Письменные деловые коммуникации

Традиционный вид деловой коммуникации - деловая речь, которая может быть устной или письменной. Принципиальным отличием письменной деловой речи от устной является четкость формы и ясность содержания. Она не допускает различных толкований предложений и гарантирует ответственность за каждое слово. Из нее убираются многословные выражения почтения и уважения. Вместе с тем она сохраняет и поныне ряд этических норм и правил, которые сохраняют в ней человечность и ограничивают ее канцелярский характер.

Качество и эффективность письменной деловой коммуникации определяют следующие составляющие:

  • - содержание;
  • - доступность;
  • - грамотность;
  • - корректность;
  • - актуальность;
  • - время доставки.
  • 2. К основным видам письменной деловой коммуникации относятся: деловое письмо, рекламный текст, докладная записка, справка, телеграмма, телефакс, электронное сообщение и др.

В процессе делового общения все эти виды имеют некоторые общие этапы подготовки и составления:

  • - изучение существа вопроса (содержание, его цели);
  • - подготовка и написание проекта текста;
  • - согласование проекта документа;
  • - подписание руководителем организации;
  • - регистрация и отправка по назначению.

Деловое письмо - традиционный, распространенный и доступный вид деловой коммуникации. Для него принято использовать фирменный бланк с эмблемой, полным названием, почтовым и телеграфным адресами, факсом (электронной почтой) и банковскими реквизитами организации. При этом соблюдаются общепринятые правила их оформления, нарушение которых может существенно снизить эффективность содержания делового письма и затруднить достижение его цели.

В условиях рыночной экономики и обострения конкурентных отношений возрастают роль и объем рекламных коммуникаций.

Рекламные тексты должны быть, прежде всего, привлекательными по форме и содержанию. От них требуются краткость, информационность и доступность. Это обусловлено обилием рекламы по всем каналам СМИ, значительная часть которой, «не работает».

Основными требованиями к печатной рекламе в эстетическом и психологическом плане выступают сочетаемость цветовой и шрифтовой гамм, возможность целостного восприятия композиции различных изображений (товарные знаки, эмблемы, фотографии и рисунки). В этическом плане рекламный текст должен соответствовать реально тем услугам, которые оказывает организация-рекламодатель. Недопустимы фразы или сведения, оскорбляющие честь и достоинство других товаропроизводителей, посредников, продавцов. Поскольку реклама требует значительных финансовых расходов (до 25% прибыли), особенно в СМИ, престижных периодических изданиях, вблизи достопримечательностей и мест массового скопления людей, требования к лаконичности и оптимальной смысловой иагруженности текста являются целесообразными.

Рекламные торговые объявления составляют по определенному стандарту: перечень продаваемых товаров, адрес магазина и фирмы, дополнительные сведения (рабочие дни и часы, удобные маршруты подъезда, гарантийные услуги и пр.).

Электронное сообщение, телеграмма, телефакс - это наиболее распространенные в современном деловом общении способы передачи информации посредством механических, светооптических и электронных устройств. Они позволяют передавать различную информацию и принимать ее с воспроизведением в виде копии (факсимиле).

Главные требования к этим видам коммуникации:

  • - краткость, ясность и четкость содержания текста;
  • - оформление в соответствии с официальными правилами;
  • - отсутствие труднопроизносимых слов и сложных оборотов;
  • - соблюдение технических требований к объему текста, состоянию бумаги, шрифту и др.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >