Деловое совещание

Деловое совещание — это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом при помощи изложения своих позиций, обмена мнениями. Хорошо подготовленное и умело проведенное обсуждение помогает оперативно решать различные проблемы, находить выход из сложившейся сложной ситуации, выработать единую программу действий.

Совещания необходимы для ускорения принятия решений и повышения их обоснованности, эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации.

Поскольку деловое совещание — это деятельность, связанная с принятием решений группой лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление. По тому как проявляют себя сотрудники на деловом совещании, как умеют подать свою мысль, можно судить об их профессиональной квалификации.

Руководитель вместе с помощниками определяет тематику делового совещания, его цель, повестку дня, состав участников, регламент, дату и время начала и окончания заседания, содержание доклада, иногда проект решения. Непродуктивные совещания могут вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений.

Выделяют следующие виды совещаний: проблемные — для нахождения коллективного управленческого решения по конкретным проблемам деятельности организации; инструктивные — с целью доведения до сотрудников новых задач и программ; оперативные — с целью получения информации о текущем состоянии дел в организации.

Цель проблемных совещаний — поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы: нахождение решения без его предварительной подготовки на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания; выбрать оптимальное решение из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению; принять решение, найденное руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.

Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса.

Использование дискуссии в проблемном совещании ставит перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику. В соответствии с этим функции ведущего дискуссии определяются типом решаемых задач. Задачи по отношению к проблеме: сформулировать цель и тему дискуссии; следить за регламентом, направлять дискуссию в русло; собрать максимум предложений по обсуждаемой проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие предложения и мнения; подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами.

Цель инструктивных совещаний — передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений. Инструктивные совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.

Цель оперативных (диспетчерских) совещаний — получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих двух-трех дней.

Подготовка и проведение совещания осуществляется по следующей схеме: выбирается определенный день и оптимальное время; составляется план и выбираются технологии его проведения; собираются инициативные предложения от участников; определяется регламент проведения совещания; соблюдаются логика плана совещания и принцип открытого диалога; требуется инициативность и активность всех участников; во время совещания применяются приемы активизации внимания; в конце подводятся итоги.

Наиболее эффективны совещания по рассмотрению одного достаточно сложного вопроса в пределах 40 минут. Если обсуждается несколько вопросов, то его продолжительность должна быть до полутора часов.

На совещание приглашаются только те лица, которые имеют непосредственное отношение к теме обсуждения.

Чтобы добиться успеха и сократить длительность заседания, необходимо научиться рационально использовать время:

  • ? аналитическое обоснование необходимости совещания;
  • ? продуманное составление плана и технологии его проведения;
  • ? разумное ограничение состава его участников;
  • ? предварительное ознакомление его участников с повесткой совещания;
  • ? сбор инициативных предложений от участников совещания до его начала;
  • ? доклад, тезисы, справку или другие документы нужно составить заранее и раздать участникам; докладчику достаточно предоставить 15 минут, на вопросы и ответы отвести пять минут, на обсуждение — 15—20 минут, регламент выступлений — 2—3 минуты и на принятие решения — 10—15 минут.

Технологические особенности проведения совещания:

создание деловой, доброжелательной атмосферы, «комфортного общения» для доверительного обмена мнениями;

  • ? жесткое соблюдение повестки дня совещания;
  • ? соблюдение регламента, не допускайте затягивания выступлений;
  • ? в выступлениях недопустимы пустословие, банальности; ценятся эрудиция, знание предмета, проблемы, неординарность и свежесть мысли, ясность и логическая стройность изложения;
  • ? если используется критика, то необходимо требовать ее конструктивности;
  • ? добивайтесь активности каждого участника совещания, не позволяйте постоянно говорить одним и тем же людям; задавайте вопросы участникам совещания, которые не принимают участие в обсуждении, остаются в тени;
  • ? не допускайте перебранок или возникновения конфликтных ситуаций;
  • ? предупредите о «снятии» выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивного предложения;
  • ? плодотворны деловые совещания, проводимые в форме дискуссии, круглого стола, с использованием метода «мозговой атаки»;
  • ? используйте разные приемы для активизации внимания участников совещания;
  • ? управляйте ходом совещания: уточняйте суждения, детали;
  • ? используйте уточняющие вопросы: «Правильно ли я Вас понял...», «Можем ли мы рассчитывать...», «Ваша оценка ситуации...», «Есть ли у Вас конкретное предложение...»;
  • ? допустимо только корректное выражение несогласия: «Вряд ли это возможно...», «Было бы нежелательно...», «Я не во всем разделяю Вашу точку зрения...», «Это вызывает определенные сомнения...»;

Доброжелательной, конструктивной атмосфере делового совещания не способствует следующее поведение руководителя: бестактное обрывание на полуслове; навязывание своей точки зрения; игнорирование аргументов собеседника; грубая реакция на противоположные точки зрения; необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику; давление на участников голосом, жестами.

Пользуйтесь правилами поведения участников совещания: в высказываниях будьте корректны; кратко, ясно, убедительно, грамотно излагайте свои мысли; будьте терпеливы к инакомыслию; задавайте уточняющие вопросы, но не задавайте провокационных вопросов, соблюдайте культуру общения.

Завершается совещание подведением итогов: обобщается все сказанное, формулируются выводы, определяются задачи на будущее, отмечаются участники совещания, внесшие наибольший вклад в его работу. Совещание следует завершить точно в назначенное время.

Контрольные вопросы

  • 1. Какие виды совещаний вам известны?
  • 2. Каковы особенности технологии подготовки и проведения совещания?
  • 3. Каковы цели деловых совещаний?
  • 4. Какие требования предъявляются к ведущему совещание?
  • 5. Каковы правила поведения участников совещания?

Литература

  • 1. Космарская И.В., Рощина Л.М., Руденко А.К., Яковлева М.П. Культура русской речи. М., 2006.
  • 2. Кузин Ф.А. Культура делового общения. М., 1999.
  • 3. Ниренбург Д., Каперов Г. Читать человека — как книгу. М., 1990.
  • 4. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности : учеб, пособие. СПб., 2001.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >