предприятия при минимальных затратах на его производственно-хозяйственную деятельность. При оценке эффективности организационной структуры используются следующие группы показателей:

• ? характеризующие эффективность системы управления через конечные результаты деятельности предприятия и затраты на управление. В качестве эффекта могут рассматриваться такие показатели, как объем выпускаемой продукции, прибыль, себестоимость, объем инвестиций, качество продукции и т.п.;
• ? характеризующие содержание и организацию процесса управления, в том числе результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров и т.п.;
• ? характеризующие рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень. Они могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур. К ним относятся «ценность» системы управления, принятые нормы управляемости, уровень централизации функций управления и др.

Исходя из вышеизложенного, используются следующие коэффициенты [31, с. 264—265].

1. Коэффициент эффективности организационной структуры управления (k^s):

где Э — конечный результат (эффект), полученный от функционирования организационной структуры управления;

• 5^ущ> _ затраты на управления (расходы на оплату труда управленческого персонала, расходы на содержание помещений, приобретение и ремонт средств оргтехники, прием и передачу информации).
• 2. Коэффициент звенности (k^3B):

где q^3B — количество звеньев существующей организационной структуры;

q_o™ — оптимальное количество звеньев организационной структуры.

3. Коэффициент территориальной концентрации (k^TK):

где q^opr — количество предприятий данного типа в регионе деятельности предприятия;

• 5 per _ площадь региона, на которой функционируют все предприятия данного типа.
• 4. Коэффициент дублирования функций (k^m):

где q™ — количество работ, закрепленных за несколькими подразделениями;

<7 норм — нормативное количество работ.

5. Коэффициент надежности системы управления (k^d):

где q^pr нер — количество нереализованных решений в подразделении;

Y,q^pr — общее количество решений, принятых в подразделении.

6. Степень централизации функций (k ^f):

где q^{pr top} — количество принятых решений при выполнении данной функции на верхних уровнях управления;

Y,q^pr'^упр — общее количество принятых решений на всех уровнях управления.

7. Коэффициент эффективности использования информации (к^Эт{):

где q^s док — количество случаев эффективного использования документа;

inf^m — информация на входе.

Использование коэффициентов эффективности организационных структур дает возможность оценивать организационную структуру и адаптировать сформированную к меняющимся внешним условиям.