Автоматизация функций управления

Преимущества автоматизации функции контроля исполнения документов (на примере организации ПАО «МГТС»)

История автоматизации управленческого документооборота имеет свои давшие корни. Одной из первых разработок систем электронного документооборота (СЭД) является БОСС-Референт (1996г). На платформе БОСС-Референт построен электронный документооборот крупнейших потребителей, к которым можно отнести Федеральную налоговую службу (ФНС) РФ, МТС, МГТС и т.д.

С помощью современного программного обеспечения имеется возможность решать управленческие задачи, к которым относятся:

  • 1. организация эффективного документооборота органов федеральной власти, органов местного самоуправления и региональных представительств;
  • 2. организация внутрикорпоративного (безбумажного) документооборота на уровне класса ЕСМ (Enterprise Content Management).

Автоматизация процесс управления на современном этапе развития общества достигла своего апогея [0]. Все дополнительные и вспомогательные функции управления переданы на исполнение автоматизированным системам. Контроль исполнительской дисциплины - одна из составляющих своевременного исполнения документов. В процессе своего жизненного цикла документ направляется на исполнение согласно наложенной резолюции на документе. Автоматизация функции «контроль исполнения поручений» позволяет:

  • 1. создать поручение (от регистратора исполнителю и от исполнителя другому исполнителю);
  • 2. осуществить возврат документа регистратору в случае ошибочного направления с указанием причин возврата;
  • 3. принять или отклонить рассмотрение документов;
  • 4. установить гибкие сроки исполнения документов;
  • 5. автоматически продвигать документ на следующий этап для исключения его «зависания», т.е. по истечении срока рассмотрения документа адресатом система переводит документ на следующий этап, даже если он не был рассмотрен);
  • 6. использовать готовые шаблоны документов (согласно требованиям действующих стандартов в части форм бланков документов);
  • 7. использовать цветовое разделение этапов прохождения и статусов документов;
  • 8. проводить автоматическое напоминание через корпоративную электронную почту о находящихся в работе документах;
  • 9. осуществлять связь исходящей документации с входящей и отслеживание истории по документу;
  • 10. разделять хранение основного документа и его приложений, а также при необходимости вложение нескольких версий одного основного документа;
  • 11. обновлять адресную базу сотрудников и контрагентов предприятия;
  • 12. автоматически обновлять реквизиты отправителя и получателя;
  • 13. автоматически архивировать документы;
  • 14. производить поиск документов по различным параметрам (номер вх/исх, диапазон дат, тип, исполнитель, подписант) в пределах полномочий конкретного пользователя;
  • 15. производить печать этапов прохождения документов, в том числе и через экспорт в установленные на ПК редакторы;
  • 16. блокировать внесение изменений и уничтожение подписанных документов;
  • 17. обеспечивать защиту данных (документов) в системе;
  • 18. автоматически формировать аналитические отчеты по количеству, типу, этапам прохождения документов и их статуса;
  • 19. автоматически контролировать работу сотрудников в системе (с целью обеспечения своевременной работы с документами во избежание просрочек в работе);
  • 20. производить отбор документов, находящихся на рассмотрении, исполнении, подписании, визировании и т.д.

В ПАО «Московская городская телефонная сеть» уже более 10 лет используется СЭД «БОСС-Референт», полностью соответствующая стандартам РФ (ГОСТР ИСО Р15489-1-2007). Эта система динамична, она развивается в ногу со временем и доказала на практике свою эффективность. Благодаря «БОСС-Референт» в ПАО МГТС практически свелись к нулю такие показатели, как:

  • 1. просроченный документ,
  • 2. просроченное поручение,
  • 3. потери и дублирование документации,
  • 4. утверждение важнейших организационно-распорядительных документов в отсутствие необходимых виз и согласований.

Развитие и использование систем электронного документооборота в документационном обеспечении управления рассматривались современными российскими учеными такими как: А.К. Кириллов, А.Я. Кибанов, С.В. Веретехина. Авторы обращают внимание на современный потенциал информационно-коммуникационных технологий в части электронного взаимодействия различных служб предприятий. Эффективность автоматизации процессов служб ДОУ заключается в снижении затрат в части оплаты труда, исключения дублирования функций, снижения затрат на обработку и сопровождение документации, сокращения общего времени на контроль за исполнением документов, повышение исполнительской дисциплины. Суммарно достигаемый эффект сводится к повышению качества работ. Трудоемкость процесса исполнения документов является высокой. Полностью автоматизировать процесс контроля исполнения документов не представляется возможным. Автоматизация этого процесса составляет 80/20 процентов относительно система/человек. Процесс автоматизации функции контроля значительно снижает нагрузку на исполнителей, облегчает контроль на каждом этапе прохождения документа, обеспечивая эффективность работ. Основным преимуществом является наличие функции, которая позволяет не отображать документ, если он снят с контроля. При этом документ со статусом «исполнен» автоматически перемещается в электронный архив документов.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >